Nei testi precedenti abbiamo spiegato cos'è una marca temporale qualificata e come il mantenimento della firma garantisce la validità dei documenti per anni. Ora affrontiamo una questione importante: Può una sola parte di un contratto occuparsi della conservazione o devono farlo entrambe?
Non esiste un obbligo formale di conservazione della firma da parte di entrambe le parti di un contratto. Dal punto di vista legale, è sufficiente che una delle parti apponga un timbro qualificato sul documento e lo protegga dalla perdita di credibilità.
Ma attenzione: questa soluzione è valida solo in teoria.
In pratica ciascuna parte dovrebbe provvedere autonomamente alla conservazione della propria copia del documento. Perché?
Un accordo bilaterale con firma elettronica qualificata ha lo stesso valore legale di una versione cartacea con firma autografa. Ma la semplice presenza di una firma non è sufficiente perché il documento sia valido, ad esempio, tra 10 anni.
Ciascuna parte, per la propria sicurezza giuridica, dovrebbe:
In questo modo ogni parte ha la propria prova di validità indipendenteche può essere utilizzata in tribunale, in ufficio o in un audit.
In Polonia, il leader nella validazione qualificata e nella manutenzione delle firme elettroniche è Asseco Data Systems, che opera, tra l'altro, attraverso la piattaforma podpisano.pl e la piattaforma WebNotarius (Certum by Asseco).
WebNotarius è il primo servizio qualificato in Polonia che fornisce sia la convalida che la manutenzione a lungo termine di firme e sigilli elettronici, in conformità con la normativa eIDAS. Grazie a questo servizio, i documenti possono essere protetti fino a 30 anni, come conferma anche il case study SzuKIO.pl - è un motore di ricerca per le sentenze della Camera d'appello nazionale (KIO), della Corte di giustizia dell'Unione europea o dei tribunali in materia di appalti pubblici. L'ampio database di giurisprudenza è particolarmente utile durante i processi procedurali relativi agli appalti pubblici. SzuKIO.pl è utilizzato dall'amministrazione, dalle aziende che eseguono appalti pubblici di valore significativo, dai consulenti e dagli avvocati.
Il sistema stesso rileva quando un timestamp esistente scade, esegue una nuova convalida e aggiunge un nuovo timestamp, senza l'intervento dell'utente. Grazie a queste soluzioni, ogni parte di un contratto firmato non solo con una firma qualificata, ma anche protetto da una marca temporale, può essere sicura che la sua copia del documento sarà verificata e riconosciuta in futuro. documento sarà verificata e riconosciuta in futuro - anche dopo anni o cambiamenti tecnologici. Questo tipo di automazione elimina il rischio di errori umani, ritardi e negligenze, aumentando così il valore probatorio del documento nel lungo periodo.
Tipo di documento | Formato di archiviazione | Contenuto | Convalida |
Contratti, protocolli | PAdES-LTV/LTA | Firma, TSA, OCSP/CRL in PDF | Adobe Reader, Visualizzatore WebNotarius |
Fatture, dati elettronici XML | XAdES-A | Lo stesso, ma in una struttura XML | Validatori XML dedicati |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Formalmente - sì. Un contratto firmato da entrambe le parti e conservato da una sola di esse, può essere considerato valido.
Ma:
Pertanto ogni parte dovrebbe avere un proprio meccanismo di manutenzione - preferibilmente automatizzato, esente da manutenzione e resistente ai cambiamenti tecnologici.
Ricordate...
...se hai bisogno... | Selezionare |
Contratti, verbali, offerte in PDF | PAdES-LTV |
Dati strutturati, fatture XML, report B2B | XAdES-A |
Facile convalida da parte del cliente/ufficiale | PAdES-LTV |
Elevata flessibilità e integrazione con i sistemi | XAdES-A |
✔️ Contratto di locazione firmato online? Entrambe le parti dovrebbero mantenere le loro versioni con la manutenzione, poiché dopo 3 anni potrebbe sorgere una controversia sul deposito.
✔️ Contratto B2B con firme qualificate? L'implementazione della manutenzione nel repository aziendale è un minimo di sicurezza.
✔️ Documentazione di progetto in PDF con firme di più persone? Il formato PAdES-LTV mantiene la completezza: ogni firma e timestamp può essere verificata in modo indipendente.
Sintesi
