Firme interne ed esterne - CAdES, XAdES o PAdES? Un confronto tra firme interne ed esterne. (Parte 2)

La scelta tra firma interna ed esterna dipende dal contesto di utilizzo del documento e dai requisiti del destinatario. Di seguito sono riportati alcuni consigli pratici:

• Documenti per le persone (ad es. contratti, lettere in PDF) - Quando si invia un documento firmato a una persona che deve semplicemente leggerlo ed essere sicura della sua autenticità, la firma interna in formato PAdES è la soluzione migliore. Il destinatario riceve un unico file PDF, che può facilmente aprire e il programma (ad esempio Acrobat Reader) mostrerà immediatamente le informazioni sulla validità della firma. Questo è il modo più semplice per firmare un documento in ambito commerciale e amministrativo. Una firma esterna in questo caso potrebbe solo complicare la situazione (si dovrebbero allegare due file e spiegare come verificarli).

• Documenti in formati diversi dal PDF - Se dobbiamo firmare un file che non è un PDF, possiamo scegliere tra XAdES e CAdES. La scelta tra interno ed esterno dipende dalle circostanze. Se il documento deve essere inviato a un ufficio o a un sistema che richiede un formato specifico (ad esempio, molte piattaforme di e-government accettano solo firme XAdES come file separato per XML), allora utilizziamo una firma XAdES esterna come richiesto. D'altra parte, quando si firma, ad esempio, un file Word per uso interno all'azienda, si può prendere in considerazione una CAdES interna - verrà creato un file .p7m contenente il documento, che i colleghi verificheranno nel loro software. Tuttavia, se il destinatario di tale file potrebbe avere difficoltà ad aprire il file .p7m, un'alternativa è quella di firmare esternamente (un .sig separato) e lasciare il DOCX originale; anche in questo caso, però, è necessario assicurarsi che le due parti non siano separate.

• File di grandi dimensioni - quando si tratta di grande documenti (link) (decine di MB), spesso si raccomanda l'uso di una firma esterna. Perché? Perché con una firma interna viene creato un nuovo file contenente l'intero originale più la firma, raddoppiando la quantità di dati da trasferire e archiviare. Una firma esterna, invece, è di dimensioni ridotte (dell'ordine di qualche decina di kB) e può essere trasferita separatamente. In pratica, i fornitori indicano che la firma esterna è in grado di gestire meglio i file di dimensioni superiori a ~25 MB. Per file di queste dimensioni, una firma interna potrebbe essere problematica (ad esempio, non rientrerebbe nel limite degli allegati di posta elettronica o la piattaforma si rifiuterebbe di accettare un file troppo grande). Utilizzando una firma esterna, trasferiamo il file originale di grandi dimensioni senza modifiche e la firma come file separato di piccole dimensioni, il che a volte è una soluzione pratica.

• Requisiti formali e di sistema - È sempre bene verificare quali formati e tipi di firma sono accettati dal destinatario o dal sistema a cui si sta inviando il documento. Alcune istituzioni specificano esplicitamente che, ad esempio, i documenti PDF devono essere firmati con PAdES e i moduli XML con una firma XAdES esterna (un file separato) o richiedono uno standard specifico (ad esempio ASiC). In queste situazioni, la decisione è imposta dai requisiti in anticipo. Fortunatamente, la maggior parte dei software di firma elettronica consente di cambiare facilmente il formato e il tipo di firma in base alle esigenze: è sufficiente selezionare le opzioni appropriate prima di firmare.