In früheren Texten haben wir erklärt, was ein qualifizierter Zeitstempel ist und wie die Signaturpflege die Gültigkeit von Dokumenten über Jahre hinweg sicherstellt. Jetzt gehen wir auf eine wichtige Frage ein: Kann sich nur eine Vertragspartei um die Aufbewahrung kümmern, oder sollten es beide Parteien tun?
Es gibt keine förmliche Verpflichtung, dass beide Vertragsparteien ihre Unterschriften aufbewahren müssen. Rechtlich reicht es aus, wenn eine Partei das Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel versieht und gegen den Verlust der Glaubwürdigkeit sichert.
Aber Vorsicht - diese Lösung ist nur in der Theorie gut.
In der Praxis sollte sich jede Partei selbständig um die Pflege ihrer Kopie des Dokuments kümmern. Warum?
Ein bilaterales Abkommen mit qualifizierten elektronischen Signaturen hat die gleiche Rechtskraft wie eine Papierversion mit handschriftlichen Unterschriften. Das bloße Vorhandensein einer Unterschrift reicht jedoch nicht aus, damit das Dokument z. B. in 10 Jahren noch gültig ist.
Jede Partei sollte für ihre eigene Rechtssicherheit sorgen:
Auf diese Weise hat jede Partei ihren eigenen unabhängigen Gültigkeitsnachweisder vor Gericht, in einem Büro oder bei einer Prüfung verwendet werden kann.
In Polen ist Asseco Data Systems führend im Bereich der qualifizierten Validierung und Wartung elektronischer Signaturen und betreibt unter anderem die Plattform podpisano.pl und die WebNotarius (Certum von Asseco) tätig ist.
WebNotarius ist der der erste qualifizierter Dienst in Polen, der sowohl die langfristige Validierung als auch die Wartung von elektronischen Signaturen und Siegeln gemäß den eIDAS-Vorschriften anbietet. Dank dieses Dienstes können Dokumente bis zu 30 Jahre lang gesichert werden, wie auch die Fallstudie bestätigt SzuKIO.pl - ist eine Suchmaschine für Urteile der Nationalen Berufungskammer (KIO), des Gerichtshofs der Europäischen Union oder von Gerichten im Bereich des öffentlichen Auftragswesens. Die umfangreiche Rechtsprechungsdatenbank ist vor allem bei Verfahrensprozessen im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe von großem Nutzen. SzuKIO.pl wird von der Verwaltung, von Unternehmen, die öffentliche Aufträge von erheblichem Wert ausführen, von Beratern und Anwälten genutzt.
Das System erkennt selbst, wenn ein vorhandener Zeitstempel abläuft, führt eine erneute Validierung durch und fügt einen neuen Zeitstempel hinzu - ohne Eingreifen des Benutzers. Dank solcher Lösungen kann jede Partei eines Vertrags, der nicht nur mit einer qualifizierten Unterschrift, sondern auch mit einem Zeitstempel versehen ist, sicher sein, dass ihre Kopie des Dokuments Dokument auch in Zukunft verifiziert und anerkannt - auch nach Jahren oder technologischen Veränderungen. Diese Art der Automatisierung eliminiert das Risiko menschlicher Fehler, Verzögerungen und Nachlässigkeiten - und erhöht damit langfristig die Beweiskraft des Dokuments.
Art des Dokuments | Format der Archivierung | Inhalt | Validierung |
Verträge, Protokolle | PAdES-LTV/LTA | Unterschrift, TSA, OCSP/CRL in PDF | Adobe Reader, WebNotarius Viewer |
Rechnungen, XML-eDaten | XAdES-A | Das Gleiche, aber in einer XML-Struktur | Dedizierte XML-Validierer |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Formell - ja. Ein Vertrag, der von beiden Parteien unterzeichnet und nur von einer von ihnen aufbewahrt wird, kann als gültig angesehen werden.
Aber:
Daher sollte jede Partei ihren eigenen Wartungsmechanismus haben - vorzugsweise automatisiert, wartungsfrei und resistent gegen technologischen Wandel.
Denken Sie daran...
...falls Sie... | Wählen Sie |
Verträge, Protokolle, Angebote im PDF-Format | PAdES-LTV |
Strukturierte Daten, XML-Rechnungen, B2B-Berichte | XAdES-A |
Einfache Validierung durch den Kunden/Beamten | PAdES-LTV |
Hohe Flexibilität und Integration in Systeme | XAdES-A |
✔️ Mietvertrag online unterzeichnet? Beide Parteien sollten ihre Versionen mit der Wartung beibehalten, da es nach 3 Jahren einen Streit über die Kaution geben könnte.
✔️ B2B-Vertrag mit qualifizierten Signaturen? Die Implementierung der Wartung im Repository des Unternehmens ist ein Mindestmaß an Sicherheit.
✔️ Projektdokumentation im PDF-Format mit Unterschriften von mehreren Personen? Das PAdES-LTV-Format wahrt die Vollständigkeit - jede Unterschrift und jeder Zeitstempel kann unabhängig geprüft werden.
Zusammenfassung
