La firma cualificada (FER) es la firma electrónica más potente de Europa. Tiene la misma fuerza legal que una firma manuscrita y funciona en todos los países de la UE. ¿Le parece perfecto?
Sólo hay un "pero": una firma en sí misma no garantiza la permanencia legal para siempre.
¿Por qué? Porque su validez técnica expira.
El certificado por el que se aplica la firma caduca (normalmente al cabo de 1, 2 ó 3 años). La CRL (Lista de revocación de certificados - lista de certificados revocados) tampoco se actualiza una vez que el certificado ha caducado. Transcurridos varios años, no es posible verificar si la firma era válida en el momento de la firma.
¿Cuál es el resultado? En caso de auditoría, juicio o fiscalización, un documento firmado hace varios años puede ser cuestionado.
Aquí es donde entra en juego el sello de tiempo cualificado. Se trata de una especie de sello digital que confirma que un documento existió en un momento determinado y no ha sido alterado desde entonces.
Esto es crucial para demostrar años después que la firma era válida en el momento de la presentación, aunque el certificado haya caducado.
Buenas prácticas
El archivado offline es el proceso de proteger y almacenar documentos electrónicos fuera del entorno en línea - es decir, sin conexión permanente a internet o sin utilizar servicios en la nube. Puede aplicarse tanto a archivos ordinarios como a documentos firmados electrónicamente (por ejemplo, con una firma reconocida).
Desconectado" no sólo significa sin Internet. En la práctica, lo es:
En el contexto de las firmas cualificadas, el archivado fuera de línea es especialmente importante porque:
No necesita un complejo DMS (Sistema de gestión de documentos - un sistema electrónico de gestión de documentos). Todo lo que necesita son unos sencillos pasos.
Ambas herramientas son compatibles con eIDASpero tienen un enfoque de trabajo diferente.
Característica | Certum Mini | SimplySign |
Requiere lector y tarjeta | Sí | No |
Trabaja sin conexión | Sí | No |
Añadir un sello de tiempo después de la firma (como nueva firma o refrendo) | Sí | Sí |
¿Puede firmarse un documento sin etiqueta? | Sí | Sí |
Ideal para | Oficinas, archivos | Usuarios móviles |
Si quieres independencia de Internet y archivar en tus propios términos, el Certum Mini sería una mejor opción.
Bueno, la marca de tiempo en sí no se puede añadir a un documento ya firmado - pero, como suele ser el caso, hay otras soluciones para actualizar un documento firmado con una firma cualificada sin marca de tiempo.
¿Cómo añado una marca de tiempo después de que el documento ya haya sido firmado? (proCertum SmartSign)
¿Por qué funciona? Porque la firma y el marca de tiempo son dos operaciones distintas. La firma puede ser offline y la marca de tiempo requiere una conexión al servidor.
Una firma cualificada es la base de la credibilidad de un documento.
Pero su longevidad depende de ti.
Firma + sello de tiempo + archivo local = documento seguro durante años.
