У попередніх текстах ми пояснювали, що таке кваліфікована позначка часу і як обслуговування підписів забезпечує роками дійсність документів. Тепер ми розглянемо важливе питання: Чи може лише одна сторона договору подбати про збереження, чи це повинні робити обидві сторони?
Не існує формального зобов'язання щодо збереження підписів обома сторонами договору. З юридичної точки зору, достатньо, щоб одна сторона поставила на документі печатку з відповідною позначкою часу і захистила його від втрати достовірності.
Але будьте обережні - це рішення добре лише в теорії.
На практиці кожна сторона повинна самостійно подбати про збереження свого примірника документа. Чому?
Двосторонній договір, підписаний кваліфікованими електронними підписами, має таку ж юридичну силу, як і паперова версія з власноручними підписами. Але самої лише наявності підпису недостатньо для того, щоб документ був дійсним, скажімо, через 10 років.
Кожна сторона, задля власної правової безпеки, повинна це робити:
Таким чином кожна сторона має свій власний незалежний доказ дійсностіякий можна використовувати в суді, в офісі або під час аудиту.
У Польщі лідером у сфері кваліфікованої перевірки та обслуговування електронних підписів є компанія Asseco Data Systems, яка працює, зокрема, через платформу podpisano.pl та WebNotarius (Certum від Asseco).
WebNotarius - це перший кваліфікований сервіс у Польщі, який забезпечує довгострокову перевірку та обслуговування електронних підписів і печаток відповідно до вимог eIDAS. Завдяки цій послузі документи можуть бути захищені на термін до 30 років, що підтверджується також прикладом з практики SzuKIO.pl - це пошукова система для пошуку рішень Національної апеляційної палати (KIO), Суду Європейського Союзу або судів, що стосуються державних закупівель. Обширна база даних судової практики є особливо корисною під час процесуальних процесів, пов'язаних з державними закупівлями. SzuKIO.pl використовується адміністрацією, компаніями, що виконують державні контракти на значні суми, консультантами та юристами.
Система сама визначає, коли закінчується термін дії існуючої позначки часу, виконує повторну перевірку і додає нову позначку часу - без втручання користувача. Завдяки таким рішенням кожна сторона договору, підписаного не лише кваліфікованим підписом, але й захищеного позначкою часу, може бути впевнена, що її копія документа буде перевірена і визнана в майбутньому - навіть через роки або технологічні зміни. Такий тип автоматизації усуває ризик людської помилки, затримок і недбалості - і, таким чином, підвищує доказову силу документа в довгостроковій перспективі.
Тип документа | Формат архівування | Зміст | Валідація |
Контракти, протоколи | PAdES-LTV/LTA | Підпис, TSA, OCSP/CRL у форматі PDF | Adobe Reader, WebNotarius Viewer |
Рахунки-фактури, електронні дані в форматі XML | XAdES-A | Те саме, але в структурі XML | Спеціальні валідатори XML |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Формально - так. Договір, підписаний обома сторонами і збережений лише однією з них, може вважатися дійсним.
Але:
Тому кожна сторона повинна мати власний механізм обслуговування - бажано автоматизований, такий, що не потребує технічного обслуговування і є стійким до технологічних змін.
Пам'ятайте...
...якщо тобі потрібно... | Виберіть |
Договори, протоколи, оферти у форматі PDF | PAdES-LTV |
Структуровані дані, XML-інвойси, B2B-звіти | XAdES-A |
Легка перевірка клієнтом/посадовою особою | PAdES-LTV |
Висока гнучкість та інтеграція з системами | XAdES-A |
✔️ Договір оренди підписаний онлайн? Обидві сторони повинні зберігати свої версії, оскільки через 3 роки може виникнути суперечка щодо депозиту.
✔️ B2B контракт з кваліфікованими підписами? Впровадження обслуговування в репозиторії компанії - це мінімум безпеки.
✔️ Проектна документація у форматі PDF з підписами кількох людей? Формат PAdES-LTV зберігає повноту - кожен підпис і позначку часу можна перевірити незалежно.
Підсумок
