Il Sistema nazionale di fatturazione elettronica (KSeF) è principalmente associato al funzionamento in cloud e alla circolazione dei documenti in tempo reale. Ma cosa succede se il sistema non è disponibile, se c'è un guasto o se si riceve una fattura "a mano" (ad esempio come consumatore o entità straniera)?
È a questo punto che entra in scena la tecnologia che combina il mondo digitale e quello analogico: Codici QR e Certificati KSeF.
Oggi spieghiamo come funziona il meccanismo di accesso alla fattura in due fasi e perché Firma elettronica qualificata (QES) è necessario per dare credibilità al fornitore quando il sistema è "silenzioso".
Sebbene il KSeF sia un sistema obbligatorio (dal 1° febbraio 2026 per le grandi aziende, dal 1° aprile 2026 per le altre), ci sono situazioni in cui la fattura non vi arriva direttamente tramite il sistema, ma viene trasmessa in un "modo concordato" (ad esempio un PDF in una e-mail o una stampa).
Questo accade quando:
In questi casi, la chiave della sicurezza è kCodici QR (codici grafici che consentono una rapida lettura dei dati).
Se si riceve una fattura cartacea o in PDF, questa dovrebbe contenere un codice di verifica (codice QR). Questa soluzione rende possibile la cosiddetta accesso a due fasi.
Come funziona?
In questo modo si può essere certi che la stampa cartacea corrisponda a ciò che il fornitore ha inviato al Ministero delle Finanze.
La situazione si fa più interessante quando il venditore fattura per mezzo di OFFLINE (ad es. durante il guasto del sistema). Una fattura di questo tipo non è ancora stata inserita in KSeF, quindi il sistema non può confermarne l'esistenza. Come posso verificare se un documento è falso?
In questo caso, la fattura deve contenere quanto più possibile due codici QR:
Affinché il rivenditore possa generare questo secondo codice QR chiave ("CERTIFICATO"), deve disporre di uno speciale codice QR. Certificato KSeF tipo 2 (dedicato alla sigillatura delle fatture offline).
Qui torniamo a le basi della fiducia digitale:
Anche quando KSeF è „offline”, tecnologia dei servizi fiduciari digitali (guarnizioni qualificate (QSeal), firme qualificate (QES), certificati) garantisce la sicurezza del vostro fatturato. Il codice QR sulla fattura non è una decorazione: è il vostro strumento di controllo.
Per garantire che la vostra azienda sia pronta a emettere fatture in tutte le condizioni (anche in caso di guasti), assicuratevi che venga implementato un sistema di kfirma convalidata o sigillo elettronico oggi. Essi vi consentiranno di generare i certificati KSeF necessari.
Siete inoltre invitati a contattare podpisano.pl - Vi aiuteremo a proteggere l'identità digitale della vostra azienda.
Ulteriori informazioni sulle procedure di KSeF sono disponibili sul sito web ufficiale ksef.podatki.gov.pl e nella nostra base di conoscenze.
Questo articolo si basa sul Manuale KSeF 2.0 (MF, settembre 2025) e su informazioni tratte da ksef.podatki.gov.pl.
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