El sellado de tiempo electrónico es un servicio digital que permite asignar una fecha y hora precisas a datos electrónicos como documentos, correos electrónicos o archivos. Este marcador funciona según el principio de una marca de tiempo digital , confirmando claramente el momento de creación, envío o recepción de información electrónica.
En este artículo, explicamos qué es un sello de tiempo y cómo funciona, analizamos sus aplicaciones prácticas (incluidas las firmas electrónicas, las facturas electrónicas, el archivo de documentos y la comunicación electrónica), presentamos los beneficios de su uso e indicamos situaciones en las que su uso puede ser innecesario. Complementamos todo esto con los aspectos legales actuales relacionados con los sellos de tiempo, tanto de la UE (Reglamento eIDAS) como de la normativa nacional polaca sobre servicios de confianza cualificados .
Una marca de tiempo electrónica es un bloque especial de datos electrónicos que vincula otros datos (por ejemplo, un documento, un archivo) a un punto específico en el tiempo para proporcionar evidencia de que los datos existían en ese momento. En pocas palabras, una marca de tiempo actúa como un “sello de fecha y hora” electrónico adjunto a un documento o archivo. Esto hace que cualquier cambio posterior al contenido o intento de manipular el tiempo sea detectable : un documento con marca de tiempo no puede retrodatarse (fecharse a una fecha anterior) ni posdatarse (fecharse a una fecha posterior a la fecha real) de manera secreta sin invalidar la marca de tiempo.
En la práctica, las marcas de tiempo se utilizan con mayor frecuencia en combinación con una firma electrónica o un sello electrónico . Al firmar un documento, se agrega una marca de tiempo para que una institución externa independiente y confiable pueda confirmar el momento de la firma. Es importante que la marca de tiempo no utilice el reloj de la computadora del usuario , que podría estar desalineado, sino que se base en una fuente de tiempo confiable e independiente sincronizada con el Tiempo Universal Coordinado (UTC). El proveedor de dicha hora es un proveedor de servicios de confianza calificado (en Polonia, por ejemplo, la Oficina Central de Medidas proporciona la hora UTC oficial). La etiqueta en sí toma la forma de un pequeño archivo o cadena de datos que está firmado electrónicamente por el proveedor de servicios de tiempo. Normalmente se utiliza una firma electrónica avanzada o un sello de un proveedor cualificado, que garantiza la autenticidad e integridad de la etiqueta.
Como resultado, recibimos una prueba electrónica de que un documento determinado existía y no ha sido modificado desde que se le colocó el sello de tiempo . Una categoría especial es un sello de tiempo electrónico cualificado , es decir, uno que cumple los requisitos especificados en la normativa ( que se analiza en la segunda parte del artículo ) y es emitido por un proveedor de servicios de confianza cualificado. El sello de tiempo calificado proporciona el más alto nivel de confianza, incluidos: precisión temporal y sólida seguridad criptográfica, y es reconocido como equivalente en todos los países de la Unión Europea (independientemente del país de emisión).
Los sellos de tiempo electrónicos tienen una amplia gama de aplicaciones allí donde sea importante registrar el momento de creación o envío de un documento. Estas son las áreas más importantes donde se utiliza este servicio:
Comunicaciones y entregas electrónicas. La correspondencia electrónica también utiliza marcas de tiempo. Un ejemplo es el llamado. Servicio de Entrega Electrónica Registrada Cualificado , regulado por eIDAS: su tarea es proporcionar prueba del envío y la recepción de un mensaje, junto con el momento de estos eventos. De acuerdo a la normativa, la evidencia de dichas entregas debe proporcionarse con un sello de tiempo calificado para confirmar claramente el momento del envío y la recepción del envío electrónico. Los sellos de tiempo también juegan un papel en la comunicación empresarial diaria: si enviamos documentos importantes por correo electrónico o la plataforma ePUAP, vale la pena firmarlos y sellarlos con una hora para que en el futuro podamos demostrar exactamente cuándo se enviaron o presentaron. En Polonia entra en vigor un sistema de entrega electrónica reglamentaria en el que las confirmaciones oficiales de presentación (UPP) y recepción (UPO) de documentos se sellarán automáticamente con un sello de tiempo, lo que constituye el equivalente digital de un matasellos con fecha.
El sellado de tiempo electrónico es un elemento esencial del flujo de documentos digitales. Permite documentar de forma segura el momento de creación o transmisión de la información y protege eficazmente contra la manipulación. El uso de un sello de tiempo cualificado es especialmente importante para documentos de gran importancia jurídica y financiera.
Os animamos a leer la segunda parte del artículo , en la que analizamos en detalle las aplicaciones prácticas del sellado de tiempo electrónico en diversos sectores.
