El Sistema Nacional de Facturación Electrónica (KSeF) se asocia principalmente con el funcionamiento basado en la nube y la circulación de documentos en tiempo real. Pero, ¿qué ocurre si el sistema no está disponible, se produce una avería o recibes una factura "en mano" (por ejemplo, como consumidor o entidad extranjera)?
Es entonces cuando entra en escena la tecnología que combina los mundos digital y analógico: Códigos QR y Certificados KSeF.
Hoy explicamos cómo funciona el mecanismo de acceso a la factura en dos pasos y por qué Firma electrónica reconocida (QES) es necesario para dar credibilidad al vendedor cuando el sistema es "silencioso".
Aunque el KSeF es un sistema obligatorio (a partir del 1 de febrero de 2026 para las grandes empresas, a partir del 1 de abril de 2026 para las demás), existen situaciones en las que una factura no le llega directamente a través del sistema, sino que se transmite de una "manera acordada" (por ejemplo, un PDF en un correo electrónico o una impresión).
Esto ocurre cuando:
En estos casos, la clave de la seguridad es kCódigos QR (códigos gráficos que permiten una lectura rápida de los datos).
Si recibe una factura en papel o PDF, debe contener un código de verificación (código QR). Esta solución permite acceso en dos etapas.
¿Cómo funciona?
De este modo puede estar seguro de que la impresión en papel coincide con lo que el proveedor ha enviado al Ministerio de Hacienda.
La situación se vuelve más interesante cuando el proveedor factura mediante FUERA DE LÍNEA (por ejemplo durante un fallo del sistema). Dicha factura aún no se ha introducido en KSeF, por lo que el sistema no puede confirmar su existencia. Entonces, ¿cómo puedo comprobar si un documento es falso?
En este caso, la factura debe contener tanto como dos códigos QR:
Para que el minorista pueda generar este segundo código QR clave ("CERTIFICADO"), debe disponer de un Certificado KSeF tipo 2 (dedicado al sellado de facturas fuera de línea).
Aquí volvemos a las bases de la confianza digital:
Incluso cuando KSeF está „desconectado”, tecnología de servicios fiduciarios digitales (precintos cualificados (QSeal), firmas cualificadas (QES), certificados) garantiza la seguridad de su facturación. El código QR de la factura no es un adorno: es su herramienta de control.
Para asegurarse de que su empresa está preparada para emitir facturas en todas las condiciones (incluso durante las averías), asegúrese de la implantación de un kfirma validada o precinto electrónico hoy. Le permitirán generar los certificados KSeF necesarios.
También puede ponerse en contacto con podpisano.pl - Le ayudaremos a proteger la identidad digital de su empresa.
Encontrará más información sobre los procedimientos del KSeF en el sitio web oficial ksef.podatki.gov.pl y en nuestra base de conocimientos.
Este artículo se basa en el Manual KSeF 2.0 (MF, septiembre de 2025) y en información de ksef.podatki.gov.pl.
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