Электронная подпись и финансовая отчетность — последние нормативные акты и обязательства

Как подписать финансовый отчет? Руководство и лучшие решения с использованием электронной подписи

Сегодня электронная подпись финансовой отчетности является обязательной для обеспечения полного соблюдения нормативных требований. 

Каждая компания и организация, ведущая полный бухгалтерский учет, обязана ежегодно составлять и подавать годовой финансовый отчет. Это не просто формальность, а ключевой документ, отражающий финансовое положение предприятия.

Однако с 2018 года изменились правила его подписания — отчет должен быть представлен в электронном виде и снабжен электронной подписью.

В 2025 году вступают в силу новейшие правовые и технические требования к электронной отчетности: ниже мы разъясняем кто должен подписать отчет, какой электронной подписью это следует сделать а также как подать подписанный отчет в соответствующие органы (KRS или KAS), чтобы избежать правовых и организационных проблем.

Кто должен подписать финансовый отчет?

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете годовой финансовый отчет должны подписать два ключевых лица:

• Руководитель подразделения – то есть лицо или лица, управляющие организацией (например, председатель правления, все члены правления в акционерном обществе, участник, ведущий дела товарищества и т. п.).
• Лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета – чаще всего главный бухгалтер или иное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета.

Если организацией руководит орган, состоящий из нескольких человек (например, правление из нескольких человек), как правило все лица, входящие в состав этого органа, должны подписать отчет.

Однако с 1 января 2022 года было введено существенное упрощение: достаточно того, чтобы подпись поставит по крайней мере один из членов органа, а остальные члены правления подадут отдельные заявления, подтверждающие, что отчет соответствует требованиям, предусмотренным законом. Такая процедура полностью соответствует закону и позволяет оперативно выполнить обязательство даже в случае большого состава правления или трудностей со сбором всех подписей.

Если кто-либо из уполномоченных членов правления откажется подписать отчета (или откажется подать указанное заявление), обязан составить письменное обоснование отказа и приложить его к финансовому отчёту. На практике это означает, что каждый, кто не ставит свою подпись на отчете, должен в письменной форме объяснить причины — это обеспечивает прозрачность и соответствие статье 52 Закон о бухгалтерском учете.

Помните: Подписание финансового отчета или отчета о деятельности должно состояться не позднее 31 марта следующего года за финансовый год (если финансовый год совпадает с календарным). Затем отчеты должны быть утверждены участниками или наблюдательным советом и участниками) до конца июня, а после утверждения поданы в соответствующий реестр не позднее до 15 июля.

В какой форме следует подписать финансовый отчет?

В настоящее время финансовая отчетность составляется исключительно в электронной форме (файл .xml), и его больше нельзя подписывать от руки на бумаге. С 1 октября 2018 года законодатель требует, чтобы такой электронный отчет был снабжен электронной подписью.

На выбор предлагаются три допустимые формы электронной подписи:

• Квалифицированная электронная подпись – самый универсальный и надежный, признанный законом на всей территории Европейского Союза (соответствующий eIDAS). Это платная сертифицированная подпись, выдаваемая уполномоченными центрами сертификации. Её преимуществом является полная юридическая сила, равнозначная собственноручной подписи а также признание во всех странах ЕС.
• Доверенный профиль (доверенная подпись ePUAP) – бесплатная электронная подпись, доступная для лиц, имеющих номер PESEL и доверенный профиль на платформе ePUAP (например, через систему электронного банкинга). Такой подписью также можно подписать финансовый отчёт. Её ограничение заключается в том, что она применима исключительно при взаимодействии с польскими государственными органами — она имеет статус подписи продвинутого (неквалифицированного), но для целей подачи отчета по форме KRS или отправки в KAS этого вполне достаточно.
• Личная подпись (электронное удостоверение личности) – то есть цифровая подпись, встроенная в электронное удостоверение личности. Если у вас есть новое удостоверение с электронным слоем (так называемое «e-Dowód») и вы активировали на нём сертификат личной подписи, вы можете использовать его для подписания отчёта. Личная подпись также признаётся государственными органами (он закреплён в польском законодательстве как эквивалент собственноручной подписи при взаимодействии с администрацией). Для проставления такой подписи на документе потребуется считыватель NFC или соответствующее приложение.

На практике наиболее удобным решением — это воспользоваться квалифицированной электронной подписи. Он обеспечивает наибольшую правовую определенность и универсальность – признается не только в Польше, но и во всех странах ЕС. Более того, в последние годы появились современные, удобные в использовании технологии, благодаря которым применение квалифицированной подписи стало проще, чем когда-либо. Например, такие решения, как мобильной подписи в облаке позволяют подписывать документы прямо со смартфона, без необходимости иметь при себе карту или считыватель.

W podpisano.pl Мы предлагаем два варианта квалифицированных подписей

• SimplySign –  мобильная квалифицированная подпись, который не требует наличия физической карты или считывателя. Весь процесс осуществляется с помощью приложения на смартфоне или планшете — это означает, что вы сможете подписать документ из любого места и в любое время. SimplySign обеспечивает полную мобильность при сохранении юридической силы собственноручной подписи. На практике ваш телефон становится инструментом для проставления безопасной электронной подписи всегда, когда вам это нужно.
• Certum Mini – это, в свою очередь, простой и удобный набор для проставления квалифицированной электронной подписи на компьютере. Оно состоит из USB-считывателя и криптографической карты с квалифицированным сертификатом. Данное решение является традиционные и пользуется большой популярностью компаниями — обеспечивает высокий уровень контроля и безопасности, хотя для этого требуется физическое устройство. Certum Mini хорошо подходит, например, если вы в основном работаете за стационарным компьютером и вам важен физический носитель подписи. Благодаря своим небольшим размерам комплект прост в использовании и переноске, что облегчает непрерывную работу с электронными документами.

Оба вышеуказанных варианта соответствуют стандартам eIDAS, обеспечивая безопасность и соблюдение нормативных требований.

Действующие требования KRS и Министерства финансов (KAS)

Само по себе подписание отчета — это ещё не всё – их ещё необходимо надлежащим образом передать в соответствующий орган. В 2025 году действуют уже устоявшиеся правила, согласно которым способы представления финансовой отчётности зависят от вида организации:

• Компании и другие организации, зарегистрированные в KRS (подлежащие внесению в реестр предпринимателей) – состоят из электронная финансовая отчетность для KRS. Это происходит только онлайн через портал eKRS (Портал доступа к электронным судебным реестрам). Файл отчета должен иметь соответствующий формат (логическую структуру, установленную Министерством финансов) – в настоящее время это структура XML соответствующая опубликованным схемам XSD. Электронный отчет должен содержать все обязательные элементы, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках, дополнительная информация (введение и примечания). Система eKRS позволяет бесплатно подать документы в Хранилище финансовых документов, где они включаются в регистрационные документы компании. Электронная подпись понадобится также для самой подачи отчета – на портале eKRS заявку подписывает (квалифицированной, доверенной или личной подписью) как минимум одно лицо, уполномоченное на представительство, информация о котором PESEL указана в реестре. Таким образом, на практике достаточно, чтобы одно уполномоченное лицо (например, член правления) вошло в систему и отправило документ с электронной подписью, чтобы выполнить обязательство. Следует помнить, что сама по себе подпись документов в системе e-KRS не означает их подачу; необходимо ещё отправить их в хранилище, о чём предприниматели часто забывают, что приводит к неполноте поданных документов.

Срок: это нужно сделать в течение 15 дней с момента утверждения отчеты — для большинства компаний, которые утверждают отчеты до 30 июня, это означает срок до 15 июля в следующем году. Примечание: если отчет не будет утверждено до конца июня, и в любом случае их нужно подать в июле в форму KRS в качестве неутвержденные, а после его последующего утверждения направить в KRS соответствующие документы (например, постановление об утверждении и распределении прибыли/убытка) в течение следующих 15 дней.

• Субъекты, не внесенные в реестр KRS (например, физические лица, ведущие предпринимательскую деятельность, гражданские общества, простые товарищества, не подлежащие регистрации в реестре KRS, и другие субъекты, уплачивающие налог на доходы физических лиц)  – не представляют отчет по форме KRS, но обязаны передать их Главе Национальной налоговой администрации (KAS), то есть, по сути, до налоговой инспекции. Это происходит в том числе в электронном виде. Министерство финансов предоставляет специальную приложение «Электронная финансовая отчетность» (доступную на портале podatki.gov.pl), с помощью которой можно создать и отправить подписанный отчет непосредственно в систему KAS. В качестве альтернативы допускается отправка файла JPK_SF (то есть файла отчета в формате XML) через доверенный профиль ePUAP в соответствующую налоговую инспекцию. Независимо от способа, такой документ должен быть подписан электронной подписью (с помощью квалифицированной электронной подписи, доверенного профиля или электронного удостоверения личности — те же формы, что и описаны выше) уполномоченными лицами.

Срок: у плательщиков налога на доходы физических лиц (PIT) меньше времени на оформление документов — Финансовый отчет за предыдущий год необходимо предоставить в Налоговую администрацию до 30 апреля (четвёртого месяца) следующего года. Например, для финансового года, завершившегося 31 декабря 2024 года, крайний срок отправки документов в KAS — 30 апреля 2025 года. Важно отметить, что законодательство не требует, чтобы в KAS уже поступали утверждено отчет — мы просто отправляем файл отчета с электронной подписью (хотя на практике система Министерства финансов требует указать дату утверждения, если оно имело место). Если индивидуальный предприниматель утверждает отчет самостоятельно (поскольку является единственным владельцем), подписание и утверждение часто происходят одновременно. Однако если отчет подлежит проверке независимым аудитором, утверждение может произойти только после аудита, о чём также следует помнить.

Подводя итог, В 2025 году финансовая отчетность всех организаций в Польше будет подаваться в электронном виде – или в репозиторий KRS (если организация подлежит внесению в реестр предпринимателей KRS), или в финансовую систему KAS (если организация не подпадает под действие KRS). Во всех случаях требуется правильное формат документа (структуру электронного отчета можно сгенерировать, например, в финансово-бухгалтерской программе или в приложении Министерства финансов) а также важный электронная подпись уполномоченных лиц.

Последствия отсутствия подписи или невыполнения обязательства

Отказ от подписания финансового отчета (или непредставление его в установленный срок) может привести к серьезными правовыми и финансовыми последствиями. Прежде всего, такой документ не будет принят Соответствующий орган — система KRS или KAS — отклонит отчет, на котором отсутствуют требуемые электронные подписи всех обязанных лиц. Ненадлежащая подача отчета является нарушением законодательства, за которое предусмотрены санкции.

Невыполнение обязанности подписать и представить финансовый отчет сопряжено с рисками, гораздо более серьёзными, чем просто небольшие неудобства. Поэтому так важно следить за сроками и формальных требований.

Электронная подпись — это удобство и полное соблюдение законодательства

Учитывая вышеуказанные последствия, стоит сделать ставку на удобное, быстрое и в 100% законное решение, а именно квалифицированная электронная подпись. Благодаря ей вы сможете подписать финансовый отчет (а также другие корпоративные документы) буквально за несколько мгновений — без печати, ручной подписи на каждой распечатке и ее сканирования.

Квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи и соответствует всем требованиям KRS и Министерства финансов. Если у вас по-прежнему есть сомнения, какую подпись выбрать, — приглашаем вас podpisano.pl  – мы поможем вам выбрать квалифицированную электронную подпись, которая наилучшим образом соответствует специфике вашей работы. SimplySign – если вы часто бываете в разъездах или работаете удаленно, мобильная подпись на смартфоне станет идеальным решением.  Certum Mini – если вы предпочитаете традиционные аппаратные решения, комплект со считывателем подойдет не хуже.

Подводя итог, чтобы правильно подписать финансовый отчет и спать спокойно:

1. Подготовьте отчет в электронном виде (например, сгенерируйте XML-файл из вашей финансовой системы в соответствии со структурой Министерства финансов).
2. Позаботьтесь о том, чтобы все необходимые лица поставили электронные подписи – руководителя подразделения (или члена правления + заявления остальных) и лица, ведущего бухгалтерские книги. Выберите форму подписи: лучше всего — квалифицированную, в качестве альтернативы — доверенный профиль или электронное удостоверение личности.
3. Отправьте подписанный электронный отчет в соответствующую систему: eKRS (для компаний и организаций, внесенных в реестр) или e-Sprawozdania/KAS (для остальных). Соблюдайте установленные законом сроки — как правило, 15 дней с момента утверждения для формы KRS или до 30 апреля для KAS.
4. Сохраните подтверждение подачи (официальное подтверждение получения или подтверждение из системы). В случае формы KRS это не требуется — поданный отчет почти сразу отображается в выписке из формы KRS

Благодаря использованию современных электронных подписей весь процесс проходит быстро и эффективно, и, прежде всего, — соответствующий действующим нормам.

В 2025 году электронная отчетность станет стандартом, который поможет предпринимателям сэкономить время и свести к минимуму риск ошибок. Воспользуйтесь существующих решений электронной подписи, а подписание финансовых отчетов станет рутинной процедурой, не требующей лишних усилий. Независимо от того, выберете ли вы SimplySign или Certum Mini, вы получите уверенность, что ваш документ соответствует всем формальным требованиям — и при этом вам не придется выходить из офиса.

Позаботьтесь о правильном оформлении электронной подписи уже сейчас, и годовая финансовая отчетность вашей компании будет подана своевременно, без проблем и без лишних хлопот.

Квалифицированные подписи SimplySign и Certum Mini

Если у вас есть какие-либо сомнения или вопросы, свяжитесь с нами

+48 22 417 05 55

Мы ответим на ваши вопросы, подберем подходящее для вас время и консультанта в одном из наших офисов по всей Польше.

Вы также можете отправить письмо от нашего имени [email protected].