Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) асоціюється насамперед з роботою в хмарі та обігом документів у режимі реального часу. Але що робити, якщо система недоступна, сталася аварія або ви отримуєте рахунок «до рук» (наприклад, як споживач або іноземний суб'єкт)?
Тоді на сцену виходить технологія, яка поєднує цифровий світ з аналоговим: QR-коди та сертифікати KSeF.
Сьогодні ми пояснюємо, як працює механізм двоступеневого доступу до рахунку-фактури та чому кваліфікований електронний підпис (QES) є необхідним для підтвердження достовірності продавця, коли система «мовчить».
Хоча KSeF є обов'язковою системою обов'язковим (з 1 лютого 2026 року для великих компаній, з 1 квітня 2026 року для інших), існують ситуації, в яких рахунок-фактура не надходить до вас безпосередньо через систему, а передається «у погоджений спосіб» (наприклад, PDF в електронному листі або роздруківка).
Це відбувається, коли:
У таких випадках ключем до безпеки є QR-кодиQR-коди (графічні коди, що дозволяють швидко зчитувати дані).
Якщо ви отримаєте паперову або PDF-фактуру, вона повинна містити код для перевірки (QR-код). Це рішення дозволяє здійснити так званий двоступеневий доступ.
Як це працює?
Таким чином ви можете бути впевнені, що паперовий роздрук відповідає тому, що продавець надіслав до Міністерства фінансів.
Ситуація стає цікавішою, коли продавець виставляє рахунок у режимі OFFLINE (наприклад, під час збою системи). Така фактура ще не надійшла до KSeF, тому система не може підтвердити її існування. Як же перевірити, чи документ не є підробленим?
У цьому випадку на рахунку-фактурі повинні бути вказані два QR-коди:
Щоб продавець міг згенерувати другий, ключовий QR-код («СЕРТИФІКАТ»), він повинен мати спеціальний сертифікат KSeF типу 2 (призначений для печатання рахунків-фактур в офлайн-режимі).
Тут ми повертаємося до основ цифрової довіри:
Навіть коли KSeF перебуває в режимі «офлайн», технологія цифрових довірчих послуг (кваліфіковані печатки (QSeal), кваліфіковані підписи (QES), сертифікати) забезпечує безпеку обігу. QR-код на рахунку-фактурі — це не прикраса, а ваш інструмент контролю.
Щоб ваша компанія була готова до виставлення рахунків за будь-яких умов (в тому числі під час аварій), подбайте про впро вадженнякваліфікованого підпису або електронної печатки . Вони дозволять генерувати необхідні сертифікати KSeF.
Запрошуємо також зв'язатися з podpisano.pl – ми допоможемо вам захистити цифрову ідентичність вашої компанії.
Більше інформації про процедури KSeF можна знайти на офіційному веб-сайті ksef.podatki.gov.pl та в нашій базі знань.
Стаття підготовлена на основі Посібника KSeF 2.0 (Мінфін, вересень 2025 р.) та інформації з веб-сайту ksef.podatki.gov.pl.
Хочете дізнатися більше про конкретну вимогу або цифрову довірчу послугу? Ми будемо раді допомогти!
