Firma electrónica y estados financieros: últimas normas y obligaciones

¿Cómo firmar estados financieros? Guía y mejores soluciones con firma electrónica

La firma electrónica de los estados financieros es obligatoria hoy en día para garantizar el pleno cumplimiento. 

Toda empresa y organización con contabilidad completa está obligada a preparar y presentar anualmente estados financieros anuales. No se trata de una mera formalidad, sino de un documento clave que refleja la situación financiera de la empresa.

Sin embargo, a partir de 2018, las normas para firmarlo han cambiado: el informe debe estar en formato electrónico y llevar una firma electrónica.

En 2025, se aplican los últimos requisitos legales y técnicos para los informes electrónicos: a continuación, explicamos quién debe firmar el informe, qué firma electrónica debe utilizarse para hacerlo y cómo presentar el informe firmado a las autoridades competentes (KRS o KAS) para evitar problemas legales y organizativos.

¿Quién debe firmar los estados financieros?

Según la Ley de Contabilidad, las cuentas anuales deben estar firmadas por dos personas clave:

• El jefe de la entidad, es decir, la persona o personas que gestionan la entidad (por ejemplo, el presidente del consejo de administración, todos los miembros del consejo de administración en una sociedad anónima, el socio encargado de los asuntos de una sociedad colectiva, etc.).
• Persona responsable de la contabilidad: normalmente el jefe de contabilidad u otra persona encargada de llevar la contabilidad.

Si una entidad está gestionada por un órgano pluripersonal (por ejemplo, un consejo de administración pluripersonal), por regla general todos los miembros de ese órgano deben firmar el informe.

A partir del 1 de enero de 2022, sin embargo, se ha introducido una importante simplificación: basta con que al menos uno de los miembros del órgano firme y que los demás miembros del consejo hagan declaraciones separadas confirmando que el informe cumple los requisitos de la ley. Este procedimiento se ajusta plenamente a la ley y permite cumplir la obligación sin problemas, incluso en el caso de consejos grandes o con dificultades para recoger todas las firmas.

Si alguno de los administradores autorizados se niega a firmar las cuentas (o se niega a hacer la declaración mencionada), está obligado a preparar una justificación por escrito de la negativa y adjuntarla a los estados financieros. En la práctica, esto significa que cualquier persona que no rubrique el informe debe explicar por escrito los motivos, lo que garantiza la transparencia y el cumplimiento del artículo 52 de la Ley de contabilidad.

Recuerde: la firma de los estados financieros o del informe de gestión debe tener lugar a más tardar el 31 de marzo del año siguiente para el ejercicio financiero (si el ejercicio financiero coincide con el año natural). Posteriormente, los informes deben ser aprobados por los accionistas (o por el consejo de supervisión y los accionistas) antes de finales de junio y, una vez aprobados, deben presentarse en el registro competente antes del 15 de julio.

¿En qué forma deben firmarse los estados financieros?

Actualmente, los estados financieros solo se preparan en formato electrónico (archivo .xml) y ya no pueden firmarse a mano en papel. A partir del 1 de octubre de 2018, el legislador exige que dicho informe electrónico vaya acompañado de una firma electrónica.

Hay tres formas aceptadas de firma electrónica entre las que elegir:

• Firma electrónica reconocida: la más universal y segura, legalmente reconocida en toda la Unión Europea (compatible con eIDAS). Es una firma certificada de pago emitida por centros de certificación autorizados. Tiene la ventaja de una fuerza legal plena equivalente a una firma manuscrita y el reconocimiento en todos los países de la UE.
• Perfil de confianza (firma de confianza ePUAP): firma electrónica gratuita disponible para las personas con un número PESEL y un perfil de confianza en la plataforma ePUAP (por ejemplo, a través de la banca electrónica). Los estados financieros también pueden firmarse con este tipo de firma. Su limitación es que sólo es útil en los contactos con las oficinas polacas - tiene el estatus de una firma avanzada (no una firma cualificada), pero a efectos de presentar el informe ante el KRS o enviarlo al KAS es plenamente suficiente.
• Firma personal (e-Proof) - es decir, la firma digital incrustada en un DNI electrónico. Si tienes un nuevo DNI con capa electrónica (la llamada tarjeta electrónica) y has activado en él el certificado de firma personal, puedes utilizarlo para firmar el informe. La firma personal también está reconocida por las autoridades (la legislación polaca la equipara a la firma manuscrita en las relaciones con la administración). Necesitarás un lector NFC o una app adecuada para estampar dicha firma en el documento.

En la práctica, la solución más conveniente es utilizar una firma electrónica reconocida. Ofrece la mayor seguridad jurídica y universalidad: está reconocida no sólo en Polonia, sino en todos los países de la UE. Además, en los últimos años han aparecido tecnologías modernas y fáciles de usar que facilitan más que nunca la utilización de una firma cualificada. Por ejemplo, las soluciones de firma móvil basadas en la nube permiten firmar documentos desde un smartphone, sin necesidad de tarjeta ni lector.

W podpisano.pl ofrecemos dos soluciones de firma cualificada

• SimplySign - firma cualificada móvilque no requiere tarjeta física ni lector. Todo el proceso se realiza a través de una aplicación en su smartphone o tableta, lo que significa que puede firmar el documento desde cualquier lugar y en cualquier momento. SimplySign ofrece una movilidad total al tiempo que conserva la fuerza legal de una firma manuscrita. En la práctica, su teléfono se convierte en una herramienta para proporcionar una firma electrónica segura siempre que lo necesite.
• Certum Mini, por su parte, es un kit sencillo y cómodo para crear una firma electrónica reconocida en un ordenador. Consta de un lector USB y una tarjeta criptográfica con un certificado reconocido. Esta solución es tradicional y muy apreciada por las empresas: proporciona un alto nivel de control y seguridad, aunque requiere un dispositivo físico. El Certum Mini funciona bien, por ejemplo, si trabajas principalmente de forma estacionaria en tu ordenador y quieres un portafirmas tangible. Gracias a su pequeño tamaño, el kit es fácil de manejar y transportar, lo que facilita seguir trabajando con documentos electrónicos.

Ambas opciones cumplen las normas normas eIDASgarantizando la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

Requisitos actuales del KRS y del Ministerio de Hacienda (KAS)

No basta con firmar las cuentas: hay que transmitirlas debidamente a la autoridad competente. En 2025, ya existen normas bien establecidas según las cuales las vías de presentación de los estados financieros dependen del tipo de entidad:

• Las empresas y otras entidades registradas en el KRS (sujetas a inscripción en el Registro de Empresarios) - presentan estados financieros electrónicos al KRS. Esto se hace exclusivamente en línea a través del portal eKRS (Portal de Acceso a los Registros Electrónicos del Tribunal). El archivo del informe debe tener un formato adecuado (estructura lógica definida por el Ministerio de Hacienda) - actualmente una estructura XML en línea con los esquemas XSD publicados. El informe electrónico debe contener todos los elementos requeridos, como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, información adicional (introducción y notas). El sistema eKRS permite presentar los documentos gratuitamente al Repositorio de Documentos Financieros, donde se incluyen en el expediente de registro de la empresa. También se requerirá una firma electrónica para la presentación del propio informe - en el portal eKRS, la presentación está firmada (con una firma cualificada, de confianza o personal) por al menos una persona autorizada para representar a la empresa, cuya PESEL figura en el registro. En la práctica, por tanto, basta con que una persona autorizada (por ejemplo, un miembro del consejo de administración) se conecte y envíe un documento con firma electrónica para cumplir la obligación. Hay que tener en cuenta que la mera firma de documentos en e-KRS no equivale a su archivo, sigue siendo necesario enviarlos al repositorio, lo que los empresarios olvidan, dando lugar a deficiencias en los documentos archivados.

Plazo: debe hacerse dentro de los 15 días siguientes a la aprobación del informe - para la mayoría de las empresas que aprueban los informes antes del 30 de junio, esto significa un plazo hasta el 15 de julio del año siguiente. Nota: si el informe no se aprueba antes de finales de junio, aún debe presentarse al KRS como no aprobado en julio, y tras su posterior aprobación, los documentos pertinentes (por ejemplo, la resolución sobre la aprobación y distribución de beneficios/pérdidas) deben enviarse al KRS en el siguiente plazo de 15 días.

• Las entidades no inscritas en el Registro Nacional de Tribunales (por ejemplo, las sociedades unipersonales, las sociedades civiles, las asociaciones ordinarias no sujetas a inscripción en el Registro Nacionalde Tribunales y otras entidades que liquidan el PIT) no presentan el informe al Registro Nacional de Tribunales, sino que deben presentarlo al Jefe de la Administración Tributaria Nacional (KAS), es decir, de facto, a la Agencia Tributaria. Esto también se hace por vía electrónica. El Ministerio de Hacienda ofrece una aplicación e-Financial Statements (disponible a través del portal podatki.gov.pl), que puede utilizarse para crear y enviar el informe firmado directamente al sistema KAS. Alternativamente, es posible enviar un archivo JPK_SF (es decir, un archivo de informe en formato XML) a través de perfil de confianza ePUAP a la Agencia Tributaria correspondiente. Independientemente del método, dicho documento debe ser firmado electrónicamente (con una firma cualificada, perfil de confianza o documento electrónico - las mismas formas descritas anteriormente) por personas autorizadas.

Plazo: Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas disponen de un plazo más breve para realizar los trámites: los estados financieros del ejercicio anterior deben enviarse al KAS antes del 30 de abril (cuarto mes) del año siguiente. Por ejemplo, para el ejercicio que finaliza el 31 de diciembre de 2024, el plazo de envío a la KAS es el 30 de abril de 2025. Es importante señalar que la normativa no exige que se envíe a la KAS un informe ya aprobado: basta con enviar un archivo de informe firmado electrónicamente (aunque, en la práctica, el sistema MF exige la fecha de aprobación, en su caso). Si un empresario individual aprueba él mismo el informe (porque es el único propietario), la firma y la aprobación suelen producirse simultáneamente. Por otra parte, cuando el informe está sujeto a la auditoría de un censor jurado de cuentas, la aprobación puede tener lugar después de la auditoría, lo que también debe tenerse en cuenta.

En resumen, los estados financieros de todas las entidades de Polonia en 2025 se presentarán electrónicamente, bien al Repositorio KRS (si la entidad está sujeta a inscripción en el Registro de Empresarios KRS) o al sistema financiero KAS (si la entidad no está sujeta al KRS). En todos los casos, se requiere un formato correcto del documento (la estructura del informe electrónico puede generarse, por ejemplo, en un programa financiero y contable o en una aplicación MF) y una firma electrónicaválida de las personas autorizadas.

Consecuencias de no firmar o de no hacerlo

No firmar los estados financieros (o no presentarlos en el plazo establecido) puede acarrear graves consecuencias jurídicas y financieras. En primer lugar, el documento no será aceptado por la autoridad competente: el sistema KRS o KAS rechazará un informe que no lleve las firmas electrónicas requeridas de todas las personas obligadas. No presentar el informe correctamente es una infracción de la ley, por la que existen sanciones.

Hacer caso omiso de la obligación de firmar y presentar los estados financieros conlleva riesgos mucho más graves que un inconveniente menor. Por eso es tan importante asegurarse de que se cumplen los plazos y los requisitos formales.

Firma electrónica para mayor comodidad y plena conformidad

Teniendo en cuenta estas consecuencias, merece la pena apostar por una solución cómoda, rápida y 100% legal: la firma electrónica reconocida. Permite firmar estados financieros (y otros documentos de la empresa) literalmente en cuestión de instantes: sin necesidad de imprimir, firmar a mano cada impresión y escanearlos.

Una firma electrónica reconocida equivale a una firma manuscrita y cumple todos los requisitos del KRS y del Ministerio de Hacienda. Si aún tiene dudas sobre qué firma elegir, visite podpisano.pl - le ayudaremos a elegir la firma cualificada que mejor se adapte a las particularidades de su trabajo. SimplySign - si se desplaza con frecuencia o trabaja a distancia, una firma móvil en un smartphone le resultará ideal. Certum Mini - si prefiere las soluciones de hardware tradicionales, un conjunto con lector funcionará igual de bien.

En resumen, firmar correctamente los estados financieros y dormir tranquilo:

1. Prepare el informe en formato electrónico (por ejemplo, genere un archivo XML a partir de su sistema financiero de acuerdo con la estructura MF).
2. Garantice las firmas electrónicas de todas las personas requeridas: el responsable de la entidad (o miembro del consejo de administración + declaraciones de los demás) y la persona que lleva los libros. Elige la forma de firma: preferiblemente cualificada, o alternativamente un perfil de confianza o tarjeta electrónica.
3. Presentar el informe electrónico firmado en el sistema adecuado: eKRS (para empresas y entidades inscritas en el registro) o e-Reports/KAS (para los demás). Cumplir los plazos reglamentarios: normalmente 15 días después de la aprobación para el KRS o antes del 30 de abril para el KAS.
4. Archive el justificante de presentación (acuse de recibo oficial o confirmación del sistema). En el caso del KRS, esto no es necesario: el informe presentado es visible casi inmediatamente en el extracto del KRS.

Gracias al uso de modernas firmas electrónicas, todo el proceso es rápido y eficaz y, sobre todo, cumple la legislación vigente.

En 2025, los informes electrónicos serán la norma para ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y minimizar el riesgo de errores. Aproveche las soluciones de firma electrónica disponibles y la firma de estados financieros se convertirá en una actividad rutinaria y sin esfuerzo. Tanto si elige SimplySign como Certum Mini, tendrá la seguridad de que su documento cumple todos los requisitos formales, y sin salir de su oficina.

Ocúpese ahora de la firma electrónica correcta y las cuentas anuales de su empresa se presentarán a tiempo, sin problemas y sin estrés.

Firmas reconocidas SimplySign y Certum Mini

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