Використання кваліфікованих позначок часу у вищезазначених сферах приносить низку відчутних юридичних та практичних переваг:
Відповідність формальним та галузевим вимогам. У деяких секторах та ситуаціях використання позначки часу навіть необхідне для виконання нормативних або стандартних вимог. Наприклад, як згадувалося вище, зареєстровані платформи електронної доставки повинні додавати позначки часу до підтвердження доставки. Також у фінансовому секторі та державному управлінні внутрішні правила або найкращі практики часто вимагають використання позначок часу (наприклад, банки можуть вимагати, щоб документи, підписані клієнтом в електронному вигляді, містили позначку часу для прийняття). Використовуючи кваліфіковану позначку часу, ми забезпечуємо дотримання чинних норм щодо часу документування юридичних дій, що зменшує ризик сумнівів у документі з формальних причин.
Незважаючи на численні переваги, варто запитати, чи кожен електронний документ потребує позначки часу. Відповідь залежить від характеру документа та ваших потреб.
Згідно із законом, немає загального обов'язку використовувати позначку часу під час підписання або скріплення електронних документів. Отже, ви можете подати дійсний електронний підпис без додавання позначки часу – такий документ все одно матиме юридичну силу за умови, що сам підпис відповідає вимогам (наприклад, кваліфікований підпис, поданий уповноваженою особою).
Однак на практиці відсутність позначки часу означає, що дата, що відображається на підписі, надходить лише з пристрою підпису (час комп’ютерної системи). Цю дату може бути змінено або оскаржено, оскільки вона не підтверджена зовнішньою, незалежною організацією. Отже, якщо точний момент підписання не є важливим або документ має суто внутрішній чи робочий характер, пропуск позначки часу можливий і не є порушенням правил. Наприклад, під час підписання електронного листа особистим сертифікатом для власної зручності додавання позначки часу може бути тріумфом стилю над змістом.
Однак, є ризики, які слід враховувати: чи може хтось потенційно оскаржити дату створення цього документа? Якщо документ пізніше подається як доказ або його потрібно зберігати роками, відсутність незалежного підтвердження часу послаблює його достовірність. У разі сумнівів щодо дати створення такого документа, можуть знадобитися додаткові процедури (наприклад, висновок експерта чи інші докази) для визначення дати його підготовки. Тому в більшості ділових та офіційних ситуацій рекомендується використовувати позначку часу, оскільки вона забезпечує значну додаткову цінність. Багато сучасних рішень автоматично додають позначку часу до кожного підпису, щоб користувачеві не доводилося про це думати. Підсумовуючи, позначка часу формально не є обов'язковою для кожного підпису, але, за винятком тривіальних або тимчасових документів, її відсутність рідко буває корисною . Однозначно краще мати «дружнє» підтвердження часу на випадок будь-яких суперечок, ніж потім шкодувати, що ви ним не скористалися.
Електронні позначки часу стали невід'ємним елементом безпечного обігу цифрових документів. Вони дозволяють точно підтвердити дату та час підготовки або подання документа та захистити його вміст від змін з цього моменту. Вони зазвичай використовуються під час підписання контрактів та важливих електронних документів, у системах електронного виставлення рахунків, цифрових архівах та під час надсилання термінової електронної кореспонденції .
Використання кваліфікованої позначки часу приносить відчутні переваги: від юридичної визначеності (певна дата, презумпція автентичності дати) та дотримання нормативних актів до практичної безпеки (цілісність документа, захист від оскарження підпису в майбутньому). Хоча додавання позначки часу не завжди є обов'язковим, у більшості випадків це гарна практика для підвищення достовірності електронних документів. В епоху цифровізації адміністрування та бізнесу цей сервіс легко впроваджується та значно підвищує довіру до електронних документів та їхню доказову цінність.
Можна сміливо стверджувати, що наразі кваліфікована позначка часу є одним із стовпів цифрових довірчих послуг , сприяючи функціонуванню економіки та управління в електронній формі відповідно до вимог законодавства та очікувань безпеки.
Електронне позначення часу є важливим елементом цифрового документообігу. Це дозволяє безпечно документувати момент створення або передачі інформації та ефективно захищає від маніпуляцій. Використання кваліфікованої позначки часу особливо важливе для документів, що мають велике юридичне та фінансове значення.
Радимо вам прочитати першу частину статті, в якій ми детально обговорюємо практичне застосування електронного позначення часу в різних секторах.
