Nationales E-Rechnungssystem (KSeF) wird in erster Linie mit Cloud-basierten Vorgängen und Dokumentenfluss in Echtzeit in Verbindung gebracht. Was aber, wenn das System nicht verfügbar ist, eine Störung auftritt oder Sie eine Rechnung „persönlich” erhalten (z. B. als Verbraucher oder ausländisches Unternehmen)?
Dann kommt eine Technologie ins Spiel, die die digitale Welt mit der analogen verbindet: QR-Codes und KSeF-Zertifikate.
Heute erklären wir Ihnen, wie der zweistufige Zugriff auf Rechnungen funktioniert und warum qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich ist, um die Glaubwürdigkeit des Verkäufers zu bestätigen, wenn das System „schweigt”.
Obwohl KSeF ein obligatorisches System ist obligatorisch (ab dem 1. Februar 2026 für große Unternehmen, ab dem 1. April 2026 für alle anderen), gibt es Situationen, in denen die Rechnung nicht direkt über das System an Sie gesendet wird, sondern auf „vereinbarte Weise” (z. B. als PDF per E-Mail oder als Ausdruck) übermittelt wird.
Dies ist der Fall, wenn:
In solchen Fällen sind QR-Codes der Schlüssel zur SicherheitQR-Codes (grafische Codes, die ein schnelles Auslesen von Daten ermöglichen).
Wenn Sie eine Rechnung in Papierform oder als PDF erhalten, sollte diese einen Verifizierungscode (QR-Code) enthalten. Diese Lösung ermöglicht den sogenannten zweistufigen Zugang.
Wie funktioniert das?
Dadurch können Sie sicher sein, dass der Papierausdruck mit den Angaben übereinstimmt, die der Verkäufer an das Finanzministerium übermittelt hat.
Die Situation wird interessanter, wenn der Verkäufer die Rechnung im OFFLINE (z. B. bei einem Systemausfall). Eine solche Rechnung ist noch nicht bei KSeF eingegangen, sodass das System ihre Existenz nicht bestätigen kann. Wie kann man also überprüfen, ob das Dokument nicht gefälscht ist?
In diesem Fall müssen auf der Rechnung zwei QR-Codes angegeben werden zwei QR-Codesenthalten sein:
Damit der Verkäufer diesen zweiten, entscheidenden QR-Code („ZERTIFIKAT“) generieren kann, muss er über ein spezielles KSeF-Zertifikat vom Typ 2 (speziell für die Offline-Versiegelung von Rechnungen).
Hier kommen wir zurück zu den Grundlagen des digitalen Vertrauens:
Selbst wenn KSeF „offline” ist, sorgt die Technologie der digitalen Vertrauensdienste (qualifizierte Siegel (QSeal), qualifizierte Signaturen (QES), Zertifikate) für die Sicherheit des Handels. Der QR-Code auf der Rechnung ist keine Verzierung – er ist Ihr Kontrollinstrument.
Damit Ihr Unternehmen unter allen Umständen (auch bei Ausfällen) Rechnungen ausstellen kann, sollten Sie eine qualifizierte Signatur implementierenqualifizierte Signatur oder elektronischen Stempel ein. Damit können Sie die erforderlichen KSeF-Zertifikate erstellen.
Wir laden Sie auch ein, sich mit podpisano.pl – wir helfen Ihnen dabei, die digitale Identität Ihres Unternehmens zu schützen.
Weitere Informationen zu den KSeF-Verfahren finden Sie auf der offiziellen Website ksef.podatki.gov.pl und in unserer Wissensdatenbank.
Der Artikel wurde auf der Grundlage des Handbuchs KSeF 2.0 (MF, September 2025) und Informationen aus dem Dienst ksef.podatki.gov.pl erstellt.
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