W postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne ofertę oraz JEDZ podpiszesz wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniach krajowych (poniżej progów) ustawa dopuszcza także podpis zaufany i podpis osobisty, ale to podpis kwalifikowany działa w obu przypadkach — i jako jedyny pozwala też zawrzeć elektronicznie samą umowę o zamówienie publiczne. Wyjaśniamy, co z czego wynika i jak nie stracić oferty przez błąd formalny.
Prawo zamówień publicznych (ustawa z 11 września 2019 r., dalej: PZP) przeniosło komunikację zamawiającego z wykonawcami do internetu. Oferty składa się przez platformę e-Zamówienia lub portale zakupowe zamawiających, a dokument bez właściwego podpisu jest traktowany tak, jakby nie został złożony. W praktyce oznacza to odrzucenie oferty bez możliwości uzupełnienia (art. 226 ust. 1 pkt 3 PZP) — niezależnie od tego, jak dobra była cena.
Zasada jest prosta:
Aktualne progi unijne ogłasza Prezes Urzędu Zamówień Publicznych w obwieszczeniu aktualizowanym co dwa lata. W latach 2026–2027 wynoszą one: 140 000 euro (dostawy i usługi administracji centralnej), 216 000 euro (m.in. samorządy) oraz 5 404 000 euro (roboty budowlane); od 1 stycznia 2026 r. sama ustawa obejmuje zamówienia o wartości co najmniej 170 000 zł netto. Przed złożeniem oferty zawsze sprawdź wartość postępowania w ogłoszeniu lub SWZ.
| Dokument | Postępowanie ≥ progów UE | Postępowanie krajowe |
|---|---|---|
| Oferta | tylko podpis kwalifikowany | kwalifikowany / zaufany / osobisty |
| JEDZ (ESPD) | tylko podpis kwalifikowany | nie dotyczy (oświadczenie z art. 125 PZP — jak oferta) |
| Pełnomocnictwo | podpis kwalifikowany mocodawcy | jak oferta (lub poświadczenie notarialne) |
| Umowa o zamówienie | tylko podpis kwalifikowany (albo papier) | tylko podpis kwalifikowany (albo papier) |
JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, ang. ESPD) to oświadczenie własne wykonawcy, które w postępowaniach powyżej progów unijnych zastępuje na etapie ofertowania zaświadczenia i certyfikaty. Składa się go w formie elektronicznej — najczęściej jako plik XML lub PDF wygenerowany w serwisie eESPD — i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Praktyczna wskazówka: pliki PDF podpisuj w formacie PAdES (podpis „wewnątrz” dokumentu), a pliki XML — w formacie XAdES. Jeśli używasz XAdES w wariancie zewnętrznym, pamiętaj o przekazaniu zamawiającemu obu plików: dokumentu i pliku podpisu. Więcej o różnicach przeczytasz w artykule PAdES i XAdES — dwa oblicza e-podpisu.
Najczęstszy błąd? Edycja dokumentu po jego podpisaniu — to unieważnia podpis. Kolejność zawsze brzmi: finalna wersja → podpis → wysyłka. Podpis złożony na paczce ZIP obejmuje wszystkie pliki w archiwum (§ 8 rozporządzenia o wymaganiach technicznych), ale bezpieczniej podpisywać każdy plik osobno.
Zgodnie z art. 432 PZP umowa o zamówienie publiczne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W świecie cyfrowym jej równoważnikiem jest wyłącznie forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym obu stron (art. 78¹ Kodeksu cywilnego). Coraz więcej zamawiających — w tym szkoły, przedszkola i jednostki samorządu — podpisuje umowy właśnie tak: bez drukowania, kuriera i skanowania. Dotyczy to także aneksów i protokołów wymagających formy pisemnej.
W praktyce przetargowej rzadko podpisuje „firma” — podpisuje konkretna osoba, a zamawiający skrupulatnie sprawdza jej umocowanie. Trzy typowe scenariusze:
Dobra praktyka działów ofertowania: prowadź rejestr ważności certyfikatów wszystkich osób podpisujących. Certyfikat wygasający w trakcie postępowania (np. między ofertą a podpisaniem umowy) potrafi zatrzymać cały proces — odnowienie zajmuje chwilę, ale tylko wtedy, gdy ktoś o nim pamięta.
Podpis kwalifikowany przydaje się nie tylko przy samej ofercie. W typowym postępowaniu elektronicznie podpisuje się także: wyjaśnienia treści oferty i rażąco niskiej ceny, podmiotowe środki dowodowe i oświadczenia aktualizujące, zobowiązania podmiotów trzecich do udostępnienia zasobów, wadium wnoszone w formie gwarancji elektronicznej (tu podpis składa gwarant — bank lub ubezpieczyciel), wreszcie umowę i jej aneksy. Im głębiej w postępowanie, tym częściej okazuje się, że jeden certyfikat „na firmę” to za mało — wyjaśnienia z dwudniowym terminem nie mogą czekać, aż prezes wróci z delegacji. Dlatego dojrzałe działy ofertowania wyposażają w podpisy mobilne co najmniej dwie osoby.
Oba podpisy oferowane przez podpisano.pl, autoryzowanego partnera Certum, są kwalifikowane i w pełni honorowane na e-Zamówieniach oraz portalach zakupowych:
Wahasz się? Przeczytaj porównanie SimplySign czy Certum Mini albo po prostu zadzwoń: +48 22 417 05 55. Pomożemy w zakupie, instalacji i przeszkolimy zespół ofertowy.
W postępowaniach o wartości równej lub wyższej niż progi unijne — wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniach krajowych poniżej progów dopuszczalny jest także podpis zaufany lub podpis osobisty z e-dowodu.
Tak. JEDZ składa się w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym — dotyczy to postępowań powyżej progów unijnych, w których JEDZ jest wymagany.
Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, więc elektronicznie można ją zawrzeć wyłącznie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym obu stron. Alternatywą pozostaje tradycyjny podpis na papierze.
Tylko w postępowaniach krajowych, poniżej progów unijnych. W przetargach unijnych oferta podpisana profilem zaufanym zostanie odrzucona.
Pliki PDF najlepiej podpisywać w formacie PAdES, a pliki XML (np. JEDZ) w formacie XAdES. Przy podpisie zewnętrznym XAdES przekaż zamawiającemu dokument razem z plikiem podpisu.
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości lub pytania, skontaktuj się z nami
Odpowiemy na Twoje pytania, znajdziemy pasujący Ci termin oraz doradcę w jednym z naszych biur — w Warszawie, Krakowie, Wrocławiu lub Radomiu — albo umówimy spotkanie online.
Możesz również napisać do nas e-maila [email protected].
