W попередній тексти ми пояснили, що таке кваліфікована відмітка часу і як обслуговування підписів забезпечує дійсність документів на довгі роки. Тепер ми піднімаємо важливе питання: Чи може тільки одна сторона договору піклуватися про утримання або це повинні робити обидві?
Не існує формального зобов'язання щодо збереження підписів обома сторонами договору. З юридичної точки зору, достатньо, щоб одна сторона проставила на документі кваліфіковану позначку часу і захистила його від втрати достовірності.
Але будьте обережні - це рішення добре лише в теорії.
На практиці кожна сторона повинна самостійно подбати про збереження свого примірника документа. Чому?
Двосторонній договір, підписаний кваліфікованими електронними підписами, має таку ж юридичну силу, як і паперова версія з власноручними підписами. Але самої лише наявності підпису недостатньо для того, щоб документ був дійсним, скажімо, через 10 років.
Кожна сторона, задля власної правової безпеки, повинна це робити:
Завдяки цьому кожна сторона має свій власний незалежний доказ дійсностіякі можна використовувати в суді, в офісі або під час аудиту.
У Польщі лідером у кваліфікованій перевірці та обслуговуванні електронних підписів є компанія Asseco Data Systems, яка працює, серед іншого, через платформу podpisano.pl та обслуговування WebNotarius (Certum від Asseco).
WebNotarius - це спершу у Польщі — кваліфікована послуга, що забезпечує як довгострокову валідацію, так і зберігання електронних підписів та печаток відповідно до законодавчих вимог eIDAS. Завдяки цій послузі можна зберегти документи навіть на 30 років, що також підтверджує приклад із практики SzuKIO.pl це пошукова система для пошуку рішень Національної апеляційної палати (КІО), Суду Європейського Союзу або судів, що стосуються державних закупівель. Обширна база даних судової практики є особливо корисною під час процесуальних процесів, пов'язаних з державними закупівлями. SzuKIO.pl використовується адміністрацією, компаніями, що виконують державні контракти на значні суми, консультантами та юристами.
Система сама визначає, коли закінчується термін дії існуючої позначки часу, виконує повторну перевірку і додає нову позначку часу - без втручання користувача. Завдяки таким рішенням кожна сторона договору, підписаного не тільки кваліфікованим підписом, але й захищеного позначкою часу, може бути впевнена, що її копія документа буде перевірено та визнано в майбутнє - навіть через роки або технологічні зміни. Цей тип автоматизації усуває ризик людської помилки, затримок і недбалості - і таким чином підвищує доказову цінність документа в довгостроковій перспективі.
Тип документа | Формат архівування | Зміст | Валідація |
Контракти, протоколи | PAdES-LTV/LTA | Підпис, TSA, OCSP/CRL у форматі PDF | Adobe Reader, WebNotarius Viewer |
Рахунки-фактури, електронні дані в форматі XML | XAdES-А | Те саме, але в структурі XML | Спеціальні валідатори XML |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Формально - так. Контракт, підписаний обома сторонами і збережений лише однією з них, можуть вважатися дійсними.
Але:
Тому кожна сторона повинна мати власний механізм обслуговування - найкраще автоматизовані, не потребують технічного обслуговування та стійкі до технологічних змін.
Пам'ятайте...
...якщо вам потрібно… | Виберіть |
Договори, протоколи, оферти у форматі PDF | PAdES-LTV |
Структуровані дані, XML-інвойси, B2B-звіти | XAdES-A |
Легка перевірка клієнтом/посадовою особою | PAdES-LTV |
Висока гнучкість та інтеграція з системами | XAdES-A |
✔️ Договір оренди підписаний онлайн? Обидві сторони повинні зберігати свої версії, оскільки через 3 роки може виникнути суперечка щодо депозиту.
✔️ B2B контракт з кваліфікованими підписами? Впровадження обслуговування в репозиторії компанії - це мінімум безпеки.
✔️ Проектна документація в PDF з підписами кількох людей? Формат PAdES-LTV підтримує повноту - кожен підпис і позначку часу можна перевірити незалежно.
Підсумок
