En los procedimientos cuyo valor sea igual o superior a los umbrales de la UE, la oferta y el JEDZ deberán firmarse exclusivamente con una firma electrónica cualificada. En los procedimientos nacionales (por debajo de los umbrales), la ley también admite la firma de confianza y la firma personal, pero es la firma cualificada la que es válida en ambos casos —y la única que permite celebrar electrónicamente el propio contrato de contratación pública—. Te explicamos qué se deriva de cada cosa y cómo evitar perder una oferta por un error formal.
La Ley de Contratación Pública (Ley de 11 de septiembre de 2019, en adelante: LCP) ha trasladado a Internet la comunicación entre el poder adjudicador y los licitadores. Las ofertas se presentan a través de la plataforma Contratación electrónica o en los portales de compras de los compradores, y un documento que no cuente con la firma correspondiente se considera como si no se hubiera presentado. En la práctica, esto significa que rechazo de la oferta sin posibilidad de completarla (art. 226, apartado 1, punto 3, de la Ley de Contratación Pública) — independientemente de lo buena que fuera la oferta.
La regla es sencilla:
Los umbrales actuales de la Unión Europea los publica el presidente de la Oficina de Contratación Pública en un anuncio que se actualiza cada dos años. En los años 2026-2027 ascienden a: 140 000 euros (suministros y servicios de la administración central), 216 000 euros (entre otros, las administraciones locales) y 5 404 000 euros (obras de construcción); a partir del 1 de enero de 2026, la propia ley abarca los contratos con un valor mínimo de 170 000 zlotys netos. Antes de presentar una oferta, comprueba siempre el valor del procedimiento en el anuncio o en las especificaciones de la licitación.
| Documento | Evolución ≥ umbrales de la UE | Procedimiento nacional |
|---|---|---|
| Oferta | solo firma cualificada | cualificado / de confianza / personal |
| JEDZ (ESPD) | solo firma cualificada | no procede (declaración prevista en el artículo 125 de la Ley de Contratación Pública —al igual que la oferta—) |
| Poder notarial | firma cualificada del mandante | como una oferta (o una certificación notarial) |
| Contrato de adjudicación | solo una firma cualificada (o en papel) | solo una firma cualificada (o en papel) |
JEDZ (Documento Único Europeo de Contratación, en inglés: ESPD) Se trata de una declaración propia del licitador que, en los procedimientos que superan los umbrales de la UE, sustituye a los certificados y acreditaciones en la fase de presentación de ofertas. Se presenta en formato electrónico —normalmente como un archivo XML o PDF generado en el servicio eESPD— y lo firma con una firma electrónica cualificada.
Consejo práctico: firma los archivos PDF en formato PAdES (firma „dentro” del documento), y los archivos XML, en formato XAdES. Si utilizas XAdES en su variante externa, recuerda facilitar al solicitante ambos archivos: el documento y el archivo de firma. Para saber más sobre las diferencias, consulta el artículo PAdES y XAdES: las dos caras de la firma electrónica.
¿El error más común? La edición del documento después de su firma — esto invalida la firma. El orden siempre es el siguiente: versión final → firma → envío. La firma aplicada al archivo ZIP abarca todos los archivos del mismo (§ 8 del Reglamento sobre requisitos técnicos), pero es más seguro firmar cada archivo por separado.
De conformidad con el artículo 432 de la Ley de Contratación Pública, el contrato de contratación pública requiere por escrito, so pena de nulidad. En el mundo digital, su equivalente es únicamente el formato electrónico con firma electrónica cualificada de ambas partes (art. 78¹ del Código Civil). Cada vez son más los poderes adjudicadores —entre ellos, colegios, guarderías y organismos de la administración local— que firman los contratos precisamente de esta manera: sin necesidad de imprimir, enviar por mensajería ni escanear. Esto se aplica también a los anexos y actas que requieren la forma escrita.
En la práctica de las licitaciones, rara vez es la „empresa” la que firma; lo hace una persona concreta, y el poder adjudicador comprueba minuciosamente su facultación. Tres situaciones típicas:
Buena práctica para los departamentos de licitaciones: lleva un registro de la validez de los certificados de todas las personas que firman. Un certificado que caduque durante el procedimiento (por ejemplo, entre la presentación de la oferta y la firma del contrato) puede paralizar todo el proceso; renovarlo lleva un momento, pero solo si alguien se acuerda de hacerlo.
La firma cualificada no solo resulta útil en la propia oferta. En un procedimiento típico, también se firman electrónicamente: las aclaraciones sobre el contenido de la oferta y el precio manifiestamente bajo, las pruebas documentales y las declaraciones de actualización, los compromisos de terceros para facilitar recursos, la fianza aportada en forma de garantía electrónica (en este caso, la firma la aporta el garante —un banco o una aseguradora—) y, por último, el contrato y sus anexos. Cuanto más avanza el procedimiento, más a menudo resulta que un único certificado „para la empresa” no es suficiente: las aclaraciones con un plazo de dos días no pueden esperar a que el presidente regrese de su viaje de negocios. Por eso, los departamentos de licitaciones bien organizados dotan de firmas móviles al menos a dos personas.
Ambas firmas electrónicas que ofrece podpisano.pl, socio autorizado de Certum, están homologadas y son plenamente aceptadas en e-Zamówienia y en los portales de compras:
¿No te decides? Lee la comparativa ¿SimplySign o Certum Mini? o simplemente llama al: +48 22 417 05 55. Te ayudaremos con la compra, instalación i Formaremos al equipo de ofertas.
En los procedimientos cuyo valor sea igual o superior a los umbrales de la Unión Europea, únicamente se admitirá la firma electrónica cualificada. En los procedimientos nacionales cuyo valor sea inferior a dichos umbrales, también se admite la firma de confianza o la firma personal con el documento de identidad electrónico.
Sí. El JEDZ se presenta en formato electrónico con una firma electrónica cualificada; esto se aplica a los procedimientos que superan los umbrales de la UE en los que se exige el JEDZ.
El contrato debe formalizarse por escrito so pena de nulidad, por lo que solo puede celebrarse por vía electrónica si ambas partes lo firman con una firma electrónica cualificada. La alternativa sigue siendo la firma tradicional en papel.
Solo en los procedimientos nacionales, por debajo de los umbrales de la UE. En las licitaciones de la UE, se rechazará cualquier oferta firmada con un perfil de confianza.
Lo mejor es firmar los archivos PDF en formato PAdES, y los archivos XML (por ejemplo, JEDZ) en formato XAdES. En el caso de una firma externa XAdES, envía al adjudicatario el documento junto con el archivo de la firma.
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