KSeF (Национальная система электронных счетов-фактур) это государственный „посредник” между выставителем и получателем счета-фактуры. Вместо того чтобы обмениваться файлами в формате PDF, компании отправляют единый файл с данными (XML). KSeF присваивает ему номер, подтверждает доставку и… следит за порядком.
Результат? Меньше ошибок, меньше писем с вложениями, более простая автоматизация бухгалтерского учета.
KSeF — Национальная система электронных счетов — это государственная платформа для выставления, получения и хранения структурированных счетов-фактур (в формате XML с заданной структурой). После отправки счета-фактуры в систему KSeF система присваивает ему уникальный номер и хранит его в качестве „единственного достоверного источника информации”. Благодаря этому мы получаем единый формат, меньше ошибок и автоматизацию документооборота между компаниями и бухгалтерией. Это также является частью более широкой цифровизации расчетов по НДС в ЕС.
Представьте себе счет-фактуру как картонную коробку с отделениями. Каждая позиция (NIP, дата, ставка НДС, итого) имеет конкретный отсек. Бухгалтерская программа не „читает картинку”, а сразу же извлекает данные из нужных мест. Именно это и означает „структурированные данные”.
Это версия схемы этой „секционной” структуры. То есть номер выпуска бланка, а не новый тип документа. Услышав FA(3), подумайте: „Хорошо, актуальный образец поля для данных”.
Вам не нужно ничего „делать с FA(3)” вручную – этим занимаются системы (ERP, интеграции), главное, чтобы они были обновлены.
Обязанность вступает в силу поэтапно:
До этих дат KSeF можно использовать по желанию. Главное — подготовить систему, персонал и права доступа, чтобы запуск не застал компанию врасплох.
Важно! Счета-фактуры для потребителей (B2C) не подпадают под обязательство выставления счетов в формате KSeF (можно делать это добровольно), но если вы занимаетесь продажами в сегменте B2B — на вас распространится это обязательство в соответствии с установленными порогами и сроками. Иностранные субъекты, не имеющие постоянного места деятельности в Польше, освобождены от обязательного выставления счетов. (Интерпретации)
Нет. В KSeF не прикрепляйте подпись к каждой счете-фактуре. Ответственность за подлинность и целостность берет на себя сама система (номер KSeF, маршрут доставки и хранение).
Подпись/квалифицированная печать используются для входа в систему, авторизации и предоставления прав доступа – а не для подписания самого файла счета-фактуры.
Вкратце
Если доступ к KSeF обеспечивается исключительно одним сотрудником, то его ротация или отсутствие на рабочем месте приводят к простою.
Подробнее о различиях между электронной печатью и служебной подписью можно прочитать здесь.
KSeF уже работает в „жестком режиме”?
Обязанность по выдаче перенесена: крупные — с 1 февраля 2026 года, остальные — с 1 апреля 2026 года. Прием от крупных предприятий — с 1 февраля 2026 года для всех плательщиков НДС. До указанных выше дат вы выставляете счета-фактуры, как и раньше (в бумажном виде/формате PDF/EDI), а форму KSeF можете использовать по собственному усмотрению.
Должен ли я подписывать каждую счёт-фактуру?
Нет. Подпись/печать служат для входа в систему и авторизации, а не для „вставки” в файл.
Будет ли B2C также включен в KSeF?
На сегодня нет обязательства выставление счетов-фактур для потребителей в KSeF (по желанию).
Лучше ли использовать „служебную” подпись, чем „личную”?
Для доступа — без разницы, важно права. Для обеспечения порядка и проведения аудита в крупных компаниях — „Служебный” с фирменными атрибутами бывает удобнее.
А что, если „выйдет из строя” интернет или система?
В этом случае доступны два режима:
Вам нужно собрать комплект документов: подпись + печать для формы KSeF? Дайте знать — в podpisano.pl мы занимаемся этим каждый день и подготовим для вас краткий чек-лист, как собрать этот комплект.
