З січня 2026 року PUE ZUS працює під назвою eZUS, але принцип залишився тим самим: заяви, довіреності та розрахункові документи ви підписуєте електронно. Ми покажемо покроково, як це зробити за допомогою кваліфікованого підпису — і коли це єдиний варіант.
Якщо ви шукаєте „PUE ZUS”, то сьогодні потрапите на eZUS — це та сама система, але після ґрунтовної перебудови. Зміна відбувалася поетапно:
Що отримав платник у новій версії? Стартове вікно з залишок розрахунків та лікарняними листами працівників, інструменти для створення заявок покрокові інструкції та листування із ZUS, згруповане за темами — як у поштовій програмі. ZUS також анонсує мобільний додаток mZUS для платників.
Однак для тебе найважливіше те, що ні Змінилося: документи в eZUS ви й надалі підписуєте електронно, а перелік прийнятних підписів залишився незмінним.
Від 1 січня 2023 року. Кожен платник внесків має встановлений законом обов’язок мати обліковий запис у системі PUE/eZUS — це випливає із Закону від 24 червня 2021 року про внесення змін до Закону про систему соціального страхування (Збірник законів 2021 р., позиція 1621). Це також стосується підприємців, які сплачують внески виключно за себе. Для компаній, які самостійно не відкрили рахунок, ZUS створив технічні характеристики — вони потребують активації з боку платника.
Друге важливе правило: якщо ви розраховуєте страхові внески за більше ніж 5 осіб, страхові документи потрібно подавати до ZUS в електронному вигляді (ст. 47а Закону про систему соціального страхування). На практиці це означає програму «Płatnik» або додаток «ePłatnik» — а отже, й електронний підпис.
Рахунок в eZUS завжди відкривається для окрема особа. Компанія здійснює діяльність на порталі через уповноважених осіб — на підставі довіреності ZUS-PEL.
Кваліфікований електронний підпис (КЕП) має — відповідно до ст. 25 ч. 2 Регламенту eIDAS (UE 910/2014) — має юридичну силу, рівнозначну власноручному підпису, тому ZUS приймає його для будь-якого виду документів. Ось як виглядає підписання заяви в системі eZUS:
💡 Хмарний підпис не вимагає підключення будь-яких пристроїв до комп’ютера — документ можна затвердити за допомогою телефону. Це зручно, коли ви подаєте заяви до ZUS поза офісом. Якщо ви тільки плануєте придбати пристрій, перевірте, як оформити кваліфікований електронний підпис.
Заяви в системі eZUS можна авторизувати чотирма способами. Вони відрізняються вартістю, охопленням та зручністю при більшій кількості документів:
| Метод | Як її отримати | Вартість | Де це буде діяти в ЗУС | Основне обмеження |
|---|---|---|---|---|
| Підпис профілю eZUS (раніше: профіль PUE) | ти отримуєш його автоматично разом з обліковим записом eZUS | 0 злотих | лише окремі заяви, що подаються до ZUS | не працюватиме поза межами ZUS або в деяких випадках |
| Довірений підпис (ДП) | профіль, якому довіряє банківська система, або пункт підтвердження | 0 злотих | заяви в системах eZUS, ePłatnik, e-ZLA | потрібен номер PESEL; авторизація за допомогою коду при кожному підписі |
| Особистий підпис (e-dowód) | паспорт з електронним шаром + зчитувач NFC | читалка — приблизно кілька десятків злотих | заяви в системах eZUS та ePłatnik | потрібен зчитувач і програмне забезпечення |
| Кваліфікований підпис (КЕП) | від сертифікованого постачальника, наприклад, Certum замість podpisano.pl | Certum Mini від 282 злотих | все: заявки eZUS, ePłatnik, програма Płatnik, e-ZLA | платний |
Зверніть увагу на стовпець „де працює”: лише QES підтримує комплект каналів зв’язку із ZUS — зокрема, програма «Płatnik», у якій інші способи взагалі недоступні. Детальний перелік безкоштовних та кваліфікованих інструментів ви знайдете у статтях: Відмінності між довіреним профілем та кваліфікованим електронним підписом і Особистий підпис з електронного посвідчення особи — коли він підійде, а коли ні.
Щомісячні декларації ZUS DRA i іменні звіти ZUS RCA/RSA а також документи для реєстрації (ZUS ZUA, ZZA, ZWUA) можна підготувати двома способами — і тут вибір способу підписання відрізняється від звичайних заяв:
ePłatnik це модуль, доступний після входу в систему eZUS, призначений для невеликих підприємств. Створені в ньому розрахункові документи можна підписати: кваліфікованим підписом, довірчим підписом або особистим підписом (електронним посвідченням).
Настільний програма «Платник» — стандарт у відділах кадрів та оплати праці, а також у бухгалтерських офісах — при надсиланні документів до ЗУС приймається виключно кваліфікований сертифікат. Ні „Довірений профіль”, ні e-dowód тут не працюватимуть. Програма підтримує як сертифікат на картці зі зчитувачем, так і мобільний SimplySign (який у системі відображається як віртуальна картка). Якщо ви плутаєте поняття „сертифікат” і «підпис», ми пояснюємо їх у статті: Кваліфікований сертифікат та електронний підпис — відмінності.
📌 Практичний висновок: якщо ви розраховуєте страхові внески для більше ніж 5 осіб і працюєте в програмі «Платник», кваліфікований підпис — це не просто можливість, а необхідність.
Щоб бухгалтер, фахівець з кадрових питань або бухгалтерська фірма могли діяти від вашого імені — переглядати рахунок платника, подавати заяви, здійснювати розрахунки — вам потрібна довіреність ZUS-PEL. Паперові документи не потрібні; усе можна оформити в eZUS:
Після реєстрації довіреності довірений особа входить у систему на власні обліковий запис eZUS і бачить там обліковий запис вашої компанії. Не забувайте оновлювати довіреності у разі кадрових змін — застаріла довіреність є однією з найпоширеніших причин відхилення документів ZUS.
Лікарські листи від 1 грудня 2018 року. виставляється виключно в електронному вигляді як e-ZLA. Лікарю потрібен профіль в системі eZUS та один із трьох засобів електронного підпису:
Сертифікат ZUS достатньо, якщо лікар переважно підписує лікарняні. У разі більш широкої діяльності — власна практика, договори з NFZ та медичними закладами, фірмові документи — один QES замінює кілька інструментів. Повний перелік можливостей використання ти знайдеш у статті: Для чого можна використовувати кваліфікований підпис?
Будьмо відверті: якщо ви ведете одноосібне підприємство і подаєте кілька простих заяв на рік від свого імені, достатньо безкоштовного довіреного підпису. Однак є ситуації, в яких QES є однозначно кращим варіантом або просто необхідним:
Який варіант QES обрати для ZUS? Мобільний SimplySign підійде, якщо ви підписуєте документи з різних місць та на різних пристроях; Certum Mini зі зчитувачем — якщо ви завжди надсилаєте розрахункові документи з одного кадрового робочого місця. Корисне порівняння: Кваліфікований підпис для підприємців — мобільний SimplySign проти стаціонарного Certum Mini.
eZUS замінив PUE ZUS, але правила підписання залишилися зрозумілими: звичайні заявки авторизуються одним із чотирьох способів, і чим більше документів та чим професійнішим є обслуговування розрахунків, тим частіше єдиним розумним (або єдиним можливим) способом є кваліфікований підпис.
Як Авторизований партнер Certum ми допоможемо тобі вибрати та налаштувати кваліфікований електронний підпис для ZUS — від придбання сертифіката, через встановлення та налаштування в програмі «Płatnik», аж до першого підписання заяви в системі eZUS.
📞 Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 Або написати: [email protected]. Ми надамо консультації в офісах у у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Радомі — або онлайн та у вибраному вами місці.
Товари, пов’язані з цією темою:
Увійдіть в систему eZUS, виберіть заяву з каталогу послуг, заповніть її, а під час відправлення вкажіть „кваліфікований електронний підпис” і підтвердьте підпис за допомогою PIN-коду — у мобільному додатку (SimplySign) або на картці зі зчитувачем (Certum Mini). Підтвердження відправлення ви знайдете у вхідних повідомленнях на вашому обліковому записі eZUS.
Для окремих заяв, що подаються від власного імені, достатньо безкоштовного довіреного підпису. Кваліфікований підпис необхідний у програмі «Płatnik» і є значно зручнішим у разі великої кількості документів, обслуговування клієнтів за довіреністю, а також для осіб, які не мають номера PESEL.
Це та сама система після модернізації: у серпні 2024 року було змінено назву та систему входу, а з січня 2026 року eZUS повністю замінив PUE ZUS. Новий обліковий запис платника (який надається компаніям поетапно, починаючи з 23 лютого 2026 року) має простіший інтерфейс, майстри заповнення заяв та листування, згруповане за темами.
Ні. Страхові документи, що надсилаються з програми «Płatnik», можна підписати виключно кваліфікованим сертифікатом — за допомогою картки зі зчитувачем або мобільного пристрою SimplySign (віртуальна картка). Довірений профіль та e-dowód приймаються лише в додатку ePłatnik на порталі eZUS.
Клієнт надає довіреність ZUS-PEL — найпростіше в електронному вигляді через eZUS (каталог послуг, заява PEL, роль „платник внесків”). Після реєстрації довіреності співробітник офісу входить у свій обліковий запис eZUS і обслуговує обліковий запис клієнта; розрахункові документи в програмі «Płatnik» він підписує своїм кваліфікованим сертифікатом.
Це не обов’язково — e-ZLA можна підписувати за допомогою безкоштовного сертифіката від ZUS (термін дії — 5 років) або за допомогою довіреного підпису. Кваліфікований підпис обирають лікарі, які, окрім лікарняних, підписують також договори, документацію та інші документи поза системами ZUS.
