Електронний підпис та фінансова звітність - новітні правила та зобов'язання

Як підписати фінансову звітність? Посібник та найкращі рішення з електронним підписом

Підписання фінансової звітності в електронному вигляді сьогодні є обов'язковим для забезпечення повної відповідності. 

Кожна компанія та організація, яка веде повний бухгалтерський облік, зобов'язана щорічно складати та подавати річну фінансову звітність. Це не просто формальність, а ключовий документ, що відображає фінансовий стан компанії.

Однак з 2018 року правила його підписання змінилися - звіт має бути в електронному вигляді та мати електронний підпис.

У 2025 році застосовуються найновіші юридичні та технічні вимоги до електронних звітів: нижче ми пояснюємо, хто повинен підписати звіт, який електронний підпис повинен для цього використовуватися і як подати підписаний звіт до компетентних органів (KRS або KAS), щоб уникнути юридичних та організаційних проблем.

Хто повинен підписувати фінансову звітність?

Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, річна звітність має бути підписана двома ключовими особами:

• Керівник організації - тобто особа або особи, які здійснюють управління організацією (наприклад, голова ради директорів, всі члени ради директорів у корпорації, партнер, відповідальний за ведення справ у партнерстві, тощо).
• Особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку - зазвичай головний бухгалтер або інша особа, якій доручено ведення бухгалтерського обліку.

Якщо організацією керує орган, що складається з кількох членів (наприклад, правління, що складається з кількох членів), то, як правило, всі члени цього органу повинні підписати звіт.

Однак з 1 січня 2022 року запроваджується важливе спрощення: достатньо, щоб хоча б один із членів органу поставив свій підпис, а решта членів правління зробили окремі заяви, які підтверджують, що звіт відповідає вимогам закону. Така процедура повністю відповідає законодавству і дозволяє безперешкодно виконати зобов'язання навіть у випадку великого складу правління або складнощів зі збором усіх підписів.

Якщо хтось із уповноважених директорів відмовляється підписати звітність (або відмовляється зробити вищезгадану заяву), він зобов'язаний підготувати письмове обґрунтування відмови та додати його до фінансової звітності. На практиці це означає, що будь-яка особа, яка не ставить свій підпис на звіті, повинна письмово пояснити причини - це забезпечує прозорість і відповідність статті 52 Закону про бухгалтерський облік.

Пам'ятайте: підписання фінансової звітності або звіту про управління має відбутися не пізніше 31 березня наступного за звітним року (якщо фінансовий рік збігається з календарним). Після цього звіти повинні бути затверджені акціонерами або наглядовою радою та акціонерами) до кінця червня і, після затвердження, подані до компетентного реєстру не пізніше 15 липня.

У якій формі слід підписувати фінансову звітність?

Наразі фінансова звітність готується лише в електронній формі (файл .xml) і більше не може бути підписана власноруч на папері. З 1 жовтня 2018 року законодавець вимагає, щоб такий електронний звіт супроводжувався електронним підписом.

Існує три прийнятні форми електронного підпису на вибір:

• Кваліфікований електронний підпис - найбільш універсальний і безпечний, юридично визнаний у всьому Європейському Союзі (сумісний з eIDAS). Це платний сертифікований підпис, виданий уповноваженими центрами сертифікації. Його перевагою є повна юридична сила, еквівалентна власноручному підпису, та визнання в усіх країнах ЄС.
• Довірений профіль (довірений підпис ePUAP ) - безкоштовний електронний підпис, доступний особам з номером PESEL та довіреним профілем на платформі ePUAP (наприклад, через електронний банкінг). Таким підписом можна також підписувати фінансову звітність. Його обмеження полягає в тому, що він корисний лише в контактах з польськими офісами - він має статус просунутого підпису (не кваліфікованого), але для цілей подання звіту до KRS або надсилання його до KAS його цілком достатньо.
• Особистий підпис (e-Proof ) - тобто цифровий підпис, вбудований в електронну ID-картку. Якщо ви маєте нове посвідчення особи з електронним шаром (так звану е-карту) і активували на ній сертифікат особистого підпису, ви можете використовувати його для підписання звіту. Особистий підпис також визнається органами влади (польське законодавство прирівнює його до власноручного підпису у відносинах з адміністрацією). Щоб поставити такий підпис на документі, вам знадобиться зчитувач NFC або відповідний додаток.

На практиці найзручнішим рішенням є використання кваліфікованого електронного підпису. Він пропонує найбільшу юридичну визначеність та універсальність - його визнають не лише в Польщі, але й у всіх країнах ЄС. Крім того, в останні роки з'явилися сучасні, зручні для користувача технології, які роблять використання кваліфікованого підпису простішим, ніж будь-коли. Наприклад, рішення хмарні рішення для мобільного підпису дозволяють підписувати документи зі смартфона, без необхідності використання картки або зчитувача.

W podpisano.pl ми пропонуємо два кваліфіковані рішення для підпису

• SimplySign - мобільний кваліфікований підписякий не потребує фізичної картки або зчитувача. Весь процес відбувається через додаток на вашому смартфоні або планшеті - це означає, що ви можете підписати документ з будь-якого місця і в будь-який час. SimplySign забезпечує повну мобільність, зберігаючи при цьому юридичну силу власноручного підпису. На практиці ваш телефон стає інструментом для створення безпечного електронного підпису, коли це потрібно.
• Certum Mini - це простий і зручний комплект для створення кваліфікованого електронного підпису на комп'ютері. Він складається з USB-зчитувача та криптографічної картки з кваліфікованим сертифікатом. Це рішення є традиційним і високо цінується компаніями - воно забезпечує високий рівень контролю і безпеки, хоча і вимагає наявності фізичного пристрою. Certum Mini добре підходить, наприклад, якщо ви працюєте переважно стаціонарно за комп'ютером і хочете мати матеріальний носій підпису. Завдяки невеликому розміру, комплект легко використовувати та носити з собою, що полегшує роботу з електронними документами.

Обидва ці варіанти відповідають стандартам стандартів eIDASстандартів, гарантуючи безпеку та відповідність нормативним вимогам.

Поточні вимоги KRS та Міністерства фінансів (KAS)

Просто підписати звітність недостатньо - її ще потрібно належним чином передати до компетентного органу. У 2025 році вже існують усталені правила, згідно з якими шляхи подання фінансової звітності залежать від типу суб'єкта господарювання:

• Компанії та інші суб'єкти господарювання, зареєстровані в KRS (за умови внесення до Реєстру підприємців ) - подають електронну фінансову звітність до KRS. Це робиться виключно онлайн через портал eKRS (Портал доступу до судових електронних документів). Файл звіту повинен мати відповідний формат (логічну структуру, визначену Міністерством фінансів ) - наразі це структура XML відповідно до опублікованих схем XSD. Електронний звіт повинен містити всі необхідні елементи, такі як баланс, звіт про прибутки та збитки, додаткову інформацію (вступ та примітки). Система eKRS дозволяє безкоштовно подавати документи до Репозитарію фінансових документів, де вони розміщуються в реєстраційній справі компанії. Електронний підпис також потрібен для подання самого звіту - на порталі eKRS подання підписується (кваліфікованим, довіреним або особистим підписом) щонайменше однією особою, уповноваженою представляти компанію, чий PESEL розкривається в реєстрі. На практиці, таким чином, достатньо, щоб одна уповноважена особа (наприклад, член правління) увійшла в систему і надіслала документ з електронним підписом, щоб виконати це зобов'язання. Слід пам'ятати, що просте підписання документів в е-КРС не є рівнозначним їх поданням, їх ще необхідно відправити до сховища, про що підприємці забувають, що призводить до недоліків у поданих документах.

Дедлайн: це потрібно зробити протягом 15 днів після затвердження звіту - для більшості компаній, які затверджують звіти до 30 червня, це означає дедлайн до 15 липня наступного року. Примітка: якщо звіт не затверджено до кінця червня, його все одно потрібно подати до KRS як незатверджений у липні, а після його подальшого затвердження відповідні документи (наприклад, рішення про затвердження та розподіл прибутку/збитку) потрібно надіслати до KRS протягом наступного 15-денного терміну.

• Суб'єкти, не зареєстровані в Національному судовому реєстрі (наприклад, фізичні особи-підприємці, цивільні партнерства, прості товариства, які не підлягають реєстрації в Національномусудовому реєстрі, та інші суб'єкти, які сплачують ПДФО ) - не подають звіт до Національного судового реєстру, але зобов'язані подати його Голові Державної податкової адміністрації (KAS), тобто де-факто до податкової інспекції. Це також робиться в електронному вигляді. Міністерство фінансів надає спеціальну електронну фінансову звітність (доступний на порталі podatki.gov.pl), за допомогою якого можна створити та надіслати підписаний звіт безпосередньо до системи KAS. Крім того, можна надіслати файл JPK_SF (тобто файл звіту у форматі XML) через довірений профіль ePUAP до відповідної податкової інспекції. Незалежно від способу, такий документ повинен бути підписаний в електронному вигляді (кваліфікованим підписом, довіреним профілем або електронним документом - ті ж форми, що описані вище) уповноваженими особами.

Кінцевий термін: Платники ПДФО мають коротший термін для виконання формальностей - фінансова звітність за попередній рік повинна бути подана до КАС до 30 квітня (четвертого місяця) наступного року. Наприклад, для фінансового року, що закінчується 31 грудня 2024 року, крайній термін подання до СГК - 30 квітня 2025 року. Важливо зазначити, що законодавство не вимагає надсилати до KAS вже затверджений звіт - ми просто надсилаємо файл з електронним підписом (хоча на практиці система МФ вимагає вказувати дату затвердження, якщо така є). Якщо ФОП сам затверджує звіт (оскільки він є єдиним власником), підписання та затвердження часто відбувається одночасно. З іншого боку, якщо звіт підлягає перевірці сертифікованим бухгалтером, затвердження може відбутися лише після проведення аудиту, що також слід мати на увазі.

Таким чином, фінансова звітність усіх суб'єктів господарювання в Польщі у 2025 році повинна подаватися в електронному вигляді - або до Репозитарію KRS (якщо суб'єкт господарювання підлягає внесенню до Реєстру підприємців KRS) , або до фінансової системи KAS (якщо суб'єкт господарювання не підлягає KRS). У всіх випадках потрібен правильний формат документа (структура е-звіту може бути створена, наприклад, у фінансово-бухгалтерській програмі або в додатку MF) і дійсний електронний підпис уповноважених осіб.

Наслідки непідписання або відмови від підписання

Непідписання фінансової звітності (або несвоєчасне її подання) може призвести до серйозних юридичних та фінансових наслідків. Перш за все, такий документ не буде прийнятий компетентним органом - система KRS або KAS відхилить звіт, який не містить необхідних електронних підписів усіх зобов'язаних осіб. Неправильне подання звіту є порушенням закону, за яке передбачені штрафні санкції.

Нехтування обов'язком підписати та подати фінансову звітність несе набагато серйозніші ризики, ніж незначні незручності. Ось чому так важливо забезпечити дотримання строків та формальних вимог.

Електронний підпис для зручності та повної відповідності

Зважаючи на ці наслідки, варто зробити ставку на зручне, швидке та 100% легальне рішення- кваліфікований електронний підпис. Він дозволяє підписувати фінансову звітність (та інші документи компанії) буквально за лічені миті - без необхідності роздруковувати, підписувати вручну кожну роздруківку та сканувати їх.

Кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного підпису і відповідає всім вимогам KRS та Міністерства фінансів. Якщо ви все ще сумніваєтеся, який підпис вибрати - відвідайте podpisano.pl - ми допоможемо вам вибрати такий кваліфікований підпис, який найкраще відповідає специфіці вашої роботи. SimplySign - якщо ви часто перебуваєте в дорозі або працюєте віддалено - мобільний підпис на смартфоні буде ідеальним рішенням. Certum Mini - якщо ви віддаєте перевагу традиційним апаратним рішенням, комплект зі зчитувачем підійде так само добре.

Підсумовуючи, правильно підписати фінансову звітність і спати спокійно:

1. Підготуйте звіт в електронній формі (наприклад, згенеруйте XML-файл з вашої фінансової системи відповідно до структури МФ).
2. Забезпечте наявність електронних підписів усіх необхідних осіб - керівника організації (або члена правління + заяви від інших) та особи, яка веде бухгалтерський облік. Виберіть форму підпису: бажано кваліфікований підпис, або, як альтернатива, довірений профіль чи електронна картка.
3. Подати підписаний е-звіт у відповідну систему: eKRS (для компаній та організацій, що перебувають у реєстрі) або e-Reports/KAS (для інших). Дотриматись встановлених законодавством термінів - зазвичай 15 днів після затвердження для KRS або до 30 квітня для KAS.
4. Заархівуйте доказ подачі звіту (офіційне підтвердження отримання або підтвердження від системи). У випадку з KRS це не обов'язково - поданий звіт майже одразу видно на виписці з KRS

Завдяки використанню сучасних електронних підписів весь процес відбувається швидко та ефективно і, перш за все, у відповідності до чинного законодавства.

У 2025 році електронна звітність стане стандартом, який допоможе бізнесу заощадити час і мінімізувати ризик помилок. Скористайтеся перевагами доступних рішень для електронного підпису, і підписання фінансової звітності стане рутинною та легкою справою. Незалежно від того, чи ви оберете SimplySign або Certum Mini, ви будете впевнені, що ваш документ відповідає всім формальним вимогам - і не виходячи з офісу.

Подбайте про правильний електронний підпис вже зараз, і річна звітність вашої компанії буде подана вчасно, безперешкодно та без стресу.

Кваліфіковані підписи SimplySign та Certum Mini

Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, зв'яжіться з нами

+48 22 417 05 55

Ми відповімо на ваші запитання, підберемо вам відповідну дату та консультанта у Гданську, Гдині, Кракові, Варшаві чи Вроцлаві.

Ви також можете написати нам на електронну пошту podpisano.plcontact@ .