KSeF (Krajowy System e-Faktur) es el "intermediario" estatal entre emisor y receptor de facturas. En lugar de enviarse PDF entre sí, las empresas se envían archivo de datos único (XML). KSeF le asigna un número, confirma la entrega y... mantiene el orden.
¿Cuál es el resultado? Menos errores, menos correos electrónicos con archivos adjuntos, mayor facilidad para automatizar la contabilidad.
KSeF, el Sistema Nacional de Facturación Electrónica, es una plataforma estatal de emisión, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas. estructurado facturas (XML en una estructura específica). Una vez enviada una factura a KSeF, el sistema le asigna un número único y la almacena como "única fuente de verdad". El resultado es un formato coherente, menos errores y la automatización de la circulación entre las empresas y la contabilidad. También forma parte de la digitalización más amplia de la contabilidad del IVA en la UE.
Imagine una factura como una caja de cartón con compartimentos. Cada elemento (NIF, fecha, tipo de IVA, total) tiene un compartimento específico. El programa de contabilidad no "lee la imagen", sólo toma inmediatamente los datos de los lugares adecuados. Esto es lo que "datos estructurados”.
To versión del régimen de esta factura "compartimentada". Es decir, el número de emisión del formulario, no el nuevo tipo de documento. Cuando oiga FA(3), piense: 'OK, diseño actual de la casilla de datos'.
No tienes que "hacer nada con FA(3)" manualmente - esto se apoya en sistemas (ERP, integraciones), sólo es importante que estén actualizados.
La obligación entra por etapas:
Hasta esas fechas, el KSeF puede utilizarse voluntariamente. La clave está en preparar el sistema, las personas y los derechos para que el lanzamiento no coja a la empresa por sorpresa.
¡Importante! Facturas de consumidores (B2C) quedar fuera de la obligación de emitir en KSeF (puede hacerlo voluntariamente), pero si vende B2B - la obligación le cubrirá según los umbrales/fechas. Las entidades extranjeras sin un lugar permanente de negocios en Polonia están excluidas de la exhibición obligatoria. (Interpretaciones)
No. En KSeF no firma todas las facturas. La autenticidad y la integridad son asumidas por el propio sistema (número KSeF, ruta de entrega y almacenamiento).
La firma/Sello Cualificado Electrónico se utiliza para iniciar sesión y autorizar y conceder derechos - y no para firmar el propio archivo de la factura.
Brevemente
Cuando se basa el acceso a KSeF exclusivamente en una persona, la rotación o ausencia de un empleado – significa tiempo de inactividad.
Puede obtener más información sobre las diferencias entre una firma electrónica y una firma comercial. aquí.
¿Funciona ya el KSeF "a duras penas"?
La obligación de exponer queda aplazada: grandes a partir del 1.02.2026, otros a partir del 1.04.2026. Recaudación de los grandes - a partir del 1.02.2026 para todos los sujetos pasivos del IVA. Hasta las fechas indicadas arriba se factura como antes (papel/PDF/EDI) y se puede utilizar KSeF voluntariamente.
¿Tengo que firmar todas las facturas?
No. La firma/sello sirve para inicio de sesión y autorizaciónno para "acoplarse" a un archivo.
¿Entrará también el B2C en el KSeF?
Por hoy no hay ninguna obligación emitir facturas a los consumidores en KSeF (puede hacerse voluntariamente).
¿Es mejor tener una firma "profesional" que una "personal"?
Para acceder - sin distinciónlo que importa es derechos. Para el orden y la auditoría en las grandes empresas -. "negocio" con atributos de empresa puede ser más conveniente.
¿Y si se "cae" Internet o el sistema?
A continuación, hay dos modos disponibles:
¿Necesita seleccionar un kit cualificado: firma+sello bajo KSeF? Háganoslo saber: en podpisano.pl lo hacemos a diario y le prepararemos una breve lista de comprobación sobre cómo elaborar el kit.
