Sistema nazionale di fatturazione elettronica (KSeF) è associato principalmente al funzionamento nel cloud e al flusso di documenti in tempo reale. Ma cosa succede quando il sistema non è disponibile, si verifica un guasto o quando si riceve una fattura "a mano" (ad esempio come consumatore o soggetto straniero)?
È qui che entra in gioco la tecnologia che unisce il mondo digitale a quello analogico: i codici QR e certificati KSeF.
Oggi spieghiamo come funziona il meccanismo di accesso in due fasi alla fattura e perché Firma Elettronica Qualificata (QES) è necessario per conferire credibilità al venditore quando il sistema "tace".
Sebbene il KSeF sia un sistema obbligatorio (dal 1° febbraio 2026 per le grandi aziende, dal 1° aprile 2026 per le altre), esistono situazioni in cui la fattura non ti viene inviata direttamente tramite il sistema, ma viene trasmessa in "modo concordato" (ad esempio, PDF via e-mail o stampa).
Questo accade quando:
In questi casi, la chiave per la sicurezza sono icodici QR (codici grafici che consentono una rapida lettura dei dati).
Se ricevi una fattura cartacea o in formato PDF, questa dovrebbe contenere un codice di verifica (codice QR). Questa soluzione consente il cosiddetto accesso in due fasi.
Come funziona?
In questo modo hai la certezza che la stampa cartacea corrisponda a quanto inviato dal venditore al Ministero delle Finanze.
La situazione diventa più interessante quando il venditore emette la fattura in modalità OFFLINE (ad esempio durante un guasto del sistema). Tale fattura non è ancora stata inviata al KSeF, quindi il sistema non può confermarne l'esistenza. Come verificare quindi che il documento non sia falso?
In tal caso, la fattura deve riportare ben due codici QR:
Affinché il venditore possa generare il secondo codice QR fondamentale ("CERTIFICATO"), deve essere in possesso di uno speciale Certificato KSeF di tipo 2 (dedicato alla timbratura delle fatture offline).
Qui torniamo alle fondamenta della fiducia digitale:
Anche quando il KSeF è "offline", la tecnologia dei servizi di fiducia digitale (timbri qualificati (QSeal), firme qualificate (QES), certificati) garantisce la sicurezza delle transazioni. Il codice QR sulla fattura non è un semplice ornamento, ma uno strumento di controllo.
Per garantire che la tua azienda sia pronta a emettere fatture in qualsiasi circostanza (anche in caso di guasti), assicurati di implementare unafirma digitale qualificata o timbro elettronico già oggi. Questi consentiranno di generare i necessari certificati KSeF.
Vi invitiamo inoltre a contattare podpisano.pl : vi aiuteremo a proteggere l'identità digitale della vostra azienda.
Maggiori informazioni sulle procedure KSeF sono disponibili sul sito ufficiale ksef.podatki.gov.pl e nella nostra knowledge base.
L'articolo è stato redatto sulla base del Manuale KSeF 2.0 (MF, settembre 2025) e delle informazioni disponibili sul sito ksef.podatki.gov.pl.
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