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Qualifiziertes Siegel vs. professionelle Unterschrift - was ist in Ihrem Verfahren zu wählen?

Eine Frage gibt die Richtung vor: ob es sich um eine Absichtserklärung einer Person oder einen "Stempel" eines Unternehmens handelt. Auf dieser Grundlage wählen Sie ein Tool aus, automatisieren den Prozess und müssen sich Jahre später nicht mehr um die Überprüfung kümmern.
Professionelle Unterschrift und qualifiziertes Siegel - was ist der Unterschied und wann sollte ich eines verwenden?

Professionelle Unterschrift und qualifiziertes Siegel - was ist der Unterschied und wann sollte ich eines verwenden?

Elektronische Signaturen und Siegel können die Ordnung von Unternehmensdokumenten schnell und effizient machen. Das Problem beginnt, wenn jemand fragt: "Bin ich derjenige, der eine elektronische Signatur verwenden sollte? eine professionelle Unterschrift oder qualifiziertes Siegel?". Im Folgenden erläutern wir die Unterschiede anhand von Beispielen - mit Blick auf die Nutzer der Certum-Lösungen (SimplySign, Certum Mini) und der proCertum SmartSign-Software.

Definitionen in zwei Sätzen

  • Qualifizierte Signatur (QES)die einzige elektronische Signatur in der EU, bei der die Gleichwertigkeit mit einer handschriftlichen Unterschrift vermutet wird; sie ist immer einer Person zugeordnet individuell. Variante "professionell' ist einfach eine QES, deren Zertifikat organisatorische Attribute (Rolle/Firma) enthält.

     

  • Qualifiziertes Siegel (QESeal)Äquivalent zum Firmenstempel in der digitalen Welt; zugeordnet zu juristische Person / Organisation. Gewährleistet die Authentizität des Ursprungs und die Integrität des Inhalts.

...und einfacher

  • Fachlich qualifizierte Unterschrift (berufsmäßige) Unterschrift - angebracht von einer bestimmten Person die im Namen des Unternehmens handelt, z. B. Mitglied des Vorstands, Vertreter. Sie bestätigt die Identität und den Willen der Person. Sie hat die gleiche Kraft wie eine handschriftliche Unterschrift.
  • Qualifizierter Stempel - muss angebracht werden von Einrichtung (juristische Person). Er bestätigt Herkunft und Integrität des Firmendokuments, drückt aber bringt nicht den Willen einer bestimmten Person zum Ausdruck. Ideal für die automatische "Stempeln" von Massendokumenten.

Wer kann sie nutzen?

 

  • Eine berufliche Unterschrift kann verwendet werden von jede natürliche Person, der das Unternehmen eine Unterschriftsvollmacht (Vertretung, Vollmacht, Bevollmächtigung) erteilt hat.

 

  • Qualifizierter Stempel: nur für Einrichtungen (z. B. Unternehmen, Ämter, Universitäten). In der Praxis kann das Siegel verwendet werden automatisch von Systemen - ohne ein menschliches "Anklicken".

Was genau bestätigen sie?

 

  • Professionelle Unterschrift: "Ich, Jan Kowalski, bringe mit meiner Unterschrift meinen Willen im Namen der Firma X gemäß meiner Vollmacht zum Ausdruck."

 

  • Qualifizierter Stempel: "Dieses Dokument kommt von von der Firma X und wurde nicht verändert." (ohne die Absichtserklärung der Person).

Typische Anwendungen

Wählen Sie eine professionelle Signatur, wenn

  • Sie geben Willenserklärungen (Verträge, Vollmachten, Beschlüsse),
  • eine "persönliche" Unterschrift erforderlich ist (von einem Mitglied des Verwaltungsrats, dem Hauptbuchhalter usw.),
  • ist eine hohe Beweiskraft dafür erforderlich, wer konkret unterschrieben hat.

Wählen Sie ein qualifiziertes Siegel, wenn

  • ausgeben en masse Dokumente: elektronische Rechnungen, Bestätigungen, Zertifikate, Bescheinigungen, Verordnungen,
  • Sie möchten, dass Dokumente im ERP/DMS-System automatisch "gestempelt" werden,
  • Sie benötigen Garantien für der Herkunft der Organisation und der Integrität des Inhalts, ohne dass eine Person genannt wird,
  • Sie arbeiten z.B. im Ksef-System.

Technische und rechtliche Aspekte

  • Sowohl das elektronische Siegel als auch die elektronische Unterschrift sind "qualifiziert", weil sie auf qualifizierten Zertifikaten die von qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern (QTSPs) ausgestellt wurden.
  • Sie unterscheiden sich Identität des Subjekts im Zertifikat: 
    • zur Unterschrift - einzeln;
    • für den Stempel - juristische Person.
  • Beide bieten Integrität und Authentifizierung des Ursprungs; der Unterschied besteht darin, dass die Unterschrift eine Aktion einer eine bestimmte Person.

Certum Mini, SimplySign, proCertum Smart Sign - wie funktioniert das in der Praxis?

  • Professionelle Signatur mit Certum (z.B. SimplySign oder Certum Mini) ist Unterschrift einer Person mit Unternehmensattributen - eignet sich für repräsentative Aufgaben, "namentliche" Unterschriften und Verfahren, bei denen eine Person identifiziert werden muss.
  • Certum qualifiziertes Siegel funktioniert als digitaler Firmenstempel; es eignet sich gut für die automatische Kennzeichnung mehrerer Dokumente, auch serverseitig.
  • Für die Arbeit an Ihrem Computer sind nützlich proCertum SmartSign (Prüfen, Signieren, Siegeln). In automatisierten Umgebungen kann das Siegel mit Systemen (ERP/DMS/Workflow) verbunden werden.

Was soll ich wählen? Schnell herunterladen

Wählen Sie eine professionelle Signatur, wenn

  • Sie unterschreiben Vertrag, Vollmacht, Beschluss, Bericht,
  • das Gesetz oder das Verfahren verlangt das Handeln einer Person,
  • muss eindeutig nachgewiesen werden, wer unterschrieben hat (Name, Nachname, Funktion).

Wählen Sie einen qualifizierten Stempel, wenn

  • Sie geben Hunderte/Tausende von Dokumenten "aus der Organisation" (elektronische Rechnungen, Bestätigungen),
  • wichtig die Quelle und die Integrität Inhalt und nicht die Absichtserklärung der Person,
  • Sie möchten automatisieren den Prozess der Dokumentenkennzeichnung automatisieren möchten.

Hinweis: Was auch immer Sie wählen, fügen Sie einen einen qualifizierten Zeitstempel und stellen Sie sicher langfristige Überprüfbarkeit (LTV) - Dies erleichtert Prüfungen und Beweisstreitigkeiten Jahre später.

Wesentliche Unterschiede - Vergleich

 

Merkmal

Fachlich qualifizierte Unterschrift

Qualifizierter Stempel

Wer "knickt ein"?

Natürliche Person (z.B. Mitglied des Vorstands, Bevollmächtigter)

Körperschaft/Organisation

Was bestätigt sie?

Identität der Person und Absichtserklärung

Ursprünge der Organisation und der Integrität Inhalt

Rechtskraft

Gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift

Ersetzt nicht die Unterschrift einer Person; gibt keine Willenserklärung ab

Wichtigste Szenarien

Verträge, Vollmachten, Beschlüsse, Berichte

E-Rechnungen, Bescheinigungen, Bestätigungen, "Stempeln" in großen Mengen

Arbeitsweise

Person "klickt" / autorisiert (z.B. SimplySign)

Kann automatisch arbeiten (Server/System)

 

Häufig gestellte Fragen

Hat ein Siegel die gleiche "Macht" wie eine Unterschrift?
 Es ersetzt nicht die Willenserklärung einer Person. Es garantiert den Ursprung und die Integrität des Unternehmensdokuments. Wenn die Unterschrift einer Person erforderlich ist - verwenden Sie eine professionelle Unterschrift.

Ist eine professionelle Unterschrift gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift?
 Ja - eine qualifizierte elektronische Signatur ist in der EU einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.

Kann ich gleichzeitig eine professionelle Unterschrift und ein Siegel haben?
 Ja - das ist eine gängige Praxis. Unterschrift für Vertreter/Rechtsanwälte, Siegel für Massenverfahren und Automatisierung.

 

und wenn ... 

... fragen Sie sich, was der Unterschied zwischen einer qualifizierten persönlichen Signatur und einer professionellen Signatur istwerfen Sie einen Blick auf unseren Leitfaden: "Persönliche oder berufliche qualifizierte Signatur? Die wichtigsten Unterschiede und Anwendungen" - dort nehmen wir die "Welt der persönlichen vs. geschäftlichen Unterschrift" auseinander und geben Anwendungsbeispiele.

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