Das nationale System zur elektronischen Rechnungsstellung (KSeF) wird in erster Linie mit dem cloudbasierten Betrieb und dem Dokumentenumlauf in Echtzeit in Verbindung gebracht. Was aber, wenn das System nicht verfügbar ist, es einen Ausfall gibt oder Sie eine Rechnung "in die Hand" bekommen (z. B. als Verbraucher oder ausländische Einrichtung)?
Hier kommt die Technologie ins Spiel, die die digitale und die analoge Welt miteinander verbindet: QR-Codes und KSeF-Zertifikate.
Heute erklären wir, wie der zweistufige Rechnungszugang funktioniert und warum Qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist notwendig, um dem Verkäufer Glaubwürdigkeit zu verleihen, wenn das System "still" ist.
Obwohl das KSeF ein System ist obligatorisch (ab 1. Februar 2026 für große Unternehmen, ab 1. April 2026 für andere) gibt es Situationen, in denen eine Rechnung nicht direkt über das System zu Ihnen kommt, sondern auf eine "vereinbarte Weise" übermittelt wird (z. B. ein PDF in einer E-Mail oder ein Ausdruck).
Dies geschieht, wenn:
In solchen Fällen ist der Schlüssel zur Sicherheit kQR-Codes (grafische Codes, die ein schnelles Ablesen der Daten ermöglichen).
Wenn Sie eine Papier- oder PDF-Rechnung erhalten, sollte diese einen Verifizierungscode (QR-Code) enthalten. Diese Lösung macht es möglich, so genannte zweistufiger Zugang.
Wie funktioniert das?
Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass der Papierausdruck mit dem übereinstimmt, was der Verkäufer dem Finanzministerium übermittelt hat.
Noch interessanter wird die Situation, wenn der Verkäufer seine Rechnungen in Form von OFFLINE (z.B.. bei Systemausfall). Eine solche Rechnung ist noch nicht in KSeF eingegeben worden, so dass das System ihre Existenz nicht bestätigen kann. Wie kann ich also prüfen, ob ein Dokument gefälscht ist?
In diesem Fall muss die Rechnung so viel wie möglich enthalten zwei QR-Codes:
Damit der Einzelhändler diesen zweiten, wichtigen QR-Code ("CERTIFICATE") generieren kann, muss er über einen speziellen KSeF-Bescheinigung Typ 2 (für die Versiegelung von Offline-Rechnungen).
Hier kehren wir zurück zu die Grundlagen des digitalen Vertrauens:
Auch wenn KSeF „offline” ist, Technologie für digitale Vertrauensdienste (qualifizierte Dichtungen (QSeal), qualifizierte Unterschriften (QES), Zertifikate) gewährleistet, dass der Handel sicher ist. Der QR-Code auf der Rechnung ist keine Dekoration - er ist Ihr Kontrollinstrument.
Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, unter allen Bedingungen (auch bei Störungen) Rechnungen auszustellen, sollten Sie die Implementierung eines kgeprüfte Unterschrift oder elektronisches Siegel heute. Sie ermöglichen es Ihnen, die erforderlichen KSeF-Zertifikate zu erstellen.
Sie können sich auch an folgende Stellen wenden podpisano.pl - Wir helfen Ihnen, die digitale Identität Ihres Unternehmens zu sichern.
Weitere Informationen über die KSeF-Verfahren sind auf der offiziellen Website zu finden ksef.podatki.gov.pl und in unserer Wissensbasis.
Dieser Artikel basiert auf dem KSeF 2.0-Handbuch (MF, September 2025) und Informationen von ksef.podatki.gov.pl.
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