Логін

Кваліфікована печатка чи професійний підпис - що обрати у вашому процесі?

Одне питання задає напрямок: чи це буде заява про наміри від особи, чи "штамп" від компанії. Виходячи з цього, ви обираєте інструмент, автоматизуєте процес і не турбуєтеся про верифікацію через роки.
Професійний підпис і кваліфікована печатка - в чому різниця і коли їх слід використовувати?

Професійний підпис і кваліфікована печатка - в чому різниця і коли їх слід використовувати?

Електронні підписи та печатки можуть зробити впорядкування документів компанії швидким та ефективним. Проблема починається тоді, коли хтось запитує: "Чи я єдиний, хто повинен використовувати професійний підпис або кваліфіковану печатку?". Нижче ми пояснюємо відмінності на прикладах - для користувачів рішень Certum (SimplySign, Certum Mini) та програмного забезпечення proCertum SmartSign.

Визначення у двох реченнях

  • Кваліфікований підпис (КЕП)єдиний електронний підпис в ЄС з презумпцією еквівалентності власноручного підпису; завжди присвоюється окрема особа. Варіант "професійний' - це просто QES, сертифікат якого містить атрибути організації (роль/компанія).

     

  • Кваліфікована пломба (QESeal)еквівалент печатки компанії у цифровому світі; присвоюється юридичній особі / організації. Забезпечує автентичність походження та цілісність контенту.

...і простіше

  • Професійний кваліфікований підпис (професійний) підпис - проставляється конкретною особою яка діє від імені компанії, наприклад, член ради директорів, агент. Він підтверджує особу та волевиявлення особи. Має таку ж силу, як і власноручний підпис.
  • Кваліфікована печатка - подається суб'єкт господарювання (юридична особа). Він підтверджує походження та цілісність корпоративного документа, але не виражає волевиявлення конкретної особи. Ідеально підходить для автоматичного "проставлення печатки" масових документів.

Хто може користуватися?

 

  • Професійним підписом може користуватися будь-яка фізична особа, якій компанія делегувала право підпису (представництво, довіреність, доручення).

 

  • Кваліфікована печатка: тільки для юридичних осіб (наприклад, компанії, офіси, університети). На практиці печатка може використовуватися автоматично системами - без будь-якого людського "натискання".

Що саме вони підтверджують?

 

  • Професійний підпис: "Я, Ян Ковальський, підписуючись, висловлюю свою волю від імені компанії X відповідно до моїх повноважень".

 

  • Кваліфікована печатка: "Цей документ походить від від компанії Х і не був змінений." (без заяви особи про наміри).

Типові застосування

Обирайте професійний підпис, коли

  • ви робите декларацію про наміри (договори, довіреності, рішення),
  • підпис вимагається "власноручний" (від члена правління, головного бухгалтера тощо),
  • необхідна висока доказова сила щодо того, хто конкретно підписав.

Вибирайте кваліфіковану пломбу, коли

  • витрачають масово документи: електронні інвойси, підтвердження, сертифікати, атестати, посвідчення, нормативні акти,
  • ви хочете, щоб документи автоматично "проставлялися" в ERP/DMS-системі,
  • вам потрібні гарантії походження організації та цілісності контенту, не називаючи особи,
  • наприклад, ви працюєте в системі Ksef.

Технічний та юридичний аспект

  • І е-печатка, і е-підпис є "кваліфікованими", оскільки вони ґрунтуються на кваліфікованих сертифікатах виданих кваліфікованими постачальниками довірчих послуг (QTSP).
  • Вони відрізняються ідентичність суб'єкта в сертифікаті: 
    • на підпис - фізична особа;
    • за печатку - юридична особа.
  • Обидва забезпечують цілісність і автентичність походження; різниця полягає в тому, що підпис приписує дію конкретній особі конкретній особі.

Certum Mini, SimplySign, proCertum Smart Sign - як це працює на практиці?

  • Професійний підпис за допомогою Certum (наприклад SimplySign або Certum Mini) - це підпис фізичної особи з атрибутами компанії - зручний для представницьких завдань, підписів "по імені", а також там, де процедури вимагають ідентифікації особи.
  • Кваліфікована пломба Certum працює як цифрова печатка компаніїВона добре підходить для автоматичного маркування декількох документів, в тому числі на стороні сервера.
  • Для роботи на комп'ютері корисні наступні програми proCertum SmartSign (перевірка, підпис, печатка). В автоматизованих середовищах печатку можна підключити до систем (ERP/DMS/документообігу).

Що вибрати? Швидке завантаження

Обирайте професійний підпис, коли

  • ви підписуєте контракт, довіреність, дозвіл, звіт,
  • закон або процедура вимагає дії особи,
  • має бути чітко продемонстровано, хто підписав (ім'я, прізвище, посада).

Вибирайте кваліфіковану печатку, коли

  • ви видаєте сотні/тисячі документів "від організації" (електронні інвойси, підтвердження),
  • важливий джерело і цілісність зміст, а не заява про наміри особи,
  • ви хочете автоматизувати процес маркування документів.

Порада: що б ви не вибрали, включіть кваліфіковану позначку часу і забезпечте довгострокову верифікованість (LTV) - це полегшить аудит та доказові суперечки через роки.

Ключові відмінності - порівняння

 

Особливість

Професійний кваліфікований підпис

Кваліфікований штамп

Хто "згортається"?

Фізична особа (наприклад, член правління, довірена особа)

Підприємство/організація

Що це підтверджує?

Ідентифікація особи та декларація про наміри

Витоки організації та цілісність зміст

Юридична сила

Прирівнюється до власноручного підпису

Не замінює підпис особи; не є декларацією про наміри

Основні сценарії

Договори, довіреності, рішення, звіти

Електронні інвойси, сертифікати, підтвердження, "штампування" оптом

Режим роботи

Особа "натискає" / авторизується (наприклад, SimplySign)

Може працювати автоматично (сервер/система)

 

Поширені запитання

Чи має печатка таку ж "силу", як і підпис?
 Вона не замінює волевиявлення особи. Вона гарантує походження та цілісність корпоративного документа. Якщо потрібен підпис людини - використовуйте професійний підпис.

Чи прирівнюється професійний підпис до власноручного?
 Так - кваліфікований електронний підпис є юридично еквівалентним власноручному підпису в ЄС.

Чи можу я мати професійний підпис і печатку одночасно?
 Так - це поширена практика. Підпис для представників/адвокатів, печатка для масових процесів та автоматизації.

 

і якщо ... 

... Вам цікаво, яка різниця між кваліфікованим особистим підписом та професійним підписомпогляньте на наш посібник: "Особистий чи професійний кваліфікований підпис? Основні відмінності та застосування" - там ми розбираємо "світ особистих та корпоративних підписів" і наводимо приклади використання.

Вам потрібна допомога?

Телефонуйте нам за номером

+48 22 417 05 55

і ми зв'яжемо вас з одним із наших представників, які доступні практично по всій країні.

Перевірте також:

  • Кваліфіковані штампи

Як отримати доступ до KSeF? ZAW-FA проти печатки

  • Кваліфіковані печатки, кваліфіковані підписи

Аутентифікація в KSeF: ZAW-FA чи кваліфікований електронний підпис? Що вибрати на початку?

  • Кваліфіковані штампи

Реєстрація в KSeF за допомогою кваліфікованого електронного підпису — ваш квиток без черг

  • Кваліфіковані печатки, кваліфіковані підписи

KSeF в JDG і малій компанії: кваліфікований підпис, печатка та автоматизація рахунків-фактур

Переглянути всі

Вам потрібна допомога?

Інформація
Дізнайтеся більше Додати в кошик
Інформація
Дізнайтеся більше Додати в кошик

Знайдіть те, що шукаєте