Національна система електронного виставлення рахунків (KSeF) в першу чергу асоціюється з хмарною роботою та документообігом у режимі реального часу. Але що робити, якщо система недоступна, стався збій або ви отримали рахунок „на руки” (наприклад, як споживач або іноземний суб'єкт господарювання)?
Саме тоді на сцену виходить технологія, яка поєднує цифровий та аналоговий світи: QR-коди і Сертифікати KSeF.
Сьогодні ми пояснимо, як працює двоетапний механізм доступу до рахунків-фактур і чому Кваліфікований електронний підпис (QES) необхідний для того, щоб викликати довіру до постачальника, коли система „мовчить”.
Хоча KSeF - це система обов'язково (з 1 лютого 2026 року для великих компаній, з 1 квітня 2026 року для інших), існують ситуації, коли рахунок-фактура не надходить до вас безпосередньо через систему, а передається „узгодженим способом” (наприклад, у форматі PDF в електронному листі або роздруківці).
Це трапляється, коли
У таких випадках ключем до безпеки є kQR-коди (графічні коди, що дозволяють швидко зчитувати дані).
Якщо ви отримуєте паперовий або PDF-інвойс, він повинен містити код підтвердження (QR-код). Це рішення дає можливість так званого. двоступеневий доступ.
Як це працює?
Таким чином, ви можете бути впевнені, що паперова роздруківка відповідає тому, що постачальник надіслав до Міністерства фінансів.
Ситуація стає більш цікавою, коли постачальник виставляє рахунок шляхом ОФЛАЙН (наприклад. під час збою системи). Такий інвойс ще не потрапив до KSeF, тому система не може підтвердити його існування. Тож як перевірити, що документ не є підробкою?
У цьому випадку інвойс повинен містити не менше два QR-коду:
Для того, щоб роздрібний продавець міг згенерувати цей другий, ключовий QR-код („СЕРТИФІКАТ”), він повинен мати спеціальний Сертифікат типу 2 KSeF (присвячений опечатуванню офлайн-інвойсів).
Тут ми повертаємося до основи цифрової довіри:
Навіть коли KSeF знаходиться в режимі „офлайн”, технологія цифрових довірчих послуг (кваліфіковані пломби (QSeal), кваліфіковані підписи (QES), сертифікати) гарантує безпеку вашого обороту. QR-код на рахунку-фактурі - це не прикраса, а ваш інструмент контролю.
Щоб ваша компанія була готова виставляти інвойси за будь-яких умов (в тому числі і під час поломок), забезпечте впровадження kзавірений підпис або електронна печатка сьогодні. Вони дозволять вам згенерувати необхідні сертифікати KSeF.
Ви також можете звернутися до podpisano.pl - Ми допоможемо вам захистити цифрову ідентичність вашої компанії.
Для отримання додаткової інформації про процедури KSeF відвідайте офіційний веб-сайт ksef.podatki.gov.pl і в нашій базі знань.
Ця стаття базується на Керівництві KSeF 2.0 (MF, вересень 2025) та інформації з сайту ksef.podatki.gov.pl.
Хочете дізнатися більше про конкретну вимогу або цифрову довірчу послугу? Ми будемо раді допомогти!
