Ваш відділ кадрів потопає в паперах, а співробітники підписують договори під час адаптації, замість того щоб з першого дня зосередитися на роботі? Дізнайтеся, як законно вести електронну справу, підписувати трудові договори повністю в цифровому форматі та оцифрувати існуючі документи — відповідно до Трудового кодексу та без юридичних ризиків.
Так — з 1 січня 2019 року. Змінений Трудовий кодекс (ст. 94 п. 9а та ст. 94⁸–94¹² ТК) надає роботодавцям повну свободу у веденні кадрової документації в електронному вигляді. Електронна форма є юридично чинною еквівалентна паперовій (ст. 94¹¹ ТК) — це не „гірший” варіант, а повноцінна альтернатива.
Ведення документації в електронному вигляді замість паперового — це не лише зручність, а й реальна економія офісного простору, витрат на архівування та робочого часу відділу кадрів на пошук документів. Для компаній, у яких працюють сотні чи тисячі співробітників, різниця є колосальною.
Так — і це цілком законно. Цивільний кодекс у статті 78¹ встановлює, що електронна форма з кваліфікованим електронним підписом є що має силу письмового документа. Оскільки Трудовий кодекс вимагає, щоб трудовий договір був укладений у письмовій формі (ст. 29 § 2 ТК), а електронна форма з QES відповідає цій вимозі, трудовий договір може бути укладений повністю в цифровому форматі — без жодного аркуша паперу.
Ключова деталь, яку багато відділів з управління персоналом пропускають: не кожен електронний підпис є достатнім.
| Тип підпису | Еквівалент письмової форми? | Чи відповідає це трудовому договору? |
|---|---|---|
| Кваліфікований електронний підпис (КЕП) | ✅ Так (ст. 78¹ ЦК) | ✅ Так |
| Довірений підпис (Довірений профіль) | ❌ Ні (документальна форма) | ❌ Не відповідає вимозі |
| Особистий підпис (e-dowód) | ❌ Ні (документальна форма) | ❌ Не відповідає вимозі |
| Рукописний підпис на скані | ❌ Ні | ❌ Ні |
Використання довіреного підпису в трудовому договорі є помилкою, хоча й не призводить до його недійсності — письмова форма трудового договору не є обов’язковою під загрозою недійсності. Однак у такому випадку роботодавець повинен письмово підтвердити працівникові умови договору ще до його допуску до роботи, а відсутність такого підтвердження є правопорушенням, за яке передбачено штраф у розмірі від 1000 до 30 000 злотих (ст. 281 § 1 п. 2 Трудового кодексу). Дізнайтеся про різницю між підписами в нашому посібнику: «Довірений профіль» та кваліфікований підпис — відмінності.
Процес електронного підписання трудового договору простіший, ніж може здатися. Ось його стандартний порядок:
Весь процес займає кілька хвилин і не вимагає принтера, сканера чи кур’єра.
Трудовий договір — це не єдиний документ, який підписує працівник. В електронній папці зберігається набагато більше документів. Як підійти до решти документів?
У вас уже є співробітники та купи паперових папок? Ви можете перевести їх в електронний формат — але одного лише сканування документів недостатньо.
Переведення паперової документації в електронну форму вимагає:
Цей етап — засвідчення сканованих документів — саме та сфера, в якій кваліфікований електронний підпис найкраще себе зарекомендував (див. наступний розділ).
кваліфікована електронна печатка (QSeal) це електронний еквівалент фірмової печатки: він підтверджує, що документ походить від вашої компанії (юридичної особи) і не зазнав змін — eIDAS з нею пов’язане припущення про автентичність походження та цілісність даних. У контексті управління персоналом це працює у двох ситуаціях:
У пропозиції podpisano.pl ви знайдете два варіанти: кваліфікована електронна печатка SimplySign (хмарна, для автоматизації) та Certum Mini (картка зі зчитувачем). Більше про печатки та їхнє застосування в автоматизації: кваліфікований штамп QSeal — KSeF та автоматизація.
| Критерій | Е-досьє (електронна документація) | Паперові документи |
|---|---|---|
| Правова основа | ст. 94 п. 9а та ст. 94⁸–94¹² Трудового кодексу | ст. 94 п. 9а Трудового кодексу |
| Місце зберігання | сервер/хмара (зашифровані) | фізичний архів |
| Час доступу до документа | секунди | хвилини–години |
| Ризик втрати / знищення | мінімальні (резервне копіювання) | пожежа, затоплення, крадіжка |
| Відповідність вимогам GDPR | простіший контроль доступу та журналів | яка важко піддається аудиту |
| Вартість архівування | низький (зберігання) | високий (площа, папки) |
| Дистанційне введення в курс справи | ✅ повний | ❌ вимагає особистої присутності або поштового відправлення |
| Підпис, необхідний для міграції | QES або кваліфікований електронний підпис | не стосується |
| Термін зберігання (з 2019 року) | 10 років | 10 років |
Електронні особові справи та кваліфікований підпис — це не футуристична візія, а готові інструменти, доступні вже зараз. Польське трудове законодавство надає вашому відділу кадрів повну свободу дій — за умови використання відповідних підписів.
Як Авторизований партнер Certum Ми допомагаємо відділам HR впровадити кваліфікований електронний підпис для всього колективу — від вибору продукту, через встановлення та навчання, до супроводу в процесі оцифрування документів. Ми надаємо послуги компаніям у наших офісах у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Радомі або онлайн.
📞 Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 — ми порадимо, який варіант підпису або кваліфікованого електронного підпису найкраще підійде для вашої організації.
🛒 Перегляньте товари: SimplySign (мобільний QES для працівників та фахівців з управління персоналом), кваліфікована електронна печатка SimplySign (для масової цифровізації та автоматизації).
Більше інформації про законодавчі вимоги можна знайти в Трудовому кодексі та на сайті gov.pl/web/finanse.
Так — кваліфікований електронний підпис (QES) надає електронній формі юридичну силу, рівнозначну письмовій формі, відповідно до статті 78¹ Цивільного кодексу. Трудовий договір, підписаний обома сторонами за допомогою QES, є повністю дійсним і не потребує жодного паперового документа.
Ні. Довірений підпис надає лише документальну форму, а не письмову — для трудового договору, що укладається в електронній формі, потрібен кваліфікований електронний підпис (QES). Договір із довіреним підписом не буде недійсним, але роботодавець повинен підтвердити працівникові умови в письмовій формі перед допуском до роботи, інакше він вчиняє правопорушення.
Для осіб, прийнятих на роботу з 1 січня 2019 року, — 10 років з кінця календарного року, в якому припинилися трудові відносини. Для осіб, прийнятих на роботу в 1999–2018 роках, — 50 років, за винятком випадків, коли роботодавець подасть до ЗУС бланки OSW та RIA (тоді — 10 років). Для осіб, прийнятих на роботу до 1999 року, — завжди 50 років.
Це не є обов’язковим і не рекомендується. Після переходу на електронну документацію роботодавець не зобов’язаний зберігати паперові документи. Ключовим є правильне перенесення документації (скан + кваліфікований підпис або печатка роботодавця, або підпис уповноваженої особи) та інформування працівників про зміну та можливість отримання паперової версії протягом 30 днів.
Так — для проставлення підпису, що надає документу силу письмової форми, працівникові потрібен власний QES. Як авторизований партнер Certum, ми можемо допомогти працівнику (у тому числі іноземцю) отримати кваліфікований електронний підпис, зокрема шляхом онлайн-верифікації особи (IDnow).
Кваліфікована печатка — це електронна фірмова печатка, яку використовує роботодавець (як юридична особа); вона зручна для масового засвідчення сканованих паперових документів під час їхньої оцифровки, а також для електронного видавання довідок про працевлаштування та заробітну плату. Вона замінює підпис співробітника відділу кадрів під час обробки великих обсягів документів; однак трудове посвідчення в електронній формі безпечніше завірити кваліфікованим підписом уповноваженої особи.
