Firma elettronica e bilanci - ultime norme e obblighi

Come firmare i bilanci? Guida e migliori soluzioni con la firma elettronica

La firma elettronica dei bilanci è oggi obbligatoria per garantire la piena conformità. 

Ogni società e organizzazione con contabilità completa è tenuta a redigere e presentare annualmente il bilancio d'esercizio. Non si tratta di una semplice formalità, ma di un documento fondamentale che riflette la situazione finanziaria dell'azienda.

Tuttavia, a partire dal 2018, le regole per la firma sono cambiate: il rapporto deve essere in formato elettronico e deve recare una firma elettronica.

Nel 2025 si applicano i più recenti requisiti legali e tecnici per i rapporti elettronici: di seguito spieghiamo chi deve firmare il rapporto, quale firma elettronica deve essere utilizzata per farlo e come presentare il rapporto firmato alle autorità competenti (KRS o KAS) per evitare problemi legali e organizzativi.

Chi deve firmare il bilancio?

Secondo la legge sulla contabilità, il bilancio annuale deve essere firmato da due persone chiave:

• Il capo dell'entità - cioè la persona o le persone che gestiscono l'entità (ad esempio, il presidente del consiglio di amministrazione, tutti i membri del consiglio di amministrazione di una società, il socio responsabile degli affari di una società di persone, ecc.)
• Persona responsabile della tenuta della contabilità - di solito il capo contabile o altra persona incaricata della tenuta della contabilità.

Se un'entità è gestita da un organo composto da più membri (ad esempio, un consiglio di amministrazione composto da più membri), di norma tutti i membri di tale organo dovrebbero firmare la relazione.

A partire dal 1° gennaio 2022, tuttavia, è stata introdotta un'importante semplificazione: è sufficiente che almeno uno dei membri dell'organo firmi e che gli altri membri del consiglio rilascino dichiarazioni separate che confermino che la relazione soddisfa i requisiti di legge. Questa procedura è pienamente conforme alla legge e consente un agevole adempimento dell'obbligo anche in presenza di consigli di amministrazione di grandi dimensioni o di difficoltà nella raccolta di tutte le firme.

Se uno degli amministratori autorizzati si rifiuta di firmare il bilancio (o si rifiuta di fare la dichiarazione di cui sopra), è obbligato a preparare una giustificazione scritta del rifiuto e ad allegarla al bilancio. In pratica, questo significa che chi non sigla il bilancio deve spiegarne per iscritto le ragioni: ciò garantisce la trasparenza e il rispetto dell'articolo 52 della legge sulla contabilità.

Ricordate: la firma del bilancio o della relazione sulla gestione deve avvenire entro il 31 marzo dell' anno successivo all'esercizio (se l'esercizio coincide con l'anno solare). Successivamente, le relazioni devono essere approvate dagli azionisti o dal consiglio di sorveglianza e dagli azionisti) entro la fine di giugno e, una volta approvate, presentate al registro competente entro il 15 luglio.

In quale forma deve essere firmato il bilancio?

Attualmente, i bilanci sono preparati solo in forma elettronica (file .xml) e non possono più essere firmati a mano su carta. A partire dal 1° ottobre 2018, il legislatore richiede che tale bilancio elettronico sia accompagnato da una firma elettronica.

È possibile scegliere tra tre forme di firma elettronica:

• Firma elettronica qualificata - la più universale e sicura, legalmente riconosciuta in tutta l'Unione Europea (conforme a eIDAS). È una firma certificata a pagamento rilasciata da centri di certificazione autorizzati. Ha il vantaggio di avere pieno valore legale equivalente a una firma autografa e di essere riconosciuta in tutti i Paesi dell'UE.
• Profilo di fiducia (firma di fiducia ePUAP) - una firma elettronica gratuita disponibile per le persone con un numero PESEL e un profilo di fiducia sulla piattaforma ePUAP (ad esempio tramite e-banking). Anche i bilanci possono essere firmati con questa firma. Il suo limite è che è utile solo nei contatti con gli uffici polacchi - ha lo status di firma avanzata (non di firma qualificata), ma ai fini del deposito del rendiconto presso il KRS o dell'invio al KAS è pienamente sufficiente.
• Firma personale (e-Proof) - ovvero la firma digitale incorporata in una carta d'identità elettronica. Se si possiede una nuova carta d'identità con un livello elettronico (la cosiddetta e-card) e si è attivato il certificato di firma personale su di essa, è possibile utilizzarla per firmare il rapporto. La firma personale è riconosciuta anche dalle autorità (la legge polacca la equipara alla firma autografa nei rapporti con l'amministrazione). Per apporre tale firma sul documento è necessario un lettore NFC o un'app appropriata.

In pratica, la soluzione più conveniente è quella di utilizzare una firma elettronica qualificata. Essa offre la massima certezza giuridica e universalità: è riconosciuta non solo in Polonia, ma in tutti i Paesi dell'UE. Inoltre, negli ultimi anni sono emerse tecnologie moderne e di facile utilizzo che rendono più facile che mai l'uso della firma qualificata. Ad esempio, le soluzioni di firma mobile basate su cloud permettono di firmare i documenti da uno smartphone, senza bisogno di una carta o di un lettore.

W podpisano.pl offriamo due soluzioni di firma qualificata

• SimplySign - firma qualificata mobileche non richiede una carta o un lettore fisico. L'intero processo avviene tramite un'applicazione su smartphone o tablet, il che significa che è possibile firmare il documento da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. SimplySign garantisce la piena mobilità, pur mantenendo la forza legale di una firma autografa. In pratica, il vostro telefono diventa uno strumento per fornire una firma elettronica sicura ogni volta che ne avete bisogno.
• Certum Mini, invece, è un kit semplice e conveniente per creare una firma elettronica qualificata su un computer. È composto da un lettore USB e da una scheda crittografica con un certificato qualificato. Questa soluzione è tradizionale e molto apprezzata dalle aziende: offre un elevato livello di controllo e sicurezza, sebbene richieda un dispositivo fisico. Il Certum Mini funziona bene, ad esempio, se si lavora prevalentemente da fermi al computer e si desidera un supporto di firma tangibile. Grazie alle sue dimensioni ridotte, il kit è facile da maneggiare e trasportare, facilitando il lavoro con i documenti elettronici.

Entrambe le opzioni soddisfano gli standard di standard eIDASstandard, garantendo la sicurezza e la conformità normativa.

Requisiti attuali del KRS e del Ministero delle Finanze (KAS)

La semplice firma del bilancio non è sufficiente: deve essere trasmesso correttamente all'autorità competente. Nel 2025, esistono già regole consolidate secondo le quali i percorsi per la presentazione dei bilanci dipendono dal tipo di entità:

• Le società e le altre entità registrate presso il KRS (soggette all'iscrizione nel Registro degli Imprenditori) - presentano i bilanci in formato elettronico al KRS. Ciò avviene esclusivamente online attraverso il portale eKRS (Court Electronic Records Access Portal). Il file del rendiconto deve avere un formato appropriato (struttura logica definita dal Ministero delle Finanze) - attualmente una struttura XML in linea con gli schemi XSD pubblicati. Il rendiconto elettronico deve contenere tutti gli elementi richiesti, come lo stato patrimoniale, il conto economico e le informazioni aggiuntive (introduzione e note). Il sistema eKRS consente di inviare gratuitamente i documenti al Financial Document Repository, dove vengono inseriti nel fascicolo di registrazione della società. La firma elettronica sarà necessaria anche per l'invio della relazione stessa: nel portale eKRS, l'invio è firmato (con firma qualificata, di fiducia o personale) da almeno una persona autorizzata a rappresentare la società, il cui PESEL è riportato nel registro. In pratica, quindi, è sufficiente che una persona autorizzata (ad esempio un membro del consiglio di amministrazione) si colleghi e invii un documento con firma elettronica per adempiere all'obbligo. Va tenuto presente che la semplice firma dei documenti nell'e-KRS non equivale alla loro archiviazione: è ancora necessario inviarli al deposito, cosa che gli imprenditori dimenticano, con conseguenti carenze nei documenti archiviati.

Scadenza: deve essere effettuata entro 15 giorni dall'approvazione del rapporto - per la maggior parte delle società che approvano i rapporti entro il 30 giugno, ciò significa una scadenza del 15 luglio dell' anno successivo. Nota: se il bilancio non viene approvato entro la fine di giugno, deve comunque essere presentato al KRS come non approvato nel mese di luglio e, dopo la sua successiva approvazione, i documenti pertinenti (ad esempio la delibera sull'approvazione e la distribuzione degli utili/perdite) devono essere inviati al KRS entro il successivo termine di 15 giorni.

• Le entità non registrate presso il Registro nazionaledei tribunali (ad esempio le ditte individuali, le unioni civili, le associazioni ordinarie non soggette a registrazione presso il Registro nazionaledei tribunali e altre entità che regolano la PIT) - non presentano la relazione al Registro nazionale dei tribunali, ma sono tenute a presentarla al Capo dell'Amministrazione fiscale nazionale (KAS), cioè di fatto all'ufficio delle imposte. Anche questo avviene per via elettronica. Il Ministero delle Finanze mette a disposizione una speciale applicazione e-Financial Statements (disponibile attraverso il portale podatki.gov.pl), che può essere utilizzata per creare e inviare la relazione firmata direttamente al sistema KAS. In alternativa, è possibile inviare un file JPK_SF (cioè un file di rendiconto in formato XML) tramite profilo di fiducia ePUAP all'ufficio fiscale competente. Indipendentemente dal metodo, tale documento deve essere firmato elettronicamente (con firma qualificata, profilo di fiducia o documento elettronico - le stesse forme descritte sopra) da persone autorizzate.

Scadenza: i contribuenti PIT hanno un tempo più breve per espletare le formalità - il bilancio dell'anno precedente deve essere presentato alla KAS entro il 30 aprile (quarto mese) dell'anno successivo. Ad esempio, per l'esercizio finanziario che si conclude il 31 dicembre 2024, la scadenza per l'invio alla KAS è il 30 aprile 2025. È importante notare che la normativa non richiede l'invio alla KAS di una relazione già approvata: è sufficiente inviare un file di relazione firmato elettronicamente (anche se in pratica il sistema MF richiede la data di approvazione, se presente). Se un'impresa individuale approva personalmente il rendiconto (perché è l'unico proprietario), spesso la firma e l'approvazione avvengono contemporaneamente. Se invece il rendiconto è soggetto a revisione da parte di un commercialista, l'approvazione può avvenire solo dopo la revisione, il che va tenuto presente.

In sintesi, i bilanci di tutte le entità in Polonia nel 2025 dovranno essere presentati elettronicamente - o al Repository KRS (se l'entità è soggetta all'iscrizione nel Registro degli Imprenditori KRS) o al sistema finanziario KAS (se l'entità non è soggetta al KRS). In tutti i casi, è richiesto un formato corretto del documento (la struttura dell'e-report può essere generata, ad esempio, in un programma finanziario e contabile o in un'applicazione MF) e una firma elettronicavalida delle persone autorizzate.

Conseguenze della mancata firma o dell'omissione di firma

La mancata firma del bilancio (o la sua mancata presentazione entro i termini previsti) può comportare gravi conseguenze legali e finanziarie. Innanzitutto, un documento di questo tipo non sarà accettato dall'autorità competente: il sistema KRS o KAS rifiuterà una relazione che non reca le firme elettroniche richieste di tutte le persone obbligate. Il mancato deposito del rapporto costituisce una violazione della legge, per la quale sono previste sanzioni.

Non rispettare l'obbligo di firmare e presentare i bilanci comporta rischi ben più gravi di un piccolo inconveniente. Ecco perché è così importante assicurarsi che le scadenze e i requisiti formali siano rispettati.

Firma elettronica per comodità e piena conformità

Tenendo conto di queste conseguenze, vale la pena di puntare su una soluzione comoda, veloce e legale al 100%: la firma elettronica qualificata. Essa consente di firmare i bilanci (e altri documenti aziendali) letteralmente in pochi istanti, senza doverli stampare, firmare a mano e scansionare.

Una firma elettronica qualificata è equivalente a una firma autografa e soddisfa tutti i requisiti del KRS e del Ministero delle Finanze. Se avete ancora dei dubbi su quale firma scegliere, visitate il sito podpisano.pl - vi aiuteremo a scegliere la firma qualificata che meglio si adatta alle specificità del vostro lavoro. SemplicementeSegno - se siete spesso in viaggio o lavorate da remoto, una firma mobile su smartphone è l'ideale. Certum Mini - se preferite le soluzioni hardware tradizionali, un set con lettore funzionerà altrettanto bene.

In sintesi, firmare correttamente il bilancio e dormire sonni tranquilli:

1. Preparare il report in formato elettronico (ad esempio, generare un file XML dal sistema finanziario in base alla struttura MF).
2. Assicurare le firme elettroniche di tutte le persone necessarie: il responsabile dell'ente (o il membro del consiglio di amministrazione + le dichiarazioni degli altri) e la persona che tiene la contabilità. Scegliere la forma di firma: preferibilmente qualificata, o in alternativa un profilo di fiducia o una e-card.
3. Presentare il rapporto elettronico firmato nel sistema appropriato: eKRS (per le società e gli enti iscritti al registro) o e-Reports/KAS (per gli altri). Rispettare le scadenze previste dalla legge - di solito 15 giorni dopo l'approvazione per il KRS o entro il 30 aprile per il KAS.
4. Archiviare la prova di archiviazione (ricevuta ufficiale o conferma del sistema). Nel caso del KRS, questo non è necessario: il rapporto depositato è quasi immediatamente visibile nell'estratto del KRS.

Grazie all'utilizzo delle moderne firme elettroniche, l'intero processo è rapido ed efficiente e, soprattutto, conforme alla normativa vigente.

Nel 2025, la rendicontazione elettronica sarà lo standard per aiutare le aziende a risparmiare tempo e ridurre al minimo il rischio di errori. Sfruttate le soluzioni di firma elettronica disponibili e la firma dei bilanci diventerà un'attività di routine e senza sforzo. Sia che scegliate SimplySign o Certum Mini, avrete la certezza che il vostro documento soddisfi tutti i requisiti formali - e senza lasciare il vostro ufficio.

Se vi occupate subito della firma elettronica corretta, i conti annuali della vostra azienda saranno presentati in tempo, senza problemi e senza stress.

Firme qualificate SimplySign e Certum Mini

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