Внедрение Национальной системы электронных счетов (KSeF) в компании — это не только технический вопрос, но прежде всего организационный. Для субъектов, не являющихся физическими лицами (например, обществ с ограниченной ответственностью, полных товариществ, гражданских товариществ), ключевой задачей на начальном этапе является вопрос: „Как войти в систему в первый раз и кто будет ею управлять?”.
На выбор предлагается два пути:
Какую из них выбрать, чтобы получить полный контроль и избежать бюрократии? Давайте разберемся.
Это решение рекомендуется для компаний, которые делают ставку на независимость и автоматизацию. Квалифицированная электронная печать (часто называемая электронной печатью) — это цифровая аналог фирменный штамп. На нём указано название и NIP (Идентификационный номер налогоплательщика) субъекта.
Как это работает? Согласно информации KSeF, организация, имеющая электронную печать, не обязана подавать какие-либо заявления в налоговую инспекцию. Достаточно того, чтобы пройдет аутентификацию (войдёт) в систему с её помощью.
Преимущества этой стратегии:
Если у вашей компании нет электронной печати, она не сможет „самостоятельно” войти в систему KSeF. Ей необходимо назначить человека — конкретное физическое лицо, — которое будет управлять системой от её имени. Для этого служит форма ZAW-FA (Уведомление о предоставлении или отзыве прав на использование KSeF).
Как это работает? Вам необходимо заполнить форму ZAW-FA, указав в ней одно лицо (так называемого «уполномоченного»), например, члена правления или главного бухгалтера. Эту форму необходимо подать в налоговую инспекцию (в бумажном виде или в электронном виде через систему «e-Urząd Skarbowy»).
Проблемы, связанные с этой стратегией:
Решение зависит от масштабов вашей деятельности и потребностей в области автоматизации.
Помните, что печать также позволяет генерировать Сертификаты KSeF (необходимых для работы в аварийном режиме/офлайн) без участия третьих лиц.
Это бесплатное решение, но для его запуска потребуется больше времени.
В мире KSeF цифровая идентичность — это основа. Независимо от выбранного пути, помните, что Квалифицированная подпись (для физических лиц) и электронная печать (для компаний) — это инструменты, которые гарантируют высочайший уровень безопасности. В podpisano.pl мы поможем вам выбрать подходящее решение, чтобы переход на обязательную систему KSeF (с 1 февраля 2026 года для крупных компаний, с 1 апреля 2026 года для остальных) прошел без сбоев.
Более подробную информацию о процедурах можно найти на официальном сайте ksef.podatki.gov.pl а также в нашей базе знаний.
Статья подготовлена на основе Руководства KSeF 2.0 (МФ, сентябрь 2025 г.) и информации с сайта ksef.podatki.gov.pl.
Хотите узнать больше о конкретном требовании или услуге в сфере цифрового доверия? Мы с удовольствием вам поможем!
