Национальная система электронных счетов (KSeF) ассоциируется, прежде всего, с работой в облаке и оборотом документов в режиме реального времени. Но что делать, если система недоступна, произошел сбой или вы получаете счёт „на руки” (например, как потребитель или иностранная компания)?
И вот тут на сцену выходит технология, которая объединяет цифровой и аналоговый миры: QR-коды а также Сертификаты KSeF.
Сегодня мы расскажем, как работает механизм двухэтапного доступа к счетам-фактурам и почему Квалифицированная электронная подпись (QES) необходим для подтверждения достоверности продавца, когда система „молчит”.
Хотя KSeF является системой обязательным (с 1 февраля 2026 года для крупных компаний, с 1 апреля 2026 года для остальных) существуют ситуации, когда счет-фактура не поступает к вам напрямую через систему, а передается „согласованным способом” (например, в формате PDF по электронной почте или в распечатанном виде).
Это происходит, когда:
В таких случаях залогом безопасности являются kQR-коды (графические коды, позволяющие быстро считывать данные).
Если вы получите счёт в бумажном виде или в формате PDF, он должен содержать проверочный код (QR-код). Это решение позволяет, так сказать,. двухэтапный доступ.
Как это работает?
Благодаря этому вы можете быть уверены, что бумажная распечатка соответствует тому, что продавец отправил в Министерство финансов.
Ситуация становится интереснее, когда продавец выставляет счет-фактуру в порядке ОФЛАЙН (например,. во время сбоя системы). Такая накладная ещё не поступила в KSeF, поэтому система не может подтвердить её наличие. Как же проверить, не является ли этот документ поддельным?
В таком случае в счете-фактуре должно быть указано целых два QR-кода:
Чтобы продавец мог сгенерировать этот второй, ключевой QR-код („СЕРТИФИКАТ”), он должен иметь специальный Сертификат KSeF типа 2 (предназначен для офлайн-штамповки счетов-фактур).
Здесь мы возвращаемся к основ цифрового доверия:
Даже когда KSeF находится в режиме „offline”, технология цифровых услуг доверия (квалифицированные печати (QSeal), квалифицированные подписи (QES), сертификаты) следит за безопасностью торговых операций. QR-код на счете-фактуре — это не просто украшение, а ваш инструмент контроля.
Чтобы ваша компания была готова выставлять счета-фактуры в любых условиях (в том числе и в случае сбоев), позаботьтесь о внедрении kквалифицированной подписи или электронной печати уже сегодня. Они позволят сгенерировать необходимые сертификаты KSeF.
Приглашаем вас также связаться с podpisano.pl – мы поможем вам защитить цифровую идентичность вашей компании.
Более подробную информацию о процедурах KSeF можно найти на официальном сайте ksef.podatki.gov.pl а также в нашей базе знаний.
Статья подготовлена на основе Руководства KSeF 2.0 (МФ, сентябрь 2025 г.) и информации с сайта ksef.podatki.gov.pl.
Хотите узнать больше о конкретном требовании или услуге в сфере цифрового доверия? Мы с удовольствием вам поможем!
