Tu empresa o tu despacho de contabilidad debe integrar el programa de facturación con KSeF, y te enfrentas a la duda: ¿sello cualificado o ZAW-FA? Esta guía explica cómo funciona la autenticación en KSeF, por qué el sello (QSeal) es la mejor opción cuando el volumen de facturas es elevado y cómo configurar correctamente los permisos, incluidos los del cliente al que se presta servicio.
La obligación de utilizar el código KSeF se está introduciendo de forma gradual y afecta a los sujetos pasivos del IVA, tanto a los que ejercen su actividad como a los exentos:
Importante en la práctica: durante todo el año 2026 No se imponen multas por cometer errores En KSeF se trata de un periodo de transición para la adaptación gradual. Sin embargo, esto no significa que se pueda retrasar la integración: la obligación de emitir facturas en el sistema KSeF ya existe, y a partir del 1 de enero de 2027, las facturas emitidas fuera del sistema podrán ser sancionadas con una multa de hasta 100% del importe del IVA de dicha factura.
El KSeF se comunica con programas externos a través de API (Interfaz de programación de aplicaciones). Cada llamada a la API requiere una autenticación, es decir, la confirmación de la identidad del emisor de las facturas. La autenticación se lleva a cabo siempre con el número NIP la empresa a la que corresponde la factura.
En la práctica, el sistema —por ejemplo, tu programa de facturación o tu ERP— debe contar con una de las siguientes herramientas:
En el caso de un sistema ERP que envía facturas automáticamente (por ejemplo, por la noche o durante el fin de semana), solo ofrece total independencia respecto a una persona concreta sello digital — Las demás vías requieren la participación de una persona designada, al menos a la hora de obtener y renovar el acceso.
Ambos métodos son legales, pero en la práctica funcionan de forma totalmente diferente. Hemos recopilado las diferencias clave en la siguiente tabla:
| Criterio | Sello Cualificado Electrónico (QSeal) | ZAW-FA (designación de una persona física) |
|---|---|---|
| Asignación | Para el modelo NIP de la empresa | A una persona física concreta |
| Automatización | Total: el sistema funciona sin intervención humana | Limitada: requiere la participación activa de la persona |
| Rotación de personal | Sin repercusiones: el sello sigue vigente independientemente de los cambios de personal | Es necesario actualizar el ZAW-FA cada vez que se produzca un cambio de empleado |
| Volumen de facturas | Sin límites (ideal para grandes volúmenes) | Puede suponer un cuello de botella en la emisión masiva |
| Asesoría contable | Un solo sello permite dar servicio a varios clientes (una vez concedidos los permisos) | Cada cliente requiere una configuración individual con una persona |
| Seguridad | Alto nivel de aislamiento: claves en el módulo HSM o en la tarjeta | Dependientes de la seguridad de la cuenta de una persona física |
| Costes de implementación | Desde 1289 PLN (SimplySign) o desde 1399 PLN (Certum Mini) | No hay coste por el certificado, pero sí por la gestión administrativa |
Puedes leer más sobre esta decisión en la guía: ZAW-FA o el sello electrónico: gestión de permisos en KSeF para empresas.
Asesoría contable Es un caso particular: actúa en nombre de decenas de clientes, cada uno de los cuales tiene su propio NIP. Configurar el ZAW-FA para cada cliente por separado supone enviar decenas de notificaciones a las oficinas de Hacienda —y el mismo número de actualizaciones cuando se producen cambios en la plantilla—.
El sello digital resuelve este problema de otra manera: la oficina recibe del cliente autorización para operar en KSeF (la denominada «autorización subjetiva») y, a continuación, utiliza su sello o certificado KSeF para enviar facturas a través de la API. Todo el proceso es transparente, auditable y —lo que es importante— No se bloquea al despedir o sustituir a un empleado.
Para las empresas con un gran volumen de facturas (varios cientos al mes), las ventajas son igualmente evidentes:
Para obtener más información sobre el papel del sello digital cualificado en la automatización KSeF, consulta el artículo: Sello cualificado QSeal — KSeF, automatización, control de accesos.
El sistema KSeF cuenta con un modelo de permisos muy completo. El titular de NIP (contribuyente) puede conceder acceso a otras entidades o personas, definiendo para cada una de ellas el ámbito de actuación:
El cliente inicia sesión en su KSeF (por ejemplo, mediante una firma cualificada o un perfil de confianza) y, en el panel de permisos, indica el NIP de la asesoría contable y el alcance de los permisos. La asesoría contable podrá entonces actuar en nombre del cliente —emitir o cobrar facturas— utilizando sus propias credenciales de autenticación.
Una regla importante: las autorizaciones en KSeF tienen un alcance específico y pueden revocarse en cualquier momento. En aras de la transparencia, se recomienda que la oficina lleve un registro de las autorizaciones de cada cliente.
| El papel de | ¿Qué puede hacer? | ¿Quién debería tener |
|---|---|---|
| Propietario de NIP / entidad autorizada | Todo, incluida la concesión y la retirada de permisos | Propietario de la empresa, presidente/consejo de administración |
| Emisor de facturas | Emisión y envío a KSeF, descarga de copias | Empleados del departamento de contabilidad, del sistema ERP de la empresa, de la asesoría contable |
| Lector de facturas | Descarga de facturas (sin envío) | Auditor, interventor financiero |
| Gestor de permisos | Conceder/retirar permisos a los demás | Administrador del sistema, director financiero |
KSeF incluye el modo sin conexión24: puedes utilizarlo en cualquier momento, por iniciativa propia (por ejemplo, si no hay conexión a Internet), y no solo durante un fallo del sistema. Normas:
El modo sin conexión no es una alternativa para el día a día, sino un procedimiento auxiliar. Tu programa de facturación o ERP debería ser compatible técnicamente con este modo. Encontrarás más detalles en la guía: KSeF sin conexión: dos códigos QR y el certificado KSeF de tipo 2.
La implementación de la firma digital cualificada para su integración con KSeF consta de varias etapas:
KSeF supone un cambio irreversible en la forma de emitir facturas, y la elección del método de autenticación adecuado determina si la integración se llevará a cabo sin problemas y de forma automática, o si generará dificultades cada vez que se produzca un cambio de personal.
Como Socio autorizado de Certum Ayudamos a las empresas y a las asesorías contables a implementar un sello digital cualificado listo para su integración con KSeF, desde la solicitud del certificado, pasando por la configuración, hasta la formación en gestión de permisos.
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Encontrarás más información técnica en la página web oficial de KSeF: ksef.podatki.gov.pl.
El programa de facturación o el ERP se comunica con KSeF a través de la API del Ministerio de Hacienda. Para que el sistema pueda enviar facturas automáticamente, debe estar autenticado en el NIP de la empresa; la forma más cómoda de hacerlo es mediante un sello digital cualificado (QSeal), que permite el funcionamiento sin intervención humana. Una alternativa es que la operación la realice una persona designada mediante la notificación ZAW-FA (que inicia sesión con una firma cualificada o un perfil de confianza) o mediante el certificado gratuito KSeF ; sin embargo, estas opciones requieren la intervención de una persona concreta a la hora de obtener acceso y renovar periódicamente el certificado (como máximo cada dos años).
La firma cualificada está asignada a una persona física; sirve para que una persona firme documentos. El sello cualificado (QSeal) está asignado a una persona jurídica (a NIP) y sirve para la autenticación automática de un sistema informático. En KSeF, el sello permite el envío masivo y automático de facturas sin necesidad de que un empleado intervenga en cada transacción.
Sí, pero solo tras la concesión formal de permisos por parte del cliente en el panel KSeF. El cliente inicia sesión en su KSeF e indica el NIP de la asesoría contable, así como el alcance de los permisos (por ejemplo, la emisión de facturas). La asesoría podrá entonces actuar en nombre del cliente utilizando sus propios datos de autenticación, como, por ejemplo, un sello digital o un certificado de KSeF.
El modo «offline24» permite emitir una factura fuera del sistema por iniciativa del contribuyente; en caso de avería del KSeF, se activan modos de emergencia independientes. La factura se genera localmente en formato XML y, al remitirse al comprador fuera de KSeF, debe incluir dos códigos QR. Debes enviarla a KSeF a más tardar el siguiente día laborable tras su emisión (en caso de avería anunciada, en un plazo de hasta 7 días laborables). El segundo código QR requiere un certificado KSeF de tipo 2.
Las grandes empresas cuyo volumen de ventas (con IVA incluido) haya superado los 200 millones de zlotys en 2024 — a partir del 1 de febrero de 2026. El resto de empresas, incluidos los contribuyentes exentos del IVA (microempresas, pequeñas y medianas empresas) — a partir del 1 de abril de 2026. Los contribuyentes más pequeños „excluidos digitalmente” con una facturación bruta ≤ 10 000 zlotys al mes — a partir del 1 de enero de 2027.
Ambos sellos son servicios de confianza cualificados emitidos por Certum y tienen la misma validez jurídica. SimplySign es una solución en la nube: un certificado accesible a través de una API sin tarjeta física, ideal para integraciones automatizadas en servidores. Certum Mini es una tarjeta criptográfica con lector, ideal para aquellos casos en los que se requiere un control físico local de la clave privada. Para la integración con KSeF a través de la API, suele ser más cómodo utilizar SimplySign.
