W precedente testi abbiamo spiegato cosa è timbro temporale qualificato e come la manutenzione delle firme garantisca la validità dei documenti per anni. Ora solleviamo una questione importante: Solo una delle parti del contratto può occuparsi della manutenzione o devono farlo entrambe?
Non esiste un obbligo formale di conservazione della firma da parte di entrambe le parti di un contratto. Dal punto di vista legale, è sufficiente che una delle parti apponga un timbro qualificato sul documento e lo protegga dalla perdita di credibilità.
Ma attenzione: questa soluzione è valida solo in teoria.
In pratica ciascuna parte deve provvedere autonomamente alla conservazione della propria copia del documento. Perché?
Un accordo bilaterale con firma elettronica qualificata ha lo stesso valore legale di una versione cartacea con firma autografa. Ma la semplice presenza di una firma non è sufficiente perché il documento sia valido, ad esempio, tra 10 anni.
Ciascuna parte, per la propria sicurezza giuridica, dovrebbe:
Grazie a questo ogni parte ha la sua prova indipendente di validitàche può essere utilizzato in tribunale, in ufficio o per un audit.
In Polonia, il leader nella convalida qualificata e nella manutenzione delle firme elettroniche è Asseco Data Systems, che opera, tra l'altro, attraverso una piattaforma di podpisano.pl e servizio WebNotarius (Certum di Asseco).
WebNotarius è prima in Polonia, un servizio certificato che garantisce sia la convalida a lungo termine sia la conservazione delle firme e dei sigilli elettronici, in conformità con la normativa eIDAS. Grazie a questo servizio è possibile conservare i documenti per un periodo fino a 30 anni, come conferma anche il caso di studio SzuKIO.pl – è un motore di ricerca per le sentenze della Camera d'appello nazionale (KIO), della Corte di giustizia dell'Unione europea o dei tribunali in materia di appalti pubblici. L'ampio database di giurisprudenza è particolarmente utile durante i processi procedurali relativi agli appalti pubblici. SzuKIO.pl è utilizzato dall'amministrazione, dalle aziende che eseguono appalti pubblici di valore significativo, dai consulenti e dagli avvocati.
Il sistema stesso rileva quando un timestamp esistente scade, esegue una nuova convalida e aggiunge un nuovo timestamp, senza l'intervento dell'utente. Grazie a queste soluzioni, ogni parte di un contratto firmato non solo con una firma qualificata, ma anche protetto da una marca temporale, può essere sicura che la propria copia del documento sarà verificati e riconosciuti in futuro - anche dopo anni o cambiamenti tecnologici. Questo tipo di automazione elimina il rischio di errori umani, ritardi e negligenze, aumentando così il valore probatorio del documento a lungo termine.
Tipo di documento | Formato di archiviazione | Contenuto | Convalida |
Contratti, protocolli | PAdES-LTV/LTA | Firma, TSA, OCSP/CRL in PDF | Adobe Reader, Visualizzatore WebNotarius |
Fatture, dati elettronici XML | XAdES-A | Lo stesso, ma in una struttura XML | Validatori XML dedicati |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Formalmente - sì. Un contratto firmato da entrambe le parti e conservato da una sola di esse, possono essere considerati validi.
Ma:
Pertanto ogni parte dovrebbe avere il proprio meccanismo di manutenzione - meglio automatizzati, privi di manutenzione e resistenti ai cambiamenti tecnologici.
Ricordate...
...se ne avete bisogno… | Selezionare |
Contratti, verbali, offerte in PDF | PAdES-LTV |
Dati strutturati, fatture XML, report B2B | XAdES-A |
Facile convalida da parte del cliente/ufficiale | PAdES-LTV |
Elevata flessibilità e integrazione con i sistemi | XAdES-A |
✔️ Contratto di locazione firmato online? Entrambe le parti dovrebbero mantenere le loro versioni con gli alimenti, poiché dopo 3 anni potrebbe sorgere una controversia sul deposito.
✔️ Contratto B2B con firme qualificate? L'implementazione della manutenzione nel repository aziendale è un minimo di sicurezza.
✔️ Documentazione di progetto in PDF con firme di più persone? Il formato PAdES-LTV mantiene la completezza: ogni firma e timestamp può essere verificata in modo indipendente.
Sintesi
