¿Tu departamento de RR. HH. está ahogado en papeleo y los empleados se pasan el tiempo firmando contratos durante el proceso de incorporación, en lugar de centrarse en el trabajo desde el primer día? Descubre cómo gestionar legalmente un expediente electrónico, firmar contratos de trabajo de forma totalmente digital y digitalizar los expedientes existentes, de conformidad con el Código Laboral y sin riesgo legal.
Sí, a partir del 1 de enero de 2019, el Código Laboral modificado (art. 94, punto 9a, y arts. 94⁸ a 94¹² del CL) otorga a los empresarios total libertad para llevar a cabo documentación laboral en formato electrónico. El formato electrónico tiene validez legal equivalente a la versión en papel (art. 94¹¹ del Código Laboral) — no se trata de una opción „peor”, sino de una alternativa de pleno derecho.
Llevar la documentación en formato electrónico en lugar de en papel no es solo una cuestión de comodidad, sino que supone una ventaja real ahorro de espacio en la oficina, los costes de archivo y el tiempo de trabajo que dedica el departamento de RR. HH. a la búsqueda de documentos. Para las empresas que cuentan con cientos o miles de empleados, la diferencia es enorme.
Sí, y es totalmente legal. El Código Civil, en su artículo 78¹, establece que la forma electrónica con firma electrónica cualificada es equivalente a la forma escrita. Dado que el Código Laboral exige que el contrato de trabajo se formalice por escrito (art. 29, apartado 2, del Código Laboral), y que el formato electrónico con QES cumple este requisito, el contrato de trabajo puede formalizarse de forma totalmente digital, sin una sola hoja de papel.
Un detalle clave que muchos departamentos de RR. HH. pasan por alto: No todas las firmas electrónicas son suficientes.
| Tipo de firma | ¿Equivalente a la forma escrita? | ¿Es adecuado para un contrato de trabajo? |
|---|---|---|
| Firma electrónica reconocida (FER) | ✅ Sí (art. 78¹ del Código Civil) | ✅ Sí |
| Firma de confianza (Perfil de confianza) | ❌ No (forma documental) | ❌ No cumple el requisito |
| Firma personal (e-dowód) | ❌ No (forma documental) | ❌ No cumple el requisito |
| Firma manuscrita en el escaneo | ❌ No | ❌ No |
El uso de una firma digital de confianza en un contrato de trabajo es un error, aunque no conlleva su nulidad, ya que la forma escrita del contrato de trabajo no está sujeta a ese requisito. No obstante, en ese caso, el empresario debe confirmar por escrito al trabajador los términos del contrato antes de incorporarlo al trabajo, y la falta de dicha confirmación constituye una infracción sancionada con una multa de entre 1 000 y 30 000 PLN (art. 281, apartado 1, punto 2, del Código del Trabajo). Consulta la diferencia entre los distintos tipos de firmas en nuestra guía: Perfil de confianza y firma cualificada: diferencias.
El proceso de firma electrónica de un contrato de trabajo es más sencillo de lo que podría parecer. Este es el procedimiento habitual:
Todo el proceso dura unos doce minutos y no requiere impresora, escáner ni servicio de mensajería.
El contrato de trabajo no es el único documento que firma el empleado. En el expediente electrónico se incluyen muchos más. ¿Cómo hay que abordar el resto de documentos?
¿Ya tienes empleados y montones de carpetas en papel? Puedes pasarlas a formato electrónico, pero no basta con escanear los documentos.
La digitalización de la documentación en papel requiere:
Esta fase —la certificación de las copias escaneadas— es precisamente el ámbito en el que sello digital es lo que mejor funciona (véase la siguiente sección).
Sello Cualificado Electrónico (QSeal) Es el equivalente electrónico del sello de la empresa: confirma que el documento procede de tu empresa (persona jurídica) y que no ha sido modificado — eIDAS conlleva la presunción de autenticidad del origen y la integridad de los datos. En el ámbito de los recursos humanos, resulta útil en dos situaciones:
En la oferta de podpisano.pl encontrarás dos variantes: Sello Cualificado Electrónico SimplySign (en la nube, para la automatización) y Certum Mini (tarjeta con lector). Más información sobre los sellos y sus aplicaciones en la automatización: Sello cualificado QSeal — KSeF y automatización.
| Criterio | Expediente electrónico (documentación electrónica) | Expedientes en papel |
|---|---|---|
| Base jurídica | artículo 94, apartado 9 bis, y artículos 94⁸ a 94¹² del Código Laboral | artículo 94, apartado 9 bis, del Código Laboral |
| Lugar de almacenamiento | servidor/nube (cifrado) | archivo físico |
| Tiempo de acceso al documento | segundos | minutos–horas |
| Riesgo de pérdida o deterioro | mínimas (copia de seguridad) | incendio, inundación, robo |
| Cumplimiento del RGPD | un control más sencillo del acceso y de los registros | difícil de auditar |
| Coste de la archivación | bajo (almacenamiento) | alto (superficie, archivadores) |
| Incorporación a distancia | ✅ completo | ❌ Requiere presencia o correo postal |
| Se requiere una firma para la migración | QES o sello cualificado | no procede |
| Plazo de conservación (desde 2019) | 10 años | 10 años |
Los expedientes personales electrónicos y la firma cualificada no son una visión futurista, sino herramientas ya disponibles aquí y ahora. La legislación laboral polaca ofrece a tu departamento de RR. HH. total libertad, siempre y cuando se utilicen las firmas adecuadas.
Como Socio autorizado de Certum Ayudamos a los departamentos de RR. HH. a implantar la firma cualificada para todo el equipo: desde la elección del producto, pasando por la instalación y la formación, hasta el apoyo en la digitalización de expedientes. Atendemos a las empresas en nuestras oficinas de Varsovia, Cracovia, Breslavia y Radom, o bien en línea.
📞 Llama al: +48 22 417 05 55 — Te asesoraremos sobre qué tipo de firma o sello cualificado se adapta mejor a tu organización.
🛒 Echa un vistazo a los productos: SimplySign (QES móvil para empleados y responsables de recursos humanos), Sello Cualificado Electrónico SimplySign (para la digitalización y la automatización a gran escala).
Encontrarás más información sobre los requisitos legales en el Código Laboral y en la página web gov.pl/web/finanzas.
Sí: la firma electrónica cualificada (QES) confiere a la forma electrónica un efecto jurídico equivalente al de la forma escrita, en virtud del artículo 78¹ del Código Civil. Un contrato de trabajo firmado con QES por ambas partes es plenamente válido y no requiere ningún documento en papel.
No. La firma de confianza solo aporta la forma documental, no la forma escrita: para un contrato de trabajo celebrado por vía electrónica se necesita una firma cualificada (QES). Un contrato con firma de confianza no será nulo, pero el empresario debe confirmar al trabajador las condiciones por escrito antes de incorporarlo al trabajo; de lo contrario, comete una infracción.
Para los trabajadores contratados a partir del 1 de enero de 2019: 10 años a partir del final del año natural en el que finalizó la relación laboral. Para los trabajadores contratados entre 1999 y 2018: 50 años, salvo que el empresario presente ante la ZUS los formularios OSW y RIA (en cuyo caso, 10 años). Para los trabajadores contratados antes de 1999, siempre 50 años.
No es obligatorio ni recomendable. Tras pasar a la documentación electrónica, la empresa no está obligada a conservar los expedientes en papel. Lo fundamental es que la documentación se transfiera correctamente (escaneada y con firma cualificada o sello del empresario, o bien con la firma de una persona autorizada) e informar a los trabajadores del cambio y de la posibilidad de recoger una versión en papel en un plazo de 30 días.
Sí, para firmar un documento con validez de forma escrita, el empleado necesita su propia firma electrónica cualificada (QES). Como socio autorizado de Certum, podemos ayudar al empleado (incluidos los extranjeros) a obtener una firma cualificada, entre otras cosas mediante la verificación de identidad en línea (IDnow).
El sello cualificado es un sello electrónico de la empresa utilizado por el empleador (en su calidad de persona jurídica), útil para certificar de forma masiva escaneos de documentos en papel durante su digitalización, así como para emitir electrónicamente certificados de empleo y de salarios. Sustituye a la firma del responsable de recursos humanos en el tratamiento de grandes volúmenes de documentos; sin embargo, es más seguro que el certificado de trabajo en formato electrónico vaya provisto de la firma cualificada de una persona autorizada.
