Национальная система электронных счетов (KSeF) — это революция, которая меняет подход компаний к выставлению и получению счетов. Для компаний и крупных организаций процесс „вхождения” в систему может показаться сложным, но есть способ упростить его. Если ваша организация располагает квалифицированной электронной печатью, вы можете избежать посещений государственных учреждений и бумажной волокиты.
В podpisano.pl мы ценим простые решения, поэтому подготовили пошаговую инструкцию по регистрации (аутентификации) в системе с использованием печати.
В настоящее время в цифровом мире квалифицированная печать является аналогом фирменной печати и подписи представителя, но в виртуальном виде. Ключевое отличие между ней и личной подписью заключается в том, что печать содержит данные субъекта (компании), в том числе номер NIP.
Благодаря этому система KSeF автоматически распознает компанию. Вам не нужно подавать бумажное уведомление ZAW-FA в налоговой инспекции, чтобы назначить первого пользователя с правами доступа к системе. Достаточно просто „войти” в систему с помощью печати, и вы сразу же получаете полные права владельца.
Прежде чем нажимать, ознакомьтесь со схемой действий. Весь процесс основан на принципе „запрос-ответ”. Система отправляет цифровой запрос (файл для подписи), а вы отправляете его обратно с печатью.
Этот процесс в техническом плане называется „аутентификацией„Вот что вам нужно сделать, руководствуясь официальной инструкцией Министерства финансов».
Вход в приложение Запустите браузер (рекомендуется: Chrome, Firefox, Edge или Safari) и перейдите на страницу приложения для налогоплательщиков KSeF.
Чтобы войти в систему KSeF, перейдите по ссылке https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/
Подготовка Убедитесь, что у вас под рукой есть устройство или приложение для оформления заказа печати квалифицированного специалиста, а также установленное программное обеспечение, предоставленное издателем вашей печати. В podpisano.pl Вы без проблем оформите квалифицированную печать — без очередей и стресса.
Выберите способ входа → Войти с помощью квалифицированного сертификата.
Идентификация В окне входа в систему введите номер NIP своей компании. Система запросит контекст входа — убедитесь, что вы вводите NIP организации, под которой хотите войти. Нажмите кнопку Войти.
Запрос на авторизацию (AuthRequest) Это самый важный момент.
Проставление печати
Загрузка в KSeF
Готово! Если проверка пройдет успешно, вы увидите стартовый экран приложения.
Если авторизация пройдет успешно, на экране появится информационное сообщение содержащий номер сеанса.
Номер сессии можно скопировать, нажав [1] „Копировать”. Номер сессии необходим для проверки статуса отправки счетов в данной сессии.
Чтобы закрыть окно, необходимо нажать кнопку [2] „ОК”.
Внимание! При условии, что файл подписан правильно, нажатие кнопки „Далее” перенесет нас в приложение с авторизацией для контекста NIPu, который мы выбрали в начале.
Следует помнить, что для авторизации с использованием подписи из NIP, отличного от контекста NIP, или подписи из PESEL необходимо предварительно предоставить права доступа для этих идентификаторов.
Когда вы уже находитесь в системе в качестве „владельца” (суперадминистратора), ваша цель заключается не в том, чтобы ежедневно выставлять счета этим способом (это слишком трудоемко), а в том, чтобы настроить компанию.
После авторизации в приложении для налогоплательщиков KSeF откроется экран для ввода счета-фактуры и главное меню приложения. Не забудьте после первого входа в систему:
Использование электронной печати — это самый быстрый способ „активировать” компанию в системе KSeF. Вам не придется посещать государственные учреждения, а весь процесс займет всего несколько минут за компьютером.
Однако помните, что печать в основном используется для открытия дверей и управления — для повседневной работы целесообразно уполномочить конкретных сотрудников или информационные системы.
Если вам нужна помощь в получении квалифицированной печати, ознакомьтесь с предложением на сайте podpisano.pl.
Приглашаем вас также связаться с podpisano.pl – мы поможем вам защитить цифровую идентичность вашей компании.
Более подробную информацию о процедурах KSeF можно найти на официальном сайте ksef.podatki.gov.pl а также в нашей базе знаний.
Статья подготовлена на основе Руководства KSeF 2.0 (МФ, сентябрь 2025 г.) и информации с сайта ksef.podatki.gov.pl.
