In Verfahren, deren Wert den EU-Schwellenwerten entspricht oder diese übersteigt, müssen Sie das Angebot und die EESV ausschließlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen. Bei nationalen Ausschreibungen (unterhalb der Schwellenwerte) lässt das Gesetz zwar auch eine vertrauenswürdige Signatur und eine persönliche Signatur zu, doch ist in beiden Fällen die qualifizierte Signatur wirksam – und sie ist zudem die einzige, die den elektronischen Abschluss des öffentlichen Auftragsvertrags selbst ermöglicht. Wir erklären, woraus sich was ergibt und wie Sie vermeiden können, ein Angebot aufgrund eines Formfehlers zu verlieren.
Das Vergaberecht (Gesetz vom 11. September 2019, im Folgenden: PZP) hat die Kommunikation zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Auftragnehmern ins Internet verlagert. Die Angebote werden über die Plattform eingereicht E-Bestellungen oder die Einkaufsportale der Auftraggeber, und ein Dokument ohne ordnungsgemäße Unterschrift wird so behandelt, als wäre es nicht eingereicht worden. In der Praxis bedeutet dies Ablehnung des Angebots ohne Möglichkeit zur Ergänzung (Art. 226 Abs. 1 Nr. 3 des öffentlichen Vergabegesetzes) – unabhängig davon, wie günstig der Preis war.
Das Prinzip ist einfach:
Die aktuellen EU-Schwellenwerte werden vom Präsidenten des Amtes für öffentliches Auftragswesen in einer alle zwei Jahre aktualisierten Bekanntmachung veröffentlicht. Für die Jahre 2026–2027 betragen sie: 140.000 Euro (Lieferungen und Dienstleistungen der Zentralverwaltung), 216.000 Euro (u. a. Kommunalverwaltungen) sowie 5.404.000 Euro (Bauleistungen); ab dem 1. Januar 2026 fallen bereits Aufträge mit einem Wert von mindestens 170.000 Złoty netto unter das Gesetz. Überprüfen Sie vor der Angebotsabgabe stets den Auftragswert in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen.
| Dokument | Entwicklung ≥ EU-Schwellenwerte | Inländisches Verfahren |
|---|---|---|
| Angebot | nur eine qualifizierte Signatur | qualifiziert / vertrauenswürdig / persönlich |
| JEDZ (ESPD) | nur eine qualifizierte Signatur | nicht zutreffend (Erklärung gemäß Art. 125 des öffentlichen Vergabegesetzes – wie ein Angebot) |
| Vollmacht | qualifizierte Signatur des Vollmachtgebers | wie ein Angebot (oder eine notarielle Beglaubigung) |
| Auftragsvertrag | nur eine qualifizierte Signatur (oder in Papierform) | nur eine qualifizierte Signatur (oder in Papierform) |
ESPD (Einheitliches Europäisches Auftragsdokument, engl. ESPD) Es handelt sich um eine Selbsterklärung des Auftragnehmers, die in Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte in der Angebotsphase an die Stelle von Bescheinigungen und Zertifikaten tritt. Sie wird in elektronischer Form eingereicht – meist als XML- oder PDF-Datei, die über den eESPD-Dienst generiert wurde – und versieht es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Praktischer Tipp: Signiere PDF-Dateien im Format PAdES (Signatur „innerhalb” des Dokuments) und XML-Dateien – im Format XAdES. Wenn Sie XAdES in der externen Variante verwenden, denken Sie daran, dem Auftraggeber Folgendes zu übermitteln beider Dateien: Dokument und Signaturdatei. Mehr über die Unterschiede erfährst du in dem Artikel PAdES und XAdES – zwei Facetten der elektronischen Signatur.
Der häufigste Fehler? Das Bearbeiten eines Dokuments nach nach der Unterzeichnung – dies macht die Unterschrift ungültig. Die Reihenfolge lautet immer: endgültige Version → Signatur → Versand. Eine auf dem ZIP-Paket angebrachte Signatur gilt für alle Dateien im Archiv (§ 8 der Verordnung über technische Anforderungen), doch ist es sicherer, jede Datei einzeln zu signieren.
Gemäß § 432 des öffentlichen Vergabegesetzes (PZP) muss ein öffentlicher Auftragsvertrag in schriftlicher Form, andernfalls ist die Erklärung ungültig. In der digitalen Welt entspricht ihr ausschließlich die elektronische Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur beider Parteien (Art. 78¹ des Bürgerlichen Gesetzbuchs). Immer mehr Auftraggeber – darunter Schulen, Kindergärten und Kommunalbehörden – unterzeichnen Verträge genau auf diese Weise: ohne Ausdrucken, Kurierdienst und Scannen. Dies gilt auch für Nachträge und Protokolle, die der Schriftform bedürfen.
In der Praxis werden Ausschreibungen selten von einem „Unternehmen” unterzeichnet – stattdessen unterzeichnet eine bestimmte Person, und der Auftraggeber überprüft sorgfältig deren Befugnis. Drei typische Szenarien:
Bewährte Vorgehensweise für Ausschreibungsabteilungen: Führen Sie ein Verzeichnis über die Gültigkeitsdauer der Zertifikate aller Unterzeichner. Ein Zertifikat, dessen Gültigkeit während des Verfahrens (z. B. zwischen der Angebotsabgabe und der Vertragsunterzeichnung) abläuft, kann den gesamten Prozess zum Stillstand bringen – die Verlängerung dauert nur einen Moment, aber nur, wenn jemand daran denkt.
Eine qualifizierte Signatur ist nicht nur für das Angebot selbst nützlich. In einem typischen Verfahren werden auch folgende Dokumente elektronisch signiert: Erläuterungen zum Inhalt des Angebots und zu einem auffallend niedrigen Preis, subjektive Beweismittel und aktualisierende Erklärungen, Verpflichtungen Dritter zur Bereitstellung von Ressourcen, die in Form einer elektronischen Bürgschaft geleistete Sicherheitsleistung (hier erfolgt die Unterschrift durch den Garantiegeber – eine Bank oder einen Versicherer) sowie schließlich den Vertrag und seine Nachträge. Je weiter das Verfahren voranschreitet, desto häufiger stellt sich heraus, dass ein einziges Zertifikat „für das Unternehmen” nicht ausreicht – Erläuterungen mit einer zweitägigen Frist können nicht warten, bis der Geschäftsführer von seiner Dienstreise zurückkehrt. Deshalb statten gut organisierte Angebotsabteilungen mindestens zwei Mitarbeiter mit mobilen Signaturgeräten aus.
Beide von podpisano.pl, einem autorisierten Partner von Certum, angebotenen Signaturen sind qualifiziert und werden bei e-Zamówienia sowie auf Einkaufsportalen uneingeschränkt anerkannt:
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Bei Verfahren, deren Wert den EU-Schwellenwerten entspricht oder diese übersteigt, ist ausschließlich eine qualifizierte elektronische Signatur zulässig. Bei nationalen Verfahren unterhalb dieser Schwellenwerte ist auch eine vertrauenswürdige Signatur oder eine persönliche Signatur mit dem elektronischen Personalausweis zulässig.
Ja. Die JEDZ wird in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur eingereicht – dies gilt für Verfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte, bei denen die JEDZ erforderlich ist.
Der Vertrag bedarf zu seiner Gültigkeit der Schriftform; daher kann er in elektronischer Form nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur beider Parteien geschlossen werden. Eine Alternative ist die herkömmliche Unterschrift auf Papier.
Nur bei nationalen Verfahren, die unter den EU-Schwellenwerten liegen. Bei EU-Ausschreibungen wird ein Angebot, das mit einem vertrauenswürdigen Profil unterzeichnet wurde, abgelehnt.
PDF-Dateien sollten vorzugsweise im PAdES-Format signiert werden, XML-Dateien (z. B. JEDZ) im XAdES-Format. Bei einer externen XAdES-Signatur übermitteln Sie dem Auftraggeber das Dokument zusammen mit der Signaturdatei.
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