Firma electrónica y estados financieros: últimas normas y obligaciones

¿Cómo firmar estados financieros? Guía y mejores soluciones con firma electrónica

La firma electrónica de los estados financieros es obligatoria hoy en día para garantizar el pleno cumplimiento. 

Toda empresa y organización con contabilidad completa está obligada a preparar y presentar anualmente estados financieros anuales. No se trata de una mera formalidad, sino de un documento clave que refleja la situación financiera de la empresa.

A partir de 2018, sin embargo, las reglas para firmarlo han cambiado -. el informe debe presentarse en formato electrónico y llevar una firma electrónica.

En 2025 se aplicarán los últimos requisitos legales y técnicos para la presentación de informes electrónicos: se lo explicamos a continuación quién debe firmar el informe, con qué firma electrónica debe realizarse y cómo presentar el informe firmado a las autoridades competentes (KRS o KAS)para evitar problemas jurídicos y organizativos.

¿Quién debe firmar los estados financieros?

Según la Ley de Contabilidad, las cuentas anuales deben estar firmadas por dos personas clave:

• Jefe de Unidad - Es decir, la persona o personas que gestionan la entidad (por ejemplo, el presidente del consejo de administración, todos los miembros del consejo de administración en una sociedad anónima, el socio que gestiona los asuntos de una sociedad colectiva, etc.).
• Responsable de la contabilidad - normalmente contable jefe o cualquier otra persona encargada de llevar la contabilidad.

Si la unidad está dirigida por un organismo con varios miembros (por ejemplo, un consejo de varios miembros)por regla general todos los miembros de dicho órgano deben firmar el informe.

A partir del 1 de enero de 2022, sin embargo, se ha introducido una importante simplificación: basta con la firma deberá ser estampada por al menos un miembro del organismo, a los demás miembros del Consejo de Administración hacen declaraciones por separado confirmando que el informe cumple los requisitos de la Ley. Este procedimiento se ajusta plenamente a la ley y permite cumplir la obligación sin problemas incluso en el caso de juntas grandes o dificultades para recoger todas las firmas.

Si alguno de los miembros elegibles del consejo se niega a firmar informe (o se niega a hacer dicha declaración), está obligado a redactar una justificación escrita de la denegación y adjuntarla a los estados financieros. En la práctica, esto significa que cualquier persona que no rubrique el informe debe explicar por escrito los motivos, lo que garantiza la transparencia y el cumplimiento del artículo 52. Ley de contabilidad.

Acuérdate: la firma de los estados financieros o del informe de gestión debe tener lugar a más tardar el 31 de marzo al año siguiente para el ejercicio financiero (si el ejercicio financiero coincide con el año civil). A continuación, los informes deben ser aprobados por los accionistas o el consejo de administración y los accionistas). hasta finales de junioy, tras su aprobación, depositado en el registro competente a más tardar el hasta el 15 de julio.

¿En qué forma deben firmarse los estados financieros?

Actualmente los estados financieros se elaborarán únicamente en formato electrónico (archivo .xml) y ya no puede firmarse a mano en papel. A partir del 1 de octubre de 2018, el legislador exige que dicho informe electrónico vaya acompañado de un firma electrónica.

Se puede elegir entre tres formas aceptadas de firma electrónica:

• Firma electrónica reconocida – najbardziej uniwersalny i pewny, uznawany prawnie w całej Unii Europejskiej (zgodny z eIDAS). Jest to płatny certyfikowany podpis wydawany przez uprawnione centra certyfikacji. Jego zaletą jest plena fuerza jurídica equivalente a una firma manuscrita y reconocimiento en todos los países de la UE.
• Perfil de confianza (podpis zaufany ePUAP) - una firma electrónica gratuita disponible para las personas con un número PESEL y un perfil de confianza en la plataforma ePUAP (por ejemplo, a través de la banca electrónica). Los estados financieros también pueden firmarse con dicha firma. Su limitación es que sólo es útil en los contactos con las autoridades polacas - tiene el estatus de una firma avanzado (no cualificado), pero a efectos de presentar un informe al KRS o enviarlo al KAS, es plenamente suficiente.
• Firma personal (e-Providence) - es decir, la firma digital incrustada en el DNI electrónico. Si tienes un nuevo DNI con capa electrónica (la llamada tarjeta electrónica) y has activado en él el certificado de firma personal, puedes utilizarlo para firmar el informe. La firma personal también es reconocida por las autoridades (la legislación polaca la equipara a la firma manuscrita en los trámites con la administración). Necesitarás un lector NFC o una app adecuada para estampar dicha firma en el documento.

En la práctica la solución más cómoda es hacer uso de firma electrónica reconocida. Ofrece la mayor seguridad jurídica y versatilidad - está reconocida no sólo en Polonia, sino en todos los países de la UE. Además, en los últimos años han aparecido tecnologías modernas y fáciles de usar que facilitan más que nunca el uso de la firma cualificada. Por ejemplo, las soluciones firma móvil en la nube permiten firmar documentos desde un smartphone, sin necesidad de tarjeta ni lector.

W podpisano.pl ofrecemos dos soluciones de firma cualificada

• SimplySign –  firma cualificada móvilque sin necesidad de tarjeta física ni lector. Todo el proceso se realiza a través de una aplicación en su smartphone o tableta, lo que significa que puede firmar el documento desde cualquier lugar y en cualquier momento. SimplySign ofrece total movilidad, manteniendo la fuerza legal de una firma manuscrita. En la práctica, su teléfono se convierte en una herramienta para proporcionar una firma electrónica segura siempre que lo necesite.
• Certum Mini - a su vez set sencillo y cómodo para la creación de una firma electrónica reconocida en un ordenador. Consta de un lector USB y una tarjeta criptográfica con un certificado reconocido. La solución es tradicional y muy apreciado por empresas - proporciona alto nivel de control y seguridadaunque requiere el uso de un dispositivo físico. Certum Mini demuestra su valía, por ejemplo, cuando se trabaja principalmente de forma estacionaria en el ordenador y se desea un portafirmas tangible. Gracias a su pequeño tamaño, el kit es fácil de manejar y transportar, lo que facilita seguir trabajando con documentos electrónicos.

Ambas opciones cumplen las normas eIDASGarantizar la seguridad y el cumplimiento de la normativa.

Requisitos actuales del KRS y del Ministerio de Hacienda (KAS)

No basta con firmar el informe - siguen teniendo que comunicarse adecuadamente a la autoridad competente. En 2025, ya existen normas bien establecidas según las cuales las vías de transmisión de los estados financieros dependen del tipo de entidad:

• Sociedades y otras entidades inscritas en el Registro Nacional de Tribunales (sujetas a inscripción en el registro mercantil) - presentar estados financieros electrónicos a KRS. Esto se hace sólo en línea a través del portal eKRS (Portal de Acceso a los Documentos Electrónicos Judiciales). El archivo del informe debe tener el formato correcto (estructura lógica definida por el Ministerio de Hacienda) - su estructura actual XML conforme a los esquemas XSD publicados. El informe electrónico debe contener todos los elementos requeridos, como el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la información adicional (introducción y notas). El sistema eKRS permite presentar documentos gratuitamente a Depósito de documentos financierosdonde se incluyen en el expediente de registro de la empresa. También se necesitará una firma electrónica para el propio informe - en el portal eKRS, la solicitud está firmada (con una firma cualificada, de confianza o personal) por al menos una persona autorizada a representar, cuya PESEL figura en el registro. Así, en la práctica basta con que una persona autorizada (por ejemplo, un miembro del consejo de administración) se conecte y envíe un documento con firma electrónicapara cumplir con la obligación. Hay que tener en cuenta que la mera firma de documentos en e-KRS no equivale a su archivo, sigue siendo necesario enviarlos al depósito, lo que los empresarios olvidan, dando lugar a deficiencias en los documentos archivados.

Plazo: debe hacerse en un plazo de 15 días a partir de la aprobación Para la mayoría de las empresas, que aprueban sus informes antes del 30 de junio, esto significa que el plazo vence el 31 de diciembre. 15 de julio el año siguiente. Nota: si el informe no se aprobará a finales de juniopor lo que debe presentarse al KRS en julio como no aprobadoy, tras su posterior aprobación, enviar los documentos pertinentes (por ejemplo, la resolución sobre la aprobación y distribución de beneficios/pérdidas) al KRS en un plazo adicional de 15 días.

• Entidades no inscritas en el Registro Nacional de Tribunales (por ejemplo, sociedades unipersonales, sociedades civiles, asociaciones ordinarias no sujetas a inscripción en el Registro Nacional de Tribunales y otras entidades que liquidan el PIT)  – no presenten una denuncia ante el KRSpero están obligados a entregarlos al Jefe de la Administración Fiscal Nacional (KAS)es decir, de facto a agencia tributaria. Esto se hace también electrónicamente. El Ministerio de Hacienda proporciona un Aplicación e-Financial Statements (disponible a través del portal podatki.gov.pl), a través del cual se puede crear un informe firmado y enviarlo directamente al sistema KAS. Alternativamente, es posible enviar un archivo JPK_SF (es decir, un archivo de informe en formato XML) a través de el perfil de confianza ePUAP a la oficina tributaria competente. Independientemente del método, dicho documento debe firmarse electrónicamente (mediante firma cualificada, perfil de confianza o tarjeta electrónica - las mismas formas descritas anteriormente) por personas autorizadas.

Plazo: Los contribuyentes del impuesto sobre la renta de las personas físicas disponen de menos tiempo para realizar los trámites. los estados financieros del año anterior deben presentarse a KAS antes del 30 de abril (cuarto mes) del año siguiente. Por ejemplo, para el ejercicio que finaliza el 31 de diciembre de 2024, la fecha límite de envío a la KAS es el 30 de abril de 2025. Es importante señalar que la legislación no exige que la KAS ya haya sido enviada al aprobado simplemente enviamos el archivo del informe firmado electrónicamente (aunque en la práctica el sistema MF requiere la fecha de aprobación, si la hay). Si el empresario individual aprueba el informe él mismo (porque es el único propietario), la firma y la aprobación suelen producirse simultáneamente. Por otra parte, cuando el informe está sujeto a la auditoría de un censor jurado de cuentas, la aprobación puede tener lugar después de la auditoría, lo que también debe tenerse en cuenta.

Resumiendo, los estados financieros de todas las entidades de Polonia en 2025 se presentarán electrónicamente – o al Repositorio del KRS (si la entidad está sujeta a inscripción en el Registro de Empresarios del KRS), o al sistema financiero KAS (si la entidad no está sujeta al KRS). En todos los casos, la el formato del documento (la estructura del informe electrónico puede generarse, por ejemplo, en un programa de contabilidad financiera o en una aplicación MF) y importante firma electrónica personas autorizadas.

Consecuencias de no firmar o de no hacerlo

No firmar los estados financieros (o no presentarlos en el plazo establecido) puede dar lugar a un graves consecuencias jurídicas y financieras. En primer lugar, dicho documento no se aceptarán por la autoridad competente - el sistema KRS o KAS rechazará un informe que no lleve las firmas electrónicas requeridas de todas las personas obligadas. No presentar el informe correctamente constituye una infracción de la normativa, por la que se prevén sanciones.

Incumplimiento de la obligación de firmar y presentar estados financieros conlleva riesgos mucho más graves que un inconveniente menor. Por eso es tan importante asegurarse de que los plazos y las requisitos formales.

Firma electrónica para mayor comodidad y plena conformidad

Teniendo en cuenta estas implicaciones, merece la pena apostar por solución cómoda, rápida y 100% legalLa firma electrónica reconocida (FER) es una potente herramienta que le permite firmar estados financieros (y otros documentos de la empresa) en cuestión de momentos, sin tener que imprimir, firmar y escanear cada impresión. Le permite firmar estados financieros (y otros documentos de la empresa) literalmente en cuestión de momentos, sin tener que imprimir, firmar a mano y escanear cada impresión.

Firma electrónica reconocida equivale a una firma manuscrita y cumple todos los requisitos del KRS y del Ministerio de Hacienda. Si aún tiene dudas sobre qué firma elegir – no dude en podpisano.pl  – le ayudaremos a elegir la firma cualificada que mejor se adapte a su trabajo específico. SimplySign – si se desplaza a menudo o trabaja a distancia – una firma móvil para smartphone será ideal.  Certum Mini – si prefiere las soluciones de hardware tradicionales, un kit con lector funcionará igual de bien.

En resumen, para firmar correctamente los estados financieros y dormir a pierna suelta:

1. Preparar el informe electrónicamente (por ejemplo, generar un archivo XML a partir de su sistema financiero de acuerdo con la estructura MF).
2. Garantizar las firmas electrónicas de todas las personas requeridas - el responsable de la entidad (o un miembro del consejo de administración + declaraciones de los demás) y la persona que lleva la contabilidad. Elige la forma de firma: preferiblemente cualificada, o alternativamente un perfil de confianza o una tarjeta electrónica.
3. Enviar el informe electrónico firmado al sistema correspondiente: eKRS (para empresas y entidades inscritas en el registro) o eReports/KAS (para los demás). Cumplir los plazos reglamentarios: normalmente 15 días desde la aprobación para el KRS o antes del 30 de abril para el KAS.
4. Archive el justificante de presentación (acuse de recibo oficial o confirmación del sistema). En el caso del KRS, esto no es necesario – el informe presentado es casi inmediatamente visible en la copia del KRS.

Mediante el uso de firmas electrónicas modernas todo el proceso es rápido y eficazy, sobre todo, conforme a la legislación vigente.

En 2025, los informes electrónicos serán la norma para ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y minimizar el riesgo de errores. Aproveche soluciones disponibles e-signature, y firmar estados financieros se convertirá en una actividad rutinaria y sin esfuerzo. Tanto si elige SimplySign como Certum Mini, obtendrá tranquilidadque su documento cumple todos los requisitos formales, y sin salir de la oficina.

Ocúpese ahora de la firma electrónica correcta y las cuentas anuales de su empresa se presentarán a tiempo, sin problemas y sin estrés.

Firmas reconocidas SimplySign y Certum Mini

Si tiene alguna duda o pregunta, póngase en contacto con nosotros

+48 22 417 05 55

Responderemos a sus preguntas, le encontraremos una fecha adecuada y un asesor en Gdansk, Gdynia, Cracovia, Varsovia o Breslavia.

También puede enviarnos un correo electrónico [email protected].