Революция в польском бухгалтерском учете уже не за горами. Начиная с 1 февраля 2026 года. обязанность использования Национальной системы электронных счетов (KSeF) будет охватывать крупнейшие предприятия, а начиная с 1 апреля 2026 года. всех остальных налогоплательщиков.
Многие задаются вопросом: „Как это на самом деле работает изнутри?”. Сегодня мы углубимся в технические детали. Мы объясним, почему ваша система ERP (система управления ресурсами предприятия) требует „цифрового удостоверения личности”, то есть квалифицированной подписи QES, чтобы вообще начать переговоры с системой Министерства финансов.
Прежде чем ваша бухгалтерская система отправит первый счет-фактуру, вам необходимо „представиться” в системе KSeF. Это самое важное техническое требование для начала работы. Система должна быть уверена, что именно ваша компания, а не кто-то, выдающий себя за неё, хочет предоставить полномочия или отправить документы.
Для аутентификации в KSeF используются следующие методы:
Почему именно квалифицированная подпись? Хотя доверенной подписи достаточно для ручного входа в систему, в бизнесе важен автоматизация. Квалифицированная подпись или печать необходимы для генерации так называемого. токены или сертификаты KSeF, которые являются „топливом” для вашей системы ERP. Без них ваша бухгалтерская программа не сможет автоматически подключиться к KSeF.
МЕТОД АУТЕНТИФИКАЦИИ В KSeF | ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО | ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО (ЮЛ) |
Доверенная подпись / Национальный узел (с 1 апреля 2026 г.) | ДА | НЕТ |
Квалифицированная подпись | ДА | НЕТ |
Квалифицированная печать | НЕТ | ДА |
Токен (до 31 декабря 2026 г.) | ДА | ДА |
Сертификат KSeF | ДА | ДА |
Интеграция — это не что иное, как подключение вашей системы продаж к системе Министерства финансов с помощью API (интерфейс прикладного программирования). Благодаря этому счета-фактуры отправляются „самостоятельно” в фоновом режиме, без необходимости вручную входить на правительственный сайт.
Чтобы эта магия сработала, вам нужно выполнить однократную настройку:
Отправка электронной счета-фактуры — это процесс, который в интегрированной системе занимает доли секунды, но стоит знать, что происходит „за кулисами”:
Обязанность вступает в силу поэтапно:
До этих дат KSeF можно использовать по желанию. Главное — подготовить систему, персонал и права доступа, чтобы запуск не застал компанию врасплох.
Важно! Счета-фактуры для потребителей (B2C) не подпадают под обязательство выставления счетов в формате KSeF (можно делать это добровольно), но если вы занимаетесь продажами в сегменте B2B — на вас распространится это обязательство в соответствии с установленными порогами и сроками. Иностранные субъекты, не имеющие постоянного места деятельности в Польше, освобождены от обязательного выставления счетов. (Интерпретации)
Технологии бывают ненадёжными, поэтому KSeF предусматривает режим ОФЛАЙН. Если у вас нет доступа к сети, вы можете выставить счёт в своей системе, снабдить его специальным QR-кодом (для этого вам понадобится сертификат KSeF типа 2!) и отправить его в KSeF позже — как правило, на следующий рабочий день.
Безусловно, да! Хотя Министерство предоставляет бесплатное приложение „Aplikacja Podatnika KSeF”, оно предназначено в основном для самых маленьких компаний, выставляющих несколько счетов-фактур в месяц. Для среднего и крупного бизнеса ручное переписывание счетов-фактур — это пустая трата времени и риск ошибок.
Квалифицированная электронная подпись (QES) i Электронная печать (QSeal) это основы, которые позволяют вашей ERP-системе работать в автоматическом режиме, безопасно и в соответствии с законодательством.
Хотите подготовить свою компанию к KSeF? Приглашаем к сотрудничеству. Мы ответим на все ваши вопросы, касающиеся услуг Cydro.
На сайте podpisano.pl вы найдете необходимые инструменты цифрового доверия, которые откроют вам путь в мир цифрового бухгалтерского учета.
Статья подготовлена на основе Руководства KSeF 2.0 (МФ, сентябрь 2025 г.) и информации с сайта ksef.podatki.gov.pl.
