Електронний підпис та фінансова звітність - новітні правила та зобов'язання

Як підписати фінансову звітність? Посібник та найкращі рішення з електронним підписом

Підписання фінансової звітності в електронному вигляді сьогодні є обов'язковим для забезпечення повної відповідності. 

Кожна компанія та організація, яка веде повний бухгалтерський облік, зобов'язана щорічно складати та подавати річну фінансову звітність. Це не просто формальність, а ключовий документ, що відображає фінансовий стан компанії.

Однак з 2018 року правила його підписання змінилися -. звіт повинен бути в електронному вигляді та мати електронний підпис.

У 2025 році застосовуються найновіші юридичні та технічні вимоги до електронної звітності: ми пояснюємо нижче хто повинен підписати звіт, за допомогою якого електронного підпису це потрібно зробити і як подати підписаний звіт до компетентних органів (KRS або KAS)щоб уникнути юридичних та організаційних проблем.

Хто повинен підписувати фінансову звітність?

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, річна звітність має бути підписана двома ключовими особами:

• Керівник підрозділу - тобто особа або особи, які керують організацією (наприклад, голова ради директорів, всі члени ради директорів у корпорації, партнер, який керує справами партнерства тощо).
• Особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку - Зазвичай головний бухгалтер або будь-яка інша особа, якій довірено ведення бухгалтерського обліку.

Якщо підрозділ очолює багаточленний орган (наприклад, правління, що складається з кількох членів)як правило всі члени цього органу повинні підписати звіт.

Однак з 1 січня 2022 року запроваджується важливе спрощення: достатньо лише підпис має бути поставлений щонайменше одним членом органу, a інші члени Ради директорів роблять окремі заяви, що підтверджують відповідність звіту вимогам Закону. Така процедура повністю відповідає закону і дозволяє безперешкодно виконати зобов'язання навіть у випадку великих бордів або труднощів зі збором усіх підписів.

Якщо хтось із членів правління відмовляється підписувати звіт (або відмовляється подати зазначену декларацію), він зобов'язаний скласти письмове обґрунтування відмови та додати його до фінансової звітності. На практиці це означає, що будь-яка особа, яка не парафує звіт, повинна письмово пояснити причини - це забезпечує прозорість та відповідність статті 52 Закон про бухгалтерський облік.

Пам'ятай: має відбутися підписання фінансової звітності або звіту керівництва не пізніше 31 березня наступного року за фінансовий рік (якщо фінансовий рік збігається з календарним). Потім звіти мають бути затверджені акціонерами або радою директорів та акціонерами) до кінця червняі, після затвердження, найпізніше депоновані в компетентному реєстрі до 15 липня.

У якій формі слід підписувати фінансову звітність?

Наразі фінансова звітність складається виключно в електронній формі (файл .xml) і більше не може бути підписаний від руки на папері. З 1 жовтня 2018 року законодавець вимагає, щоб такий електронний звіт супроводжувався електронний підпис.

На вибір пропонується три прийнятні форми електронного підпису:

• Кваліфікований електронний підпис – найбільш універсальний і надійний, визнаний законодавчо в усій Європейській Союзі (відповідає eIDAS). Це платний сертифікований підпис, що видається уповноваженими центрами сертифікації. Його перевагою є повну юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису і визнання в усіх країнах ЄС.
• Довірений профіль (довірчий підпис ePUAP) - безкоштовний електронний підпис, доступний особам з номером PESEL та довіреним профілем на платформі ePUAP (наприклад, через електронний банкінг). Таким підписом можна також підписувати фінансову звітність. Обмеження полягає в тому, що він корисний лише при роботі з польськими офісами - він має статус підпису просунутий (не кваліфікований), але для подання звіту до KRS або надсилання його до KAS його цілком достатньо.
• Особистий підпис (e-Providence) - тобто цифровий підпис, вбудований в електронну ID-картку. Якщо ви маєте нове посвідчення особи з електронним шаром (так звану е-карту) і активували на ній сертифікат особистого підпису, ви можете використовувати його для підписання звіту. Особистий підпис також визнається органами влади (польське законодавство прирівнює його до власноручного підпису у відносинах з адміністрацією). Щоб поставити такий підпис на документі, вам знадобиться зчитувач NFC або відповідний додаток.

На практиці найзручніше рішення полягає у використанні кваліфікований електронний підпис. Він пропонує найбільшу правову визначеність та універсальність - визнається не лише в Польщі, але й у всіх країнах ЄС. Крім того, в останні роки з'явилися сучасні, зручні для користувача технології, які роблять використання кваліфікованого підпису простішим, ніж будь-коли. Наприклад, рішення мобільний підпис у хмарі дозволяють підписувати документи зі смартфона, без використання картки або зчитувача.

W podpisano.pl ми пропонуємо два кваліфікованих рішення для підпису

• SimplySign –  мобільний кваліфікований підписякий не потрібна фізична картка або зчитувач. Весь процес відбувається через додаток на вашому смартфоні або планшеті - це означає, що ви можете підписати документ з будь-якого місця і в будь-який час. SimplySign забезпечує повну мобільність, зберігаючи при цьому юридичну силу власноручного підпису. На практиці, ваш телефон стає інструментом для надання безпечного електронного підпису, коли вам це потрібно.
• Certum Mini - у свою чергу простий і зручний набір для створення кваліфікованого електронного підпису на комп'ютері. Він складається з USB-зчитувача та криптографічної картки з кваліфікованим сертифікатом. Рішенням є традиційний і дуже вдячні компаніями - забезпечує високий рівень контролю та безпекихоча і вимагає використання фізичного пристрою. Certum Mini виправдовує себе, наприклад, коли ви працюєте переважно стаціонарно за комп'ютером і вам потрібен матеріальний носій підпису. Завдяки невеликим розмірам, комплект легко використовувати та носити з собою, що полегшує роботу з електронними документами.

Обидва ці варіанти відповідають стандартам eIDASзабезпечуючи безпеку та відповідність нормативним вимогам.

Поточні вимоги KRS та Міністерства фінансів (KAS)

Простого підписання звіту недостатньо - їх все ще потрібно належним чином донести до компетентного органу. У 2025 році вже існують усталені правила, згідно з якими шляхи передачі фінансової звітності залежать від типу суб'єкта господарювання:

• Компанії та інші юридичні особи, зареєстровані в Національному судовому реєстрі (за умови внесення до комерційного реєстру) - надіслати електронну фінансову звітність на адресу KRS. Це робиться тільки онлайн через портал eKRS (Портал доступу до судових електронних документів). Файл звіту повинен мати правильний формат (логічна структура визначена Міністерством фінансів) - Наразі він структурований XML відповідати опублікованим схемам XSD. Електронний звіт повинен містити всі необхідні елементи, такі як баланс, звіт про прибутки та збитки, додаткову інформацію (вступ та примітки). Система eKRS дозволяє безкоштовно подавати документи до Сховище фінансових документівде вони розміщуються в реєстраційній справі компанії. Для самого звіту також знадобиться електронний підпис - На порталі eKRS заяву підписує (кваліфікованим, довіреним або особистим підписом) щонайменше одна особа, уповноважена представляти інтереси, чий PESEL розкривається в реєстрі. Таким чином, на практиці достатньо, щоб одна уповноважена особа (наприклад, член правління) увійшла в систему та надіслала документ з електронним підписомдля того, щоб виконати зобов'язання. Варто пам'ятати, що просте підписання документів в е-КРС не є рівнозначним їх поданням, їх ще потрібно надіслати до сховища, про що підприємці забувають, що призводить до недоліків у поданих документах.

Дедлайн: це потрібно зробити протягом 15 днів після затвердження звіти - для більшості компаній, які затверджують звіти до 30 червня, це означає крайній термін 15 липня наступного року. Примітка: якщо звіт не буде затверджено до кінця червняі тому повинні бути подані до KRS у липні як не затвердженоі, після його подальшого затвердження, надіслати відповідні документи (наприклад, рішення про затвердження та розподіл прибутку/збитків) до KRS протягом наступних 15 днів.

• Суб'єкти, не зареєстровані в Національному судовому реєстрі (наприклад, фізичні особи-підприємці, цивільні партнерства, звичайні асоціації, які не підлягають реєстрації в Національному судовому реєстрі, та інші суб'єкти, які сплачують ПДФО)  – не подавати звіт до KRSале зобов'язані їх передати Голові Національної фіскальної адміністрації (KAS)тобто де-факто до податкова інспекція. Це робиться також в електронному вигляді. Міністерство фінансів надає спеціальну Заявка на електронну фінансову звітність (доступний на порталі podatki.gov.pl), за допомогою якого можна створити підписаний звіт і надіслати його безпосередньо до системи KAS. Крім того, можна надіслати файл JPK_SF (тобто файл звіту у форматі XML) через довірений профіль ePUAP до компетентного податкового органу. Незалежно від способу, такий документ повинен бути підписаний електронним підписом (кваліфікованим підписом, довіреним профілем або електронною карткою - ті ж форми, що описані вище) уповноваженими особами.

ДедлайнПлатники податку на доходи фізичних осіб мають менше часу на виконання формальностей. фінансова звітність за попередній рік має бути подана до КАС до 30 квітня (четвертого місяця) наступного року. Наприклад, для фінансового року, що закінчується 31 грудня 2024 року, граничний термін відправки до КАС - 30 квітня 2025 року. Важливо, що законодавство не вимагає, щоб КАС вже був надісланий до затверджено звіт - ми просто надсилаємо файл з електронним підписом (хоча на практиці система МФ вимагає зазначення дати затвердження, якщо така є). Якщо ФОП сам затверджує звіт (оскільки він є єдиним власником), підписання та затвердження часто відбувається одночасно. З іншого боку, якщо звіт підлягає перевірці сертифікованим бухгалтером, затвердження може відбутися лише після проведення аудиту, що також слід мати на увазі.

Підводячи підсумок, фінансова звітність усіх суб'єктів господарювання в Польщі у 2025 році має подаватися в електронному вигляді – або до Репозитарію KRS (якщо суб'єкт господарювання підлягає реєстрації в Реєстрі підприємців KRS), або до фінансової системи KAS (якщо суб'єкт господарювання не підпадає під дію KRS). У всіх випадках правильний формат документа (структура електронного звіту може бути створена, наприклад, у програмі фінансового обліку або в додатку MF) і важливий електронний підпис уповноважені особи.

Наслідки непідписання або відмови від підписання

Непідписання фінансової звітності (або неподання її до встановленого терміну) може призвести до серйозні юридичні та фінансові наслідки. Перш за все, такий документ не будуть прийняті компетентним органом - система KRS або KAS відхилить звіт, який не містить необхідних електронних підписів усіх зобов'язаних осіб. Неправильне подання звіту є порушенням законодавства, за яке передбачені штрафні санкції.

Ігнорування обов'язку підписувати та подавати фінансову звітність несе набагато серйозніші ризики, ніж незначні незручності. Ось чому так важливо забезпечити дотримання термінів і формальні вимоги.

Електронний підпис для зручності та повної відповідності

Маючи це на увазі, варто зробити ставку на зручне, швидке та 100% легальне рішенняКваліфікований електронний підпис (КЕП) - це потужний інструмент для підписання фінансової звітності (та інших документів компанії) за лічені хвилини. Він дозволяє підписувати фінансову звітність (та інші документи компанії) буквально за лічені миті - без необхідності роздруковувати, підписувати вручну кожну роздруківку та сканувати їх.

Кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного підпису і відповідає всім вимогам KRS та Міністерства фінансів. Якщо ви все ще сумніваєтеся, який підпис обрати, будь ласка, не соромтеся podpisano.pl  Ми допоможемо вам вибрати кваліфікований підпис, який найкраще підходить для вашої роботи. SimplySign Якщо ви часто перебуваєте в русі або працюєте віддалено, підпис на мобільному смартфоні буде ідеальним рішенням.  Certum Mini Якщо ви віддаєте перевагу традиційним апаратним рішенням, комплект зі зчитувачем підійде так само добре.

Таким чином, для того, щоб правильно підписувати фінансову звітність і міцно спати:

1. Підготуйте звіт в електронному вигляді (наприклад, згенеруйте XML-файл з вашої фінансової системи відповідно до структури МП).
2. Забезпечити наявність електронних підписів усіх необхідних осіб - керівника організації (або члена ради директорів + заяви від інших) та особи, яка веде бухгалтерський облік. Виберіть форму підпису: бажано кваліфікований підпис, або, як альтернатива, довірений профіль чи електронна картка.
3. Надішліть підписаний електронний звіт до відповідної системиeKRS (для компаній та організацій, внесених до реєстру) або eReports/KAS (для інших). Дотримуйтесь встановлених законодавством термінів - зазвичай 15 днів з моменту затвердження для KRS або до 30 квітня для KAS.
4. Заархівуйте доказ подачі звіту (офіційне підтвердження отримання або підтвердження від системи). У випадку з KRS це не потрібно – поданий звіт майже відразу видно на копії KRS

Завдяки використанню сучасних електронних підписів весь процес відбувається швидко та ефективноі, перш за все, відповідно до чинного законодавства.

У 2025 році електронна звітність стане стандартом, який допоможе бізнесу заощадити час та мінімізувати ризик помилок. Скористайтеся перевагами доступні рішення електронний підпис, і підписання фінансової звітності стане рутинною та легкою справою. Незалежно від того, чи ви оберете SimplySign або Certum Mini, ви отримаєте заспокоєннящо ваш документ відповідає всім формальним вимогам - і не виходячи з офісу.

Подбайте про правильний електронний підпис вже зараз, і річна звітність вашої компанії буде подана вчасно, безперешкодно та без стресу.

Кваліфіковані підписи SimplySign та Certum Mini

Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, зв'яжіться з нами

+48 22 417 05 55

Ми відповімо на ваші запитання, підберемо зручний для вас час та консультанта в одному з наших відділень по всій Польщі.

Ви також можете написати нам на електронну пошту [email protected].