Электронные рецепты, электронные направления, информационные карты, результаты обследований — медицинская документация уже перешла в цифровой формат, и каждый из этих документов требует электронной подписи. Мы расскажем, какой подписью следует подписывать электронную медицинскую документацию (EDM), чем отличается сертификат ZUS от квалифицированной подписи и когда учреждению понадобится квалифицированная печать.
От 1 января 2021 года. медицинская документация, как правило, ведётся в электронном виде — бумажная форма допускается только в том случае, если это прямо предусмотрено нормативным актом или если организационно-не позволяют вести документацию в цифровом формате (постановление Министра здравоохранения от 6 апреля 2020 г. о видах, объеме и формах медицинской документации, т. е. Сборник законов 2024 г., п. 798).
Однако стоит провести различие между двумя понятиями, которые в учреждениях часто путают:
Сегодня к EDM относятся:
📌 Каталог электронной медицинской документации (ЭМД) определяется постановлением Министра здравоохранения от 8 мая 2018 г. о видах электронной медицинской документации (т. е. Сборник законов 2023 г., п. 1851 с поправками) — и систематически пополняется. Учреждение, которое сегодня наводит порядок в процессах подписания, избавляет себя от суеты, связанной с внедрением, при каждом последующем расширении.
Закон о системе информации в сфере здравоохранения (ст. 2 п. 6) признает документ электронным медицинским документом (ЭМД) только в том случае, если он был подписан одним из следующих четырёх способов:
Каждый из этих методов является юридически действительным для электронного документооборота (EDM). Различия проявляются на практике — в затратах, сфере применения и удобстве при подписании нескольких десятков документов в день:
| Критерий | Сертификат ZUS | Доверенная подпись | Личная подпись (e-dowód) | Квалифицированная электронная подпись (QES) |
|---|---|---|---|---|
| Стоимость | бесплатный | бесплатный | бесплатный сертификат в электронном удостоверении личности (требуется считыватель NFC) | платная подписка |
| Срок действия | 5 лет | 3 года (с возможностью продления) | в течение срока действия электронного удостоверения | 1–3 года (с возможностью продления) |
| Область применения | только документы, связанные с оказанием медицинских услуг: электронные листы нетрудоспособности (e-ZLA), электронные рецепты, электронные медицинские карты (EDM) | EDM + административные вопросы в Польше | EDM + государственное управление | универсальный: EDM + договоры, кадры, KSeF, электронная доставка, тендеры, весь ЕС |
| Удобство при массовом подписании | высокая (подключена к офисному приложению) | низкий (авторизация каждой подписи при входе в систему) | среднее (каждый раз считыватель/телефон с поддержкой NFC и PIN-код) | высокий (облачная подпись, интеграция с системой HIS) |
Сертификат ZUS Это естественный первый шаг для врача: его можно бесплатно скачать с портала ZUS (eZUS/PUE) или через приложение gabinet.gov.pl, действует в течение 5 лет, а заявление на его продление можно подать уже за 28 дней до истечения срока действия. У него есть одно, но важное ограничение: он действует исключительно в сфере здравоохранения. Вы не сможете подписать им договор с контрагентом, кадровые документы, заявку на участие в конкурсе Национального фонда здравоохранения (NFZ) или отчёт компании.
Доверенная подпись подходит для эпизодического подписания, но требует авторизации каждой операции — при десятках документов в день это становится «узким местом». Различия между ним и QES мы объясняем в статье: Различия между доверенным профилем и квалифицированной электронной подписью. А о том, где именно будет использоваться слой подписи в электронном удостоверении личности, мы рассказываем в статье: Личная подпись с электронного удостоверения личности — когда она подойдет, а когда нет?
Квалифицированная подпись, например, мобильный SimplySign, является платным, но единственным, который поддерживает как EDM, так и все остальное: контракты с Национальным фондом здравоохранения (NFZ), трудовые договоры, счета-фактуры в формате KSeF, переписку через систему e-Doręczenia. Для врачей, которые часто подписывают документы, важен также комфорт: облачная подпись работает с телефона и компьютера, без карты и считывателя. А если вы беспокоитесь о „истечении срока действия” подписи — проверьте: Квалифицированная подпись и ограничения — сколько раз можно подписать документы?
Не каждая запись в системе управления приёмом пациентов требует электронной подписи. Постановление о медицинской документации (§ 4) допускает для внутренней документации — например, текущих записей в истории здоровья и болезни — использование внутренних механизмов телеинформационной системы: система должна однозначно идентифицировать лицо, вносящее запись, а также фиксировать время и объем каждого изменения. На практике это означает подтверждение записи в учетной записи врача или медсестры, вошедших в систему.
💡 Полная подпись (один из четырёх методов, предусмотренных законом) является обязательным требованием для документов в формате EDM из каталога, описанного выше, — ведь без неё информационная карточка или результат исследования вообще не являются документом в формате EDM в понимании закона и не могут циркулировать в системе обмена.
От 1 июля 2021 года. Каждый поставщик услуг — от индивидуальной практики до клинической больницы — имеет две обязанности перед платформой P1:
Это важный нюанс архитектуры: P1 не хранит документацию — её хранит учреждение, в течение как минимум 20 лет (ст. 29 Закона о правах пациента). Это означает, что подписи под электронными медицинскими документами должны оставаться поддающимися проверке на протяжении десятилетий — даже спустя долгое время после истечения срока действия сертификата, с помощью которого они были поставлены. Как этого добиться, мы объясняем в руководстве: Как обеспечить сохранность документа на долгие годы? Сохранение электронных подписей на практике.
Кстати, цифровизация здравоохранения набирает обороты: начиная с 1 января 2026 года. работает централизованная электронная регистрация (Закон от 26 сентября 2025 г., Сборник законов 2025 г., п. 1537), который на начальном этапе охватывает кардиологию, а также профилактическую маммографию и цитологию, с подключением поставщиков медицинских услуг в течение 2026 года. Чем эффективнее учреждение управляет подписями и электронными медицинскими картами, тем легче ему подключаться к последующим центральным системам.
Небольшой кабинет и врачебная практика. Врач, ведущий частную практику, обычно начинает с бесплатного набора: приложение gabinet.gov.pl или коммерческая программа для ведения врачебной практики «Gabinet Plus» сертификат ZUS для электронных рецептов, электронных направлений и электронных больничных листов. Это решение вполне законно и удобно — пока деятельность ограничивается лечением. Однако на практике владелец кабинета также является предпринимателем: он подписывает договоры аренды, документы для Фонда социального страхования (ZUS) и налоговой инспекции, от 1 апреля 2026 года. выставляет счета-фактуры в KSeF (Национальной системе электронных счетов), а его компания получает корреспонденцию через систему e-Doręczenia. Здесь сертификат ZUS не играет никакой роли — необходим QES, который справится со всем с помощью одного инструмента.
Поликлиника первичной медицинской помощи и медицинские центры. Менеджер первичной медицинской помощи управляет процессами подписания документов всей командой: врачи и медсестры подписывают электронные медицинские карты (сертификат ZUS или QES), отдел регистрации оцифровывает бумажные документы, а руководство подписывает контракты, отчеты и кадровые документы. Разумная модель — это микс: сертификаты ZUS или квалифицированные подписи для медицинского персонала, QES для руководящего состава, квалифицированная печать для организации (о ней — чуть позже).
Больница. Масштаб меняет всё: сотни информационных карточек и результатов в день, сменная работа, несколько врачей на одном рабочем месте. Облачная подпись типа SimplySign здесь у него есть преимущество перед картой со считывателем — врач ставит подпись с телефона или напрямую из системы HIS, без „перемещающегося” считывателя и без входа на внешние порталы. Сравнение обоих вариантов вы найдете в статье: Мобильная подпись SimplySign или подпись со считывателем Certum Mini? Когда выбрать подходящее решение.
Квалифицированная печать (QSeal) это „корпоративный аналог” подписи: он идентифицирует субъект (поликлиника, больница, медицинская компания), а не физическое лицо, и в соответствии с eIDAS создает презумпцию целостности и подлинности происхождения документа.
Начнём с границ, ведь именно здесь легче всего допустить дорогостоящую ошибку:
Где печать фактически используется в учреждении?
Облачную версию печати можно найти здесь: Квалифицированная печать SimplySign (от 1289 злотых). Принцип распределения ролей прост: врач подписывает — учреждение ставит печать.
Закон предоставляет учреждениям четыре равноправных способа подписания электронных медицинских документов (EDM), однако выбор инструментов является организационным решением: для врача, выписывающего рецепты, достаточно одного,-рецептов, иного — менеджеру, подписывающему контракты, и иного — субъекту, который с апреля 2026 года будет выставлять счета в формате KSeF.
Как авторизованный партнер Certum Мы помогаем медицинским учреждениям выбрать и внедрить квалифицированные подписи и печати — от отдельного кабинета до больницы. Мы проконсультируем, настроим систему и проведем обучение персонала.
📞 Позвоните: +48 22 417 05 55 | ✉️ [email protected] Запишитесь на встречу с консультантом в офисе в В Варшаве, Кракове, Вроцлаве или Радоме — либо онлайн, либо в выбранном вами месте.
Продукты, связанные с этой темой:
В соответствии со ст. 2 п. 6 Закона о системе информации в сфере здравоохранения, электронный медицинский документ (EDM) подписывается квалифицированной электронной подписью, доверенной подписью, личной подписью (e-dowód) или с использованием бесплатного сертификата ZUS. Все четыре метода являются юридически равнозначными для EDM — они различаются по стоимости, удобству и сфере применения за пределами здравоохранения.
Да. Сертификат ZUS действителен в течение 5 лет, его можно бесплатно получить на портале ZUS или в приложении gabinet.gov.pl; он предназначен для подписания электронных листов нетрудоспособности (e-ZLA), электронных рецептов, электронных направлений и прочей электронной медицинской документации (EDM). Однако он действует исключительно в сфере здравоохранения — с его помощью нельзя подписать договор, предложение или корпоративные документы.
Доверенная подпись является одним из четырёх допустимых способов подписания электронных документов, поэтому формально этого достаточно. На практике он требует авторизации каждой подписи, что при большом количестве документов в день становится обременительным — поэтому врачи чаще выбирают сертификат ZUS или квалифицированную подпись, интегрированную в систему кабинета.
Нет. Квалифицированная печать идентифицирует медицинское учреждение, а не конкретное лицо, поэтому она не соответствует установленному законом требованию о подписании электронного медицинского документа медицинским работником. В учреждении она используется для других целей: аутентификации в системе KSeF, проставления печати на организационных документах и массовой служебной корреспонденции.
В соответствии со статьёй 13b Закона о системе информации в сфере здравоохранения оцифровка заключается в создании цифровой копии и скреплении её квалифицированной электронной подписью, доверенной подписью или личной подписью лицом, уполномоченным поставщиком услуг подтвердить соответствие копии бумажному документу. Использование квалифицированной печати в данном случае не предусмотрено.
Нет. Внутреннюю документацию (например, текущие записи в истории здоровья и болезни) можно утверждать с помощью внутренних механизмов телеинформационной системы, которая идентифицирует автора и время внесения записи. Полная электронная подпись требуется для документов электронного медицинского досье (EDM) из установленного законом перечня, в том числе для электронных рецептов, информационных карт и результатов лабораторных исследований.
