Використання кваліфікованих позначок часу у вищезазначених сферах приносить низку відчутних юридичних і практичних переваг:
Відповідає формальним і галузевим вимогам. У деяких секторах і ситуаціях використання позначки часу навіть необхідневідповідати нормативним актам або стандартам. Наприклад, як уже згадувалося вище, зареєстровані платформи електронної доставки повинні додавати позначки часу до підтверджень доставки. Крім того, у фінансовому секторі та державному управлінні часто трапляються випадки, коли внутрішні правила або належні практики вимагають використання позначок часу (наприклад, банки можуть вимагати, щоб документи, підписані клієнтом в електронному вигляді, містили відмітку про час прийняття). Використання кваліфікованої позначки часу, ми забезпечуємо відповідність чинному законодавству щодо строків документування юридичних дій, що зменшує ризик оскарження документа з формальних підстав.
Незважаючи на численні переваги, варто запитати, чи варто будь-який електронний документ повинен мати позначку часу. Відповідь залежить від характеру документа та ваших потреб.
За законом не існує загального зобов'язання використання позначки часу під час підписання або скріплення печаткою електронних документів. Таким чином, дійсний електронний підпис може бути зроблений без додавання позначки часу - такий документ все одно матиме юридичну силу за умови, що сам підпис відповідає вимогам (наприклад, кваліфікований підпис уповноваженої особи).
На практиці, однак, відсутність позначки часу означає, що дата, яка стоїть поруч з підписом, є датою тільки з пристрою для підпису (комп'ютерний системний час). Така дата може бути змінено або оскаржується, оскільки він не засвідчений зовнішньою, незалежною стороною. Таким чином, якщо точний момент підписання не має особливого значення або документ має суто внутрішній чи робочий характер, відмітка часу може не проставлятися і не є порушенням. Наприклад, коли ви підписуєте електронний лист особистим сертифікатом для власної зручності, додавання позначки часу може бути превалюванням форми над змістом.
Однак, слід враховувати ризики: чи може хтось потенційно оскаржити дату створення цього документа? Якщо документ згодом буде подано як доказ або його потрібно буде зберігати роками, відсутність незалежного підтвердження часу послаблює його достовірність. Якщо є сумніви щодо дати створення, такий документ може потребувати додаткового опрацювання (наприклад, експертного висновку чи інших доказів), щоб встановити, коли він був створений. Тому у справі У більшості ділових та офіційних ситуацій, однак, рекомендується використовувати позначку часу – оскільки це створює значну додаткову цінність. Багато сучасних рішень автоматично додають позначку часу до кожного підпису саме для того, щоб користувачеві не доводилося про це думати. Підсумовуючи, можна сказати, що формально мітка часу не є обов'язковою для кожного підпису, але за винятком тривіальних або тимчасових документів, його відсутність рідко буває корисною. Безумовно, краще мати "дружнє" підтвердження часу на випадок можливих суперечок, ніж потім шкодувати, що ви ним не скористалися.
Електронні позначки часу стали незамінною частиною безпечного обігу цифрових документів. Вони дають змогу точно підтвердити дату і час, коли документ був складений або надісланий, і захистити його зміст від змін, що відбулися з того часу. Вони широко використовуються при підписанні контрактів і важливих електронних листів, в системах електронного виставлення рахунків, цифрових архівах і при відправленні електронної кореспонденції, де час має вирішальне значення.
Використання кваліфікованої позначки часу має відчутні переваги: від юридичної визначеності (точна дата, презумпція достовірності дати) та відповідності нормативним актам до практичної безпеки (цілісність документа, захист від підробки підпису в майбутньому). Хоча додавання позначки часу не завжди є обов'язковим, у більшості випадків це є доброю практикою, яка підвищує довіру до електронних документів. В епоху діджиталізації адміністрування та бізнесу цю послугу легко впровадити, і вона значно підвищує довіра до електронних документів та їх доказової сили.
Можна з упевненістю сказати, що кваліфікована хронометражна фіксація часу зараз є одним із стовпів цифрові довірчі послугисприяючи електронному функціонуванню економіки та адміністрації відповідно до вимог законодавства та очікувань щодо безпеки.
Електронне позначення часу є невід'ємною частиною цифрового документообігу. Воно дозволяє надійно документувати час створення або надсилання інформації та ефективно захищає від підробки. Використання кваліфікованої позначки часу особливо важливе для юридично та фінансово значущих документів.
Ми рекомендуємо вам ознайомитися з спершу частина статті, в якій ми детально обговорюємо практичне застосування електронного маркування часу в різних галузях.
