Interne versus externe Signatur - CAdES, XAdES oder PAdES? Ein Vergleich von internen und externen Signaturen. (Teil 2)

Die Wahl zwischen internen und externen Signaturen hängt vom Verwendungskontext des Dokuments und den Anforderungen des Empfängers ab. Im Folgenden finden Sie einige praktische Tipps:

• Dokumente für Personen (z. B. Verträge, Briefe im PDF-Format) - Für den Versand eines signierten Dokuments an eine Person, die es lediglich lesen und sich seiner Echtheit vergewissern soll, ist eine interne Signatur im PAdES-Format am besten geeignet. Der Empfänger erhält eine einzige PDF-Datei, die er einfach öffnen kann, und das Programm (z. B. Acrobat Reader) zeigt sofort Informationen über die Gültigkeit der Signatur an. Dies ist die einfachste Art, ein Dokument in Wirtschaft und Verwaltung zu unterschreiben. Eine externe Unterschrift könnte in diesem Fall die Situation nur verkomplizieren (Sie müssten zwei Dateien anhängen und erklären, wie sie zu überprüfen sind).

• Dokumente in anderen Formaten als PDF - Wenn wir eine Datei signieren müssen, die keine PDF-Datei ist, haben wir die Wahl zwischen XAdES und CAdES. Hier hängt die Entscheidung intern vs. extern von den Umständen ab. Wenn das Dokument an eine Behörde oder ein System gehen soll, das ein bestimmtes Format verlangt (z. B. akzeptieren viele E-Government-Plattformen nur XAdES-Signaturen als separate Datei für XML), dann verwenden wir bei Bedarf eine externe XAdES-Signatur. Wird hingegen z. B. eine Word-Datei für den internen Gebrauch im Unternehmen signiert, kann internes CAdES in Betracht gezogen werden - es wird eine .p7m-Datei mit dem Dokument erstellt, die die Kollegen in ihrer Software überprüfen. Wenn der Empfänger einer solchen Datei jedoch Schwierigkeiten hat, die .p7m-Datei zu öffnen, besteht eine Alternative darin, extern zu signieren (eine separate .sig-Datei) und die ursprüngliche DOCX-Datei zu belassen - aber auch in diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass die beiden Teile nicht getrennt werden.

• Große Dateien - wenn es darum geht groß Dokumente (Link) (mehrere Dutzend MB), wird häufig die Verwendung einer externen Signatur empfohlen. Warum? Weil bei einer internen Signatur eine neue Datei erstellt wird, die das gesamte Original plus die Signatur enthält, wodurch sich die zu übertragende und zu speichernde Datenmenge verdoppelt. Eine externe Signatur hingegen ist winzig (in der Größenordnung von einigen wenigen Kilobyte) und kann separat übertragen werden. In der Praxis geben die Hersteller an, dass die externe Signatur besser mit Dateien zurechtkommt, die größer als ~25 MB sind. Bei Dateien dieser Größe könnte eine interne Signatur problematisch sein (z. B. passt sie nicht in das Limit für E-Mail-Anhänge oder die Plattform weigert sich, eine zu große Datei zu akzeptieren). Mit einer externen Signatur übertragen wir die große Originaldatei ohne Änderung und die Signatur als separate kleine Datei - was manchmal eine praktische Lösung ist.

• Formale und systemische Anforderungen - Es ist immer eine gute Idee zu prüfen, welche Formate und Arten von Signaturen vom Empfänger oder dem System, an das Sie das Dokument übermitteln, akzeptiert werden. Manche Institutionen schreiben ausdrücklich vor, dass z. B. PDF-Dokumente mit PAdES und XML-Formulare mit einer externen XAdES-Signatur (einer separaten Datei) signiert werden sollen oder verlangen einen bestimmten Standard (z. B. ASiC). In solchen Situationen wird die Entscheidung von vornherein durch Anforderungen vorgegeben. Glücklicherweise ist es mit den meisten E-Signatur-Softwareprogrammen einfach, das Format und den Signaturtyp nach Bedarf zu wechseln - wählen Sie einfach die entsprechenden Optionen vor dem Signieren aus.