Ihre Personalabteilung versinkt in Papierbergen, und die Mitarbeiter unterschreiben während des Onboardings Verträge, anstatt sich vom ersten Tag an auf ihre Arbeit zu konzentrieren? Erfahren Sie, wie Sie eine elektronische Personalakte rechtmäßig führen, Arbeitsverträge vollständig digital unterzeichnen und bestehende Akten digitalisieren können – gemäß dem Arbeitsgesetzbuch und ohne rechtliche Risiken.
Ja – seit dem 1. Januar 2019 räumt das novellierte Arbeitsgesetzbuch (Art. 94 Nr. 9a sowie Art. 94⁸–94¹² des Arbeitsgesetzbuchs) den Arbeitgebern völlige Freiheit bei der Führung Personalunterlagen in elektronischer Form. Die elektronische Form ist kraft Gesetzes entspricht der Papierversion (Art. 94¹¹ des Arbeitsgesetzbuchs) – dies ist keine „schlechtere” Variante, sondern eine vollwertige Alternative.
Die elektronische Führung von Unterlagen anstelle von Papierdokumenten ist nicht nur praktisch – sie ist auch eine echte Einsparung von Bürofläche, Archivierungskosten und den Zeitaufwand der Personalabteilung bei der Suche nach Dokumenten. Für Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern ist der Unterschied enorm.
Ja – und das ist völlig legal. Das Bürgerliche Gesetzbuch legt in § 78¹ fest, dass die elektronische Form mit qualifizierter elektronischer Signatur gleichwertig mit der schriftlichen Form. Da das Arbeitsgesetzbuch für einen Arbeitsvertrag die Schriftform vorschreibt (Art. 29 § 2 des Arbeitsgesetzbuchs) und die elektronische Form mit QES diese Anforderung erfüllt, kann der Arbeitsvertrag vollständig digital abgeschlossen werden – ganz ohne ein einziges Blatt Papier.
Ein entscheidendes Detail, das viele Personalabteilungen übersehen: Nicht jede elektronische Signatur reicht aus.
| Art der Unterschrift | Gleichwertig mit der schriftlichen Form? | Ist das für einen Arbeitsvertrag geeignet? |
|---|---|---|
| Qualifizierte elektronische Signatur (QES) | ✅ Ja (Art. 78¹ des Bürgerlichen Gesetzbuchs) | ✅ Ja |
| Vertrauenswürdige Signatur (Vertrauenswürdiges Profil) | ❌ Nein (dokumentarische Form) | ❌ Erfüllt die Anforderung nicht |
| Persönliche Unterschrift (e-dowód) | ❌ Nein (dokumentarische Form) | ❌ Erfüllt die Anforderung nicht |
| Handschriftliche Unterschrift auf dem Scan | ❌ Nein | ❌ Nein |
Die Verwendung einer vertrauenswürdigen Signatur für einen Arbeitsvertrag ist ein Fehler, führt jedoch nicht zur Nichtigkeit – die Schriftform des Arbeitsvertrags ist nicht unter Androhung dieser Folge vorgeschrieben. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer jedoch in diesem Fall die Vertragsbedingungen noch vor dessen Arbeitsantritt schriftlich bestätigen; das Unterlassen dieser Bestätigung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldstrafe von 1.000 bis 30.000 PLN geahndet wird (Art. 281 § 1 Nr. 2 des Arbeitsgesetzbuchs). Informieren Sie sich in unserem Ratgeber über den Unterschied zwischen den Unterschriften: Vertrauenswürdiges Profil und qualifizierte Signatur – Unterschiede.
Der Vorgang der elektronischen Unterzeichnung eines Arbeitsvertrags ist einfacher, als man vielleicht denken würde. Hier ist der übliche Ablauf:
Der gesamte Vorgang dauert etwa ein Dutzend Minuten und erfordert weder einen Drucker noch einen Scanner noch einen Kurier.
Der Arbeitsvertrag ist nicht das einzige Dokument, das ein Arbeitnehmer unterzeichnet. In der elektronischen Personalakte landen noch viele weitere Dokumente. Wie geht man mit den übrigen Dokumenten um?
Haben Sie bereits Mitarbeiter und Berge von Papierakten? Sie können diese in elektronische Form überführen – doch es reicht nicht aus, die Dokumente einfach nur einzuscannen.
Die Umstellung von Papierunterlagen auf elektronische Form erfordert:
Dieser Schritt – die Beglaubigung der Scans – ist genau der Bereich, in dem qualifiziertes Siegel bewährt sich am besten (siehe nächster Abschnitt).
Qualifiziertes Elektronisches Siegel (QSeal) Das ist das elektronische Äquivalent zum Firmenstempel: Es bestätigt, dass das Dokument von Ihrem Unternehmen (juristische Person) stammt und nicht verändert wurde — eIDAS damit ist die Vermutung der Echtheit der Herkunft und der Integrität der Daten verbunden. Im HR-Kontext bewährt sich dies in zwei Situationen:
Im Angebot von podpisano.pl findest du zwei Varianten: SimplySign Qualifiziertes Elektronisches Siegel (Cloud-basiert, zur Automatisierung) sowie Certum Mini (Karte mit Lesegerät). Mehr über Stempel und ihre Einsatzmöglichkeiten in der Automatisierung: Qualifiziertes Siegel QSeal – KSeF und Automatisierung.
| Kriterium | E-Akte (elektronische Akte) | Papierakten |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Art. 94 Nr. 9a sowie Art. 94⁸–94¹² des Arbeitsgesetzbuchs | Art. 94 Nr. 9a des Arbeitsgesetzbuchs |
| Aufbewahrungsort | Server/Cloud (verschlüsselt) | physisches Archiv |
| Zugriffszeit auf das Dokument | Sekunden | Minuten–Stunden |
| Risiko des Verlusts / der Beschädigung | Minimal (Backup) | Brand, Wasserschaden, Diebstahl |
| Einhaltung der DSGVO | Einfachere Kontrolle des Zugriffs und der Protokolle | schwer zu prüfen |
| Kosten für die Archivierung | niedrig (Speicher) | hoch (Fläche, Ordner) |
| Remote-Onboarding | ✅ vollständig | ❌ erfordert persönliche Anwesenheit oder Postversand |
| Für die Migration erforderliche Signatur | QES oder qualifiziertes Siegel | trifft nicht zu |
| Aufbewahrungsfrist (ab 2019) | 10 Jahre | 10 Jahre |
Elektronische Personalakten und qualifizierte Signaturen sind keine futuristische Vision, sondern bereits heute verfügbare Werkzeuge. Das polnische Arbeitsrecht gewährt Ihrer Personalabteilung volle Handlungsfreiheit – vorausgesetzt, es werden die richtigen Signaturen verwendet.
Als Autorisierter Partner von Certum Wir unterstützen Personalabteilungen bei der Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur für das gesamte Team – von der Produktauswahl über die Installation und Schulung bis hin zur Unterstützung bei der Digitalisierung von Akten. Wir betreuen Unternehmen in unseren Büros in Warschau, Krakau, Breslau und Radom oder online.
📞 Ruf an: +48 22 417 05 55 — Wir beraten Sie gerne, welche Variante der qualifizierten Signatur oder des qualifizierten Siegels am besten zu Ihrer Organisation passt.
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Weitere Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen findest du im Arbeitsgesetzbuch sowie auf der Website gov.pl/web/finanse.
Ja – eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verleiht der elektronischen Form gemäß § 78¹ des Bürgerlichen Gesetzbuchs die gleiche Rechtswirksamkeit wie der schriftlichen Form. Ein Arbeitsvertrag, der von beiden Parteien mit einer QES unterzeichnet wurde, ist vollumfänglich gültig und erfordert keinerlei Papierdokument.
Nein. Eine vertrauenswürdige Signatur verleiht dem Dokument lediglich eine formelle Gültigkeit, ist jedoch nicht schriftlich – für einen elektronisch abgeschlossenen Arbeitsvertrag ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Ein Vertrag mit einer vertrauenswürdigen Signatur ist zwar nicht ungültig, aber der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer die Bedingungen vor Arbeitsantritt schriftlich bestätigen; andernfalls begeht er eine Ordnungswidrigkeit.
Für Arbeitnehmer, die ab dem 1. Januar 2019 beschäftigt waren – 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Für Arbeitnehmer, die in den Jahren 1999–2018 beschäftigt waren – 50 Jahre, es sei denn, der Arbeitgeber reicht die Formulare OSW und RIA bei der ZUS ein (dann 10 Jahre). Für Arbeitnehmer, die vor 1999 beschäftigt waren, immer 50 Jahre.
Dies ist weder vorgeschrieben noch empfohlen. Nach der Umstellung auf elektronische Unterlagen muss der Arbeitgeber keine Papierakten mehr aufbewahren. Entscheidend ist die ordnungsgemäße Übertragung der Unterlagen (Scan + qualifizierte Signatur oder Stempel des Arbeitgebers bzw. Unterschrift einer bevollmächtigten Person) sowie die Unterrichtung der Arbeitnehmer über die Änderung und die Möglichkeit, innerhalb von 30 Tagen eine Papierversion zu erhalten.
Ja – um eine Unterschrift zu leisten, die die Wirksamkeit der Schriftform begründet, benötigt der Mitarbeiter sein eigenes qualifiziertes elektronisches Zertifikat (QES). Als autorisierter Partner von Certum können wir dem Mitarbeiter (auch einem Ausländer) dabei helfen, eine qualifizierte elektronische Signatur zu erhalten, unter anderem durch eine Online-Identitätsprüfung (IDnow).
Ein qualifiziertes Siegel ist ein elektronisches Firmensiegel, das vom Arbeitgeber (als juristische Person) verwendet wird – es eignet sich zur massenhaften Beglaubigung von Scans papierener Unterlagen bei deren Digitalisierung sowie zur elektronischen Ausstellung von Arbeits- und Verdienstbescheinigungen. Er ersetzt die Unterschrift des Personalverantwortlichen bei der Bearbeitung großer Dokumentenmengen; ein Arbeitszeugnis in elektronischer Form sollte jedoch sicherheitshalber mit der qualifizierten Signatur einer befugten Person versehen werden.
