Firma elettronica e bilanci - ultime norme e obblighi

Come firmare i bilanci? Guida e migliori soluzioni con la firma elettronica

La firma elettronica dei bilanci è oggi obbligatoria per garantire la piena conformità. 

Ogni società e organizzazione con contabilità completa è tenuta a redigere e presentare annualmente il bilancio d'esercizio. Non si tratta di una semplice formalità, ma di un documento fondamentale che riflette la situazione finanziaria dell'azienda.

Dal 2018, tuttavia, le regole per la firma sono cambiate -. il rapporto deve essere in formato elettronico e recare una firma elettronica.

I più recenti requisiti legali e tecnici per l'e-reporting si applicano nel 2025: spieghiamo qui di seguito chi deve firmare il rapporto, con quale firma elettronica deve essere effettuata e come presentare il rapporto firmato alle autorità competenti (KRS o KAS)per evitare problemi legali e organizzativi.

Chi deve firmare il bilancio?

Secondo la legge sulla contabilità, i conti annuali devono essere firmati da due persone chiave:

• Capo unità - cioè la persona o le persone che gestiscono l'entità (ad esempio, il presidente del consiglio di amministrazione, tutti i membri del consiglio di amministrazione di una società, il socio che gestisce gli affari di una società di persone, ecc.)
• Persona responsabile della tenuta della contabilità - di solito capo contabile o qualsiasi altra persona incaricata della tenuta dei libri contabili.

Se l'unità è guidata da un organo composto da più membri (ad esempio un consiglio di amministrazione composto da più membri)come regola tutti i membri di tale organo devono firmare la relazione.

A partire dal 1° gennaio 2022, tuttavia, è stata introdotta un'importante semplificazione: è sufficiente che la firma deve essere apposta da almeno un membro dell'organo, a gli altri membri del Consiglio di amministrazione rilasciano dichiarazioni separate che confermano che la relazione soddisfa i requisiti della Legge. Tale procedura è pienamente conforme alla legge e consente di adempiere all'obbligo senza problemi anche nel caso di collegi di grandi dimensioni o di difficoltà nella raccolta di tutte le firme.

Se uno dei membri eleggibili del Consiglio di amministrazione si rifiuta di firmare (o si rifiuta di fare la suddetta dichiarazione), è obbligato a redigere una motivazione scritta del rifiuto e allegarla al bilancio.. In pratica, ciò significa che chi non sigla il rapporto deve spiegarne per iscritto le ragioni: questo garantisce la trasparenza e il rispetto dell'articolo 52. Legge sulla contabilità.

Ricorda: la firma del bilancio o della relazione sulla gestione dovrebbe avvenire entro il 31 marzo l'anno successivo per l'esercizio finanziario (se l'esercizio finanziario coincide con l'anno solare). Le relazioni devono essere approvate dagli azionisti o dal consiglio di amministrazione e dagli azionisti). fino alla fine di giugnoe, dopo l'approvazione, depositato presso il registro competente al più tardi fino al 15 luglio.

In quale forma deve essere firmato il bilancio?

Attualmente i bilanci sono redatti esclusivamente in forma elettronica (file .xml) e non può più essere firmato a mano su carta. A partire dal 1° ottobre 2018, il legislatore prevede che tale relazione elettronica debba essere accompagnata da una firma elettronica.

È possibile scegliere tra tre forme accettate di firma elettronica:

• Firma elettronica qualificata – il più versatile e affidabile, riconosciuto giuridicamente in tutta l’Unione Europea (conforme a eIDAS). Si tratta di una firma digitale certificata a pagamento rilasciata da centri di certificazione autorizzati. Il suo vantaggio è pieno valore legale equivalente ad una firma autografa e riconoscimento in tutti i paesi dell'UE.
• Profilo di fiducia (firma digitale ePUAP) - una firma elettronica gratuita disponibile per le persone con un numero PESEL e un profilo di fiducia sulla piattaforma ePUAP (ad esempio, tramite e-banking). Anche i rendiconti finanziari possono essere firmati con questa firma. Il suo limite è che è utile solo quando si ha a che fare con uffici polacchi - ha lo status di una firma avanzato (non qualificato), ma ai fini del deposito di un rapporto presso il KRS o dell'invio al KAS, è pienamente sufficiente.
• Firma personale (e-Providence) - cioè la firma digitale incorporata nella carta d'identità elettronica. Se si possiede una nuova carta d'identità con un livello elettronico (la cosiddetta e-card) e si è attivato il certificato di firma personale su di essa, è possibile utilizzarla per firmare il rapporto. La firma personale è riconosciuta anche dalle autorità (la legge polacca la equipara alla firma autografa nei rapporti con l'amministrazione). Per apporre tale firma sul documento è necessario un lettore NFC o un'app appropriata.

In pratica la soluzione più conveniente è quello di fare uso di firma elettronica qualificata. Offre la massima certezza del diritto e versatilità - è riconosciuta non solo in Polonia, ma in tutti i Paesi dell'UE. Inoltre, negli ultimi anni sono emerse tecnologie moderne e di facile utilizzo che rendono più facile che mai l'utilizzo della firma qualificata. Ad esempio, le soluzioni firma mobile nel cloud permettono di firmare i documenti da uno smartphone, senza bisogno di una carta o di un lettore.

W podpisano.pl offriamo due soluzioni di firma qualificata

• SemplicementeSegno –  firma qualificata mobileche non è necessaria alcuna scheda o lettore fisico. L'intero processo si svolge tramite un'app su smartphone o tablet, il che significa che potete firmare il documento da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. SimplySign garantisce la piena mobilità, pur mantenendo la forza legale di una firma autografa. In pratica, il vostro telefono diventa uno strumento per fornire una firma elettronica sicura ogni volta che ne avete bisogno.
• Certum Mini - a sua volta set semplice e conveniente per la creazione di una firma elettronica qualificata su un computer. È costituito da un lettore USB e da una scheda crittografica con un certificato qualificato. La soluzione è tradizionale e molto apprezzato dalle aziende - fornisce elevato livello di controllo e sicurezzaanche se richiede l'uso di un dispositivo fisico. Certum Mini dimostra la sua validità, ad esempio, quando si lavora prevalentemente al computer e si desidera un supporto di firma tangibile. Grazie alle sue dimensioni ridotte, il kit è facile da maneggiare e trasportare, consentendo di continuare a lavorare con i documenti elettronici.

Entrambe le opzioni soddisfano gli standard eIDASgarantendo la sicurezza e la conformità alle normative.

Requisiti attuali del KRS e del Ministero delle Finanze (KAS)

La semplice firma del rapporto non è sufficiente - devono comunque essere adeguatamente comunicati all'autorità competente. Nel 2025, esistono già regole consolidate in base alle quali le vie di trasmissione dei bilanci dipendono dal tipo di entità:

• Società e altri enti registrati presso il Registro Nazionale dei Tribunali (soggetti all'iscrizione nel registro delle imprese) - presentare bilancio in formato elettronico a KRS. Questo viene fatto solo online tramite il portale eKRS (Portale per l'accesso ai documenti elettronici giudiziari). Il file di report deve avere il formato corretto (struttura logica definita dal Ministero delle Finanze) - è attualmente strutturato XML conforme agli schemi XSD pubblicati. La relazione elettronica deve contenere tutti gli elementi richiesti, come lo stato patrimoniale, il conto economico e le informazioni aggiuntive (introduzione e note). Il sistema eKRS consente di inviare gratuitamente i documenti a Repository di documenti finanziaridove vengono inseriti nel fascicolo di registrazione della società. La firma elettronica sarà necessaria anche per il rapporto stesso. - Nel portale eKRS, la domanda è firmata (con firma qualificata, di fiducia o personale) da almeno una persona autorizzata a rappresentare, il cui PESEL è riportato nel registro. Pertanto, in pratica è sufficiente che una persona autorizzata (ad esempio un membro del consiglio di amministrazione) effettui il login e invii un documento con firma elettronicaper adempiere all'obbligo. Va ricordato che la semplice firma dei documenti in e-KRS non equivale al loro deposito, ma è comunque necessario inviarli all'archivio, cosa che gli imprenditori dimenticano, causando carenze nei documenti depositati.

Scadenza: dovrebbe essere fatto entro 15 giorni dall'approvazione Per la maggior parte delle aziende, che approvano le relazioni entro il 30 giugno, ciò significa una scadenza di 15 luglio l'anno successivo. Nota: se il rapporto non sarà approvato entro la fine di giugnoe quindi deve essere presentata al KRS nel mese di luglio come una non approvatoe, dopo la sua successiva approvazione, inviare i documenti pertinenti (ad esempio la delibera sull'approvazione e la distribuzione degli utili/perdite) al KRS entro un ulteriore periodo di 15 giorni.

• Enti non registrati presso il Registro nazionale dei tribunali (ad esempio, ditte individuali, unioni civili, associazioni ordinarie non soggette all'iscrizione presso il Registro nazionale dei tribunali e altri enti che liquidano il PIT).  – non presentare un rapporto al KRSma sono obbligati a consegnarli al capo dell'Amministrazione fiscale nazionale (KAS), cioè di fatto a ufficio imposte. Questo viene fatto anche elettronicamente. Il Ministero delle Finanze fornisce uno speciale Applicazione del bilancio elettronico (disponibile attraverso il portale podatki.gov.pl), attraverso il quale è possibile creare un rapporto firmato e inviarlo direttamente al sistema KAS. In alternativa, è possibile inviare un file JPK_SF (cioè un file di report in formato XML) tramite il profilo di fiducia ePUAP all'ufficio fiscale competente. Indipendentemente dal metodo, tale documento deve essere firmato elettronicamente (tramite firma qualificata, profilo di fiducia o e-card - le stesse forme descritte sopra) da parte di persone autorizzate.

ScadenzaI contribuenti PIT hanno meno tempo a disposizione per espletare le formalità -. Il bilancio dell'anno precedente deve essere presentato alla KAS entro il 30 aprile. (quarto mese) dell'anno successivo. Ad esempio, per l'esercizio finanziario che si conclude il 31 dicembre 2024, il termine per l'invio al KAS è il 30 aprile 2025. È importante notare che la normativa non richiede che il KAS sia già stato inviato alla approvato inviare semplicemente il file del rendiconto firmato elettronicamente (anche se in pratica il sistema MF richiede la data di approvazione, se presente). Se l'impresa individuale approva personalmente il rendiconto (perché è l'unico proprietario), spesso la firma e l'approvazione avvengono contemporaneamente. Se invece il rendiconto è soggetto a revisione da parte di un commercialista, l'approvazione può avvenire solo dopo la revisione, il che va tenuto presente.

Per riassumere, i bilanci di tutte le entità in Polonia nel 2025 dovranno essere presentati per via elettronica – o al Repository del KRS (se l'entità è soggetta all'iscrizione nel Registro degli imprenditori del KRS), o al sistema finanziario KAS (se l'entità non è soggetta al KRS). In tutti i casi, la corretta il formato del documento (la struttura dell'e-report può essere generata ad esempio in un programma di contabilità finanziaria o in un'applicazione MF) e importante firma elettronica persone autorizzate.

Conseguenze della mancata firma o dell'omissione di firma

La mancata sottoscrizione dei bilanci (o la loro mancata presentazione entro i termini previsti) può comportare una gravi conseguenze legali e finanziarie. Prima di tutto, un documento di questo tipo non saranno accettati dall'autorità competente - il sistema KRS o KAS rifiuterà un rapporto che non reca le firme elettroniche richieste di tutte le persone obbligate. La mancata presentazione corretta del rapporto costituisce una violazione della normativa, per la quale sono previste sanzioni.

Non rispettare l'obbligo di firmare e presentare i bilanci. comporta rischi ben più gravi di un piccolo inconveniente. È per questo che è così importante assicurarsi che le scadenze e le requisiti formali.

Firma elettronica per comodità e piena conformità

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Firma elettronica qualificata è equivalente a una firma autografa e soddisfa tutti i requisiti del KRS e del Ministero delle Finanze. Se avete ancora dei dubbi su quale firma scegliere – sentitevi liberi di podpisano.pl  – vi aiuteremo a scegliere la firma qualificata che meglio si adatta al vostro lavoro specifico. SemplicementeSegno – se siete spesso in viaggio o lavorate da remoto – una firma mobile per smartphone sarà l'ideale.  Certum Mini – se preferite le soluzioni hardware tradizionali, un kit con lettore funzionerà altrettanto bene.

In sintesi, per firmare correttamente il bilancio e dormire sonni tranquilli:

1. Preparare il rapporto in formato elettronico (ad esempio, generare un file XML dal sistema finanziario secondo la struttura MF).
2. Assicurare le firme elettroniche di tutte le persone richieste - il responsabile dell'ente (o un membro del consiglio di amministrazione + le dichiarazioni degli altri) e la persona che tiene la contabilità. Scegliere la forma di firma: preferibilmente qualificata, o in alternativa un profilo di fiducia o una e-card.
3. Inviare il rapporto elettronico firmato al sistema pertinente.eKRS (per le società e gli enti iscritti al registro) o eReports/KAS (per gli altri). Rispettare le scadenze previste dalla legge - di solito 15 giorni dall'approvazione per il KRS o entro il 30 aprile per il KAS.
4. Archiviare la prova di archiviazione (ricevuta ufficiale o conferma del sistema). Nel caso del KRS, ciò non è necessario – il rapporto depositato è quasi immediatamente visibile sulla copia del KRS.

Attraverso l'uso delle moderne firme elettroniche l'intero processo è veloce ed efficientee, soprattutto, in linea con la legislazione vigente.

Nel 2025, la rendicontazione elettronica sarà lo standard per aiutare le aziende a risparmiare tempo e ridurre al minimo il rischio di errori. Approfittate di soluzioni disponibili La firma elettronica e la firma dei rendiconti finanziari diventeranno un'attività di routine e senza sforzo. Sia che scegliate SimplySign o Certum Mini, otterrete rassicurazioneche il vostro documento soddisfi tutti i requisiti formali - e senza lasciare l'ufficio.

Se vi occupate subito della firma elettronica corretta, i conti annuali della vostra azienda saranno presentati in tempo, senza problemi e senza stress.

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