W попередній ми пояснили, що таке цифрові довірчі послуги та важливість додавання позначки часу до підписаного документа. Пан Ян виявив, що одна невелика позначка часу могла б врятувати дійсність його електронного підпису. Але що, якщо документ буде зберігатися десятиліттями? Чи вистачить однієї позначки часу на 5, 10 або 50 років? Що ж, саме тут у гру вступає збереження цифрового підпису та належне архівування. Завдяки цьому наш цифровий підпис може залишатися дійсним роками (або навіть довше), незалежно від технологічних змін або плину часу.
Обслуговування електронного підпису - це фактично продовження життя електронний підпис за допомогою додаткових механізмів. Простіше кажучи, це звичайний "освіження" підпис з послідовними відмітками часущоб зберегти його дійсність і доказову цінність протягом тривалого періоду часу. Коли ми додаємо нову позначку часу до документа, наприклад, щороку, ми періодично підтверджуємо, що підпис був дійсним на момент подання заявки і залишається надійним, незважаючи на те, що минули роки. Іншими словами, збереження забезпечує доказ того, що підпис було зроблено в межах строку дії сертифіката, навіть якщо з того часу минуло багато часу.
Така послуга особливо корисна при зберіганні великі електронні архіви документів - Наприклад, у компанії або офісі документи іноді мають залишатися дійсними протягом 5, 10 або навіть 50 років. За такий тривалий період часу простий підпис може стати неперевіреним, але завдяки обслуговування електронний підпис зберігає свою чинність і достовірність. На практиці процес технічного обслуговування відбувається в автоматичному режимі, циклічне додавання міток часу до вже підписаних файлів через певні проміжки часу (наприклад, раз на рік). Кожна наступна мітка повторно засвідчує поточний статус підпису та сертифікату, продовження терміну дії документ. Це значно спрощує ведення електронного архіву - нам не потрібно турбуватися про те, що підписані документи стануть недійсними через роки.
Варто додати, що консервація включає в себе не лише посилення подальших часових позначок. Не менш важливими є моніторинг статусу сертифікатів (перевірка того, що сертифікат не був відкликаний, що ланцюжок сертифікації все ще викликає довіру) та безпечне зберігання документи в архіві. Поєднання цих заходів означає, що електронний підпис зберігає як криптографічна надійність, а також юридична сила протягом усього періоду зберігання. Більше того, кожна нова мітка часу використовує сучасні криптографічні алгоритми - тож навіть якщо одного дня алгоритм оригінального підпису ослабне або буде зламаний, новіші часові печатки захистять документ від втрати безпеки.
Експерти сходяться на думці, що регулярне обслуговування електронного підпису - наприклад, шляхом циклічного додавання позначок часу та інших механізмів захисту - це найкращий спосіб уникнути юридичних проблем і забезпечити автентичність документів на довгі роки. Іншими словами: технічне обслуговування - це не вибір, а необхідність для всіх, хто серйозно ставиться до довгострокового зберігання важливих електронних документів.
У багатьох галузях та установах існує обов'язок зберігати документи протягом багатьох років. Компанії та органи влади повинні зберігати контракти, рахунки-фактури, особові справи працівників, адміністративні рішення та інші листи протягом декількох років - часто в електронному вигляді. Тому ми повинні бути впевнені, що через 5, 10 чи 20 років все ще можна буде перевірити підпис на цих документах і вважати їх автентичними та цілісними. Кваліфікований електронний підпис без належного обслуговування, на жаль, не дає такої впевненості.
Відсутність технічного обслуговування може призвести до того, що через тривалий час електронний підпис перетвориться на неперевірена - програма видасть помилку або попередження про те, що підпис ненадійний або прострочений. Такий документ втрачає свою доказову силунавіть якщо він був повністю дійсним на момент підписання. З юридичної та ділової точки зору такий ризик просто неприйнятний - документи, на які ми покладаємося, не можуть просто "перестати бути дійсними". Регулярне обслуговування електронних підписів є ключем до уникнення таких проблем. Це гарантує, що навіть через багато років після накладання підпису відповідний файл зберігає свою однакове юридичне значенняяку він отримав невдовзі після підписання.
Таким чином, можна сказати, що кваліфіковане обслуговування підписів є гарантією юридична безперервність цифрові документи. Це дає гарантію того, що наш електронний архів є так само достовірно. як традиційний паперовий архів. Це також допомагає відповідати нормативним вимогам - у разі аудиту чи перевірки ми можемо продемонструвати, що е-документи належним чином захищені та піддаються перевірці навіть через тривалий час після їхнього створення. В епоху цифрової трансформації, коли все більше процесів відбувається онлайн, довірчі послуги (кваліфікований підпис, печатка, позначка часу) стають основою довіри до документів. Однак лише їх належне збереження та архівування гарантує, що ця довіра не розмиється з часом.
На допомогу нам приходить стандартизація - існують спеціальні формати електронний підпис, призначений для витримують випробування часом. Європейські стандарти (ETSI) визначають профілі підписів, пристосовані для довгострокової перевірки та архівування документів. Два найважливіші з них XAdES-А i PAdES-LTV:
Варто зазначити, що обидва вищезгадані формати - XAdES-A та PAdES-LTV – офіційно визнані нормативними актами eIDAS та підтримуються інструментами постачальників послуг довіри. Вибір конкретного формату залежить від типу документа (для PDF найкращим буде PAdES, для даних XML — XAdES), але кожен із цих стандартів у архівній версії є цінним інструментом довгострокове обслуговування підписів.
Тепер, коли ми знаємо, чому підписи повинні бути збережені та з чим це відбувається, давайте розглянемо як це виглядає на практиці. Ось типовий приклад процес архівування документів з кваліфікованим електронним підписом включаючи його обслуговування:
Вищезазначені кроки роблять архівований електронний документ не втратить своєї чинності та достовірності незважаючи на плин часу. Хороша новина полягає в тому, що багато з цих видів діяльності можуть бути значною мірою автоматизувати. Сучасні системи документообігу здатні самі відстежувати статус документів і проставляти позначки часу в потрібний момент, без втручання користувача. Завдяки таким інструментам користувачеві не потрібно запам'ятовувати весь процес - підписи берегти себе так би мовити, на задньому плані.
Застосовуючи вищезазначені принципи, навіть через багато років після підписання документу, ми зможемо представити повний набір доказів його автентичностіоригінал кваліфікованого підпису разом з послідовністю послідовних відміток часу та відповідними сертифікатами, які підтверджують його безперервну дійсність. Такий документ буде прирівняний до оригіналу з точки зору юридичної сили, незалежно від того, скільки років минуло з моменту його підписання. Таким чином, організації можуть без побоювання оцифровувати послідовні папки з документами, знаючи, що, зберігаючи підписи своїх електронні архіви залишатимуться безпечними та надійними на довгі роки.
Довгостроковий термін дії електронних документів це не тільки питання зручності, але, перш за все, питання правова безпека. Використання кваліфікованого обслуговування підписів та відповідних механізмів архівування означає, що електронні контракти, рішення чи інші файли залишатимуться незаперечним доказом навіть у віддаленому майбутньому. Інвестиції в такі рішення означають душевний спокій і впевненість у тому, що оцифрування документів не вплине на їхню дійсність - навпаки, сучасні технології навіть зміцнює довговічність і надійність наших документів.
Тож давайте сміливо користуватися перевагами цифрового світу і насолоджуватися #безпаперовим, але при цьому не забуваймо обслуговування підписів. Тільки тоді електронний підпис, печатка або позначка часу розкриють весь свій потенціал, і ми збережемо безперервність та безпека інформації у цифровому світі. Коротше кажучи: добре підписаний і добре збережений електронний документ буде настільки ж довговічним і надійним, як і традиційний документ, підписаний від руки - якщо не більше.
Вже в наступній статті: Cпідписи кожної договірної сторони повинні бути збережені ми пояснимо, Чи може тільки одна сторона договору піклуватися про утримання або це повинні робити обидві?
