W vorherige Texte haben wir erklärt, was ist qualifizierter Zeitstempel und wie die Signaturpflege die Gültigkeit von Dokumenten über Jahre hinweg sicherstellt. Wir werfen nun eine wichtige Frage auf: Kann sich nur eine Vertragspartei um die Instandhaltung kümmern, oder sollten es beide tun?
Es besteht keine förmliche Verpflichtung, dass beide Vertragsparteien ihre Unterschriften aufbewahren müssen. Rechtlich reicht es aus, wenn eine Partei das Dokument mit einem qualifizierten Zeitstempel versieht und gegen den Verlust der Glaubwürdigkeit sichert.
Aber Vorsicht - diese Lösung ist nur in der Theorie gut.
In der Praxis jede Partei sollte sich selbständig um die Pflege ihrer Kopie des Dokuments kümmern. Warum?
Ein bilaterales Abkommen mit qualifizierten elektronischen Signaturen hat die gleiche Rechtskraft wie eine Papierversion mit handschriftlichen Unterschriften. Das bloße Vorhandensein einer Unterschrift reicht jedoch nicht aus, damit das Dokument z. B. in 10 Jahren noch gültig ist.
Jede Partei sollte für ihre eigene Rechtssicherheit sorgen:
Dank dieser jede Partei hat ihren eigenen unabhängigen Nachweis der Gültigkeitdie vor Gericht, in einem Büro oder bei einer Prüfung verwendet werden können.
In Polen ist Asseco Data Systems führend im Bereich der qualifizierten Validierung und Wartung elektronischer Signaturen und betreibt u.a. eine Plattform von podpisano.pl und Dienstleistung WebNotarius (Certum von Asseco).
WebNotarius ist erste ein in Polen zugelassener Dienst, der sowohl die langfristige Validierung als auch die Pflege von elektronischen Signaturen und Siegeln gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet eIDAS. Mit diesem Service lassen sich Dokumente für bis zu 30 Jahre sichern, was auch durch eine Fallstudie bestätigt wird SzuKIO.pl – ist eine Suchmaschine für Urteile der Nationalen Berufungskammer (KIO), des Gerichtshofs der Europäischen Union oder der Gerichte zum öffentlichen Auftragswesen. Die umfangreiche Rechtsprechungsdatenbank ist besonders nützlich bei Verfahren im Zusammenhang mit der öffentlichen Auftragsvergabe. SzuKIO.pl wird von der Verwaltung, Unternehmen, die öffentliche Aufträge von erheblichem Wert ausführen, Beratern und Anwälten genutzt.
Das System erkennt selbst, wenn ein vorhandener Zeitstempel abläuft, führt eine erneute Validierung durch und fügt einen neuen Zeitstempel hinzu - ohne Eingreifen des Benutzers. Dank solcher Lösungen kann jede Partei eines Vertrags, der nicht nur mit einer qualifizierten Unterschrift, sondern auch mit einem Zeitstempel versehen ist, sicher sein, dass ihr Exemplar des Dokuments geprüft und anerkannt in Zukunft - auch nach Jahren oder technologischen Veränderungen. Diese Art der Automatisierung eliminiert das Risiko menschlicher Fehler, Verzögerungen und Nachlässigkeiten - und erhöht damit langfristig den Beweiswert des Dokuments.
Art des Dokuments | Format der Archivierung | Inhalt | Validierung |
Verträge, Protokolle | PAdES-LTV/LTA | Unterschrift, TSA, OCSP/CRL in PDF | Adobe Reader, WebNotarius Viewer |
Rechnungen, XML-eDaten | XAdES-A | Das Gleiche, aber in einer XML-Struktur | Dedizierte XML-Validierer |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Formell - ja. Ein von beiden Parteien unterzeichneter Vertrag, der nur von einer von ihnen aufbewahrt wird, kann als gültig angesehen werden.
Aber:
Deshalb jede Partei sollte ihren eigenen Unterhaltsmechanismus haben - am besten automatisiert, wartungsfrei und resistent gegen technologischen Wandel.
Denken Sie daran...
...wenn Sie es brauchen… | Wählen Sie |
Verträge, Protokolle, Angebote im PDF-Format | PAdES-LTV |
Strukturierte Daten, XML-Rechnungen, B2B-Berichte | XAdES-A |
Einfache Validierung durch den Kunden/Beamten | PAdES-LTV |
Hohe Flexibilität und Integration in Systeme | XAdES-A |
✔️ Mietvertrag online unterzeichnet? Beide Parteien sollten ihre Versionen mit Unterhalt beibehalten, da es nach 3 Jahren zu einem Streit über die Kaution kommen könnte.
✔️ B2B-Vertrag mit qualifizierten Unterschriften? Die Implementierung der Wartung in das Unternehmens-Repository ist ein Mindestmaß an Sicherheit.
✔️ Entwurfsdokumentation im PDF-Format mit Unterschriften von mehreren Personen? Das PAdES-LTV-Format wahrt die Vollständigkeit - jede Signatur und jeder Zeitstempel kann unabhängig voneinander überprüft werden.
Zusammenfassung
