Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF) se asocia principalmente con el funcionamiento en la nube y la circulación de documentos en tiempo real. Pero, ¿qué ocurre cuando el sistema no está disponible, se produce un fallo o se recibe una factura «en mano» (por ejemplo, como consumidor o entidad extranjera)?
Entonces entra en escena una tecnología que conecta el mundo digital con el analógico: los códigos QR y certificados KSeF.
Hoy explicamos cómo funciona el mecanismo de acceso en dos pasos a las facturas y por qué la firma electrónica cualificada (QES) es necesario para acreditar al vendedor cuando el sistema «guarda silencio».
Aunque KSeF es un sistema obligatorio (a partir del 1 de febrero de 2026 para las grandes empresas y a partir del 1 de abril de 2026 para el resto), existen situaciones en las que la factura no le llega directamente a través del sistema, sino que se transmite de «la forma acordada» (por ejemplo, en formato PDF por correo electrónico o impresa).
Esto ocurre cuando:
En estos casos, la clave para la seguridad son loscódigos QR (códigos gráficos que permiten una lectura rápida de los datos).
Si recibe una factura en papel o en formato PDF, esta debe incluir un código de verificación (código QR). Esta solución permite el denominado acceso en dos pasos.
¿Cómo funciona?
De este modo, tienes la certeza de que la copia impresa coincide con lo que el vendedor ha enviado al Ministerio de Hacienda.
La situación se vuelve más interesante cuando el vendedor emite la factura en modo OFFLINE (por ejemplo, durante una avería del sistema). Dicha factura aún no ha llegado al KSeF, por lo que el sistema no puede confirmar su existencia. Entonces, ¿cómo se puede comprobar que el documento no es falso?
En tal caso, la factura debe incluir dos códigos QR:
Para que el vendedor pueda generar este segundo código QR clave («CERTIFICADO»), debe disponer de un Certificado KSeF tipo 2 (dedicado al sellado de facturas offline).
Aquí volvemos a los fundamentos de la confianza digital:
Incluso cuando KSeF está «desconectado», la tecnología de los servicios de confianza digital (sellos cualificados (QSeal), firmas cualificadas (QES), certificados) vela por la seguridad de las transacciones. El código QR de la factura no es un adorno, es tu herramienta de control.
Para que tu empresa esté preparada para emitir facturas en cualquier circunstancia (incluso durante una avería), asegúrate de implementarfirma digital cualificada o sello electrónico hoy mismo. Estos le permitirán generar los certificados KSeF necesarios.
También le invitamos a ponerse en contacto con podpisano.pl : le ayudaremos a proteger la identidad digital de su empresa.
Para obtener más información sobre los procedimientos del KSeF, visite el sitio web oficial ksef.podatki.gov.pl y en nuestra base de conocimientos.
El artículo se ha elaborado sobre la base del Manual KSeF 2.0 (MF, septiembre de 2025) y la información del sitio web ksef.podatki.gov.pl.
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