Ваш отдел кадров утопает в бумажной волоките, а сотрудники во время адаптации подписывают договоры, вместо того чтобы с первого дня сосредоточиться на работе? Узнайте, как на законных основаниях вести электронное досье, подписывать трудовые договоры полностью в цифровом формате и оцифровывать существующие документы — в соответствии с Трудовым кодексом и без юридических рисков.
Да — с 1 января 2019 года пересмотренный Трудовой кодекс (ст. 94 п. 9а и ст. 94⁸–94¹² ТК) предоставляет работодателям полную свободу в ведении кадровой документации в электронном виде. Электронная форма является юридически действительной эквивалентная бумажной (ст. 94¹¹ ТК) — это не „худший” вариант, а полноценная альтернатива.
Ведение документации в электронном виде вместо бумажного — это не только удобство, но и реальная экономия офисного пространства, затрат на архивирование и рабочего времени сотрудников отдела кадров, затрачиваемого на поиск документов. Для компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников, разница огромна.
Да — и это совершенно законно. Статья 78¹ Гражданского кодекса гласит, что электронная форма с квалифицированной электронной подписью является имеющая силу письменного документа. Поскольку Трудовой кодекс требует, чтобы трудовой договор был заключен в письменной форме (ст. 29 § 2 ТК), а электронная форма с QES соответствует этому требованию, трудовой договор может быть заключен полностью в цифровом формате — без единого листа бумаги.
Ключевая деталь, которую упускают из виду многие отделы по работе с персоналом: не всякая электронная подпись подойдет.
| Тип подписи | Равнозначно письменной форме? | Подходит ли это для трудового договора? |
|---|---|---|
| Квалифицированная электронная подпись (QES) | ✅ Да (ст. 78¹ Гражданского кодекса) | ✅ Да |
| Доверенная подпись («Доверенный профиль») | ❌ Нет (документальная форма) | ❌ Не соответствует требованию |
| Личная подпись (e-dowód) | ❌ Нет (документальная форма) | ❌ Не соответствует требованию |
| Рукописная подпись на скане | ❌ Нет | ❌ Нет |
Использование доверенной подписи в трудовом договоре является ошибкой, хотя и не влечет за собой его недействительность — письменная форма трудового договора не является обязательной под угрозой недействительности. Однако в таком случае работодатель обязан подтвердить сотруднику условия договора в письменной форме ещё до его допуска к работе, а отсутствие такого подтверждения является правонарушением, наказываемым штрафом в размере от 1000 до 30 000 злотых (ст. 281 § 1 п. 2 Трудового кодекса). Узнайте о разнице между подписями в нашем руководстве: «Доверенный профиль» и «квалифицированная подпись» — различия.
Процесс электронного подписания трудового договора проще, чем может показаться. Вот его стандартный порядок:
Весь процесс занимает несколько минут и не требует ни принтера, ни сканера, ни курьера.
Трудовой договор — не единственный документ, который подписывает работник. В электронном досье оказывается гораздо больше документов. Как подходить к остальным документам?
У вас уже есть сотрудники и горы бумажных папок? Вы можете перевести их в электронный формат — но одного сканирования документов для этого недостаточно.
Перевод бумажной документации в электронный формат требует:
Этот этап — заверение сканов — как раз и является той областью, в которой квалифицированная печать подходит лучше всего (см. следующий раздел).
Квалифицированная печать (QSeal) это электронный аналог фирменной печати: он подтверждает, что документ исходит от вашей компании (юридического лица) и не был изменен — eIDAS с ней связано презумпция подлинности происхождения и целостности данных. В контексте HR это применимо в двух ситуациях:
В ассортименте podpisano.pl вы найдете два варианта: Квалифицированная печать SimplySign (облачная, для автоматизации) и Certum Mini (карта со считывателем). Подробнее о печатях и их применении в автоматизации: Квалифицированная печать QSeal — KSeF и автоматизация.
| Критерий | Электронное досье (электронная документация) | Бумажные документы |
|---|---|---|
| Правовая основа | статья 94 пункт 9а и статьи 94⁸–94¹² Трудового кодекса | статья 94 пункт 9а Трудового кодекса |
| Место хранения | сервер/облако (зашифрованные) | физический архив |
| Время доступа к документу | секунды | минуты–часы |
| Риск потери / уничтожения | минимальные (резервные) | пожар, затопление, кража |
| Соответствие требованиям GDPR | более простой контроль доступа и журналов | сложная для аудита |
| Стоимость архивирования | низкий (хранение) | высокий (площадь, папки) |
| Дистанционное введение в должность | ✅ полный | ❌ Требуется личное присутствие или отправка по почте |
| Подпись, необходимая для миграции | QES или квалифицированная печать | не применимо |
| Срок хранения (с 2019 г.) | 10 лет | 10 лет |
Электронные личные дела и квалифицированная подпись — это не футуристическая перспектива, а готовые инструменты, доступные уже сегодня. Польское трудовое законодательство предоставляет вашему отделу кадров полную свободу действий — при условии использования надлежащих подписей.
Как авторизованный партнер Certum Мы помогаем отделам HR внедрить квалифицированную электронную подпись для всего коллектива — от выбора продукта, установки и обучения до поддержки в процессе оцифровки документов. Мы обслуживаем компании в наших офисах в Варшаве, Кракове, Вроцлаве и Радоме, а также онлайн.
📞 Позвоните: +48 22 417 05 55 — мы подскажем, какой вариант электронной подписи или квалифицированной печати лучше всего подходит для вашей организации.
🛒 Посмотрите товары: SimplySign (мобильное приложение QES для сотрудников и специалистов по кадрам), Квалифицированная печать SimplySign (для массовой оцифровки и автоматизации).
Более подробную информацию о правовых требованиях можно найти в Трудовом кодексе и на сайте gov.pl/web/finanse.
Да — квалифицированная электронная подпись (QES) придает электронной форме юридическую силу, равнозначную письменной форме, в соответствии со статьёй 78¹ Гражданского кодекса. Трудовой договор, подписанный обеими сторонами с использованием QES, является полностью действительным и не требует никаких документов на бумаге.
Нет. Доверительная подпись обеспечивает лишь документальную форму, а не письменную — для трудового договора, заключаемого в электронном виде, требуется квалифицированная электронная подпись (QES). Договор с доверенной подписью не будет считаться недействительным, но работодатель обязан подтвердить работнику условия в письменной форме до допуска к работе, в противном случае он совершает правонарушение.
Для лиц, принятых на работу с 1 января 2019 года — 10 лет с момента окончания календарного года, в котором прекратились трудовые отношения. Для лиц, принятых на работу в 1999–2018 годах, — 50 лет, за исключением случаев, когда работодатель подаст в ZUS формы OSW и RIA (в этом случае — 10 лет). Для лиц, принятых на работу до 1999 года, — всегда 50 лет.
Это не требуется и не рекомендуется. После перехода на электронную документацию работодатель не обязан хранить бумажные документы. Ключевым моментом является правильный перевод документации (скан + квалифицированная подпись или печать работодателя либо подпись уполномоченного лица), а также информирование работников об этом изменении и о возможности получения бумажной версии в течение 30 дней.
Да — для проставления подписи, придающей документу силу письменной формы, сотруднику необходим собственный квалифицированный электронный подпись (QES). Как авторизованный партнёр Certum, мы можем помочь сотруднику (в том числе иностранцу) получить квалифицированную электронную подпись, в том числе посредством онлайн-верификации личности (IDnow).
Квалифицированная печать — это электронная фирменная печать, используемая работодателем (как юридическим лицом); она удобна для массового заверения сканов бумажных документов при их оцифровке, а также для электронной выдачи справки о трудоустройстве и заработной плате. Она заменяет подпись сотрудника отдела кадров при обработке больших объемов документов; однако трудовую книжку в электронном виде безопаснее заверить квалифицированной подписью уполномоченного лица.
