W precedente abbiamo spiegato cosa sono i servizi di fiducia digitale e l'importanza di aggiungere una marca temporale a un documento firmato. Il signor Jan ha scoperto che una piccola marca temporale avrebbe potuto salvare la validità della sua firma elettronica. Ma cosa succede se il documento deve durare decenni? Una sola marca temporale è sufficiente per 5, 10 o 50 anni? È qui che entrano in gioco la conservazione della firma digitale e la sua corretta archiviazione. Grazie a questi strumenti, la nostra firma digitale può rimanere valida per anni (o anche di più), indipendentemente dai cambiamenti tecnologici o dal passare del tempo.
Il mantenimento di una firma elettronica è in realtà estensione della vita firma elettronica mediante meccanismi aggiuntivi. In termini più semplici, si tratta di regolare "ristoro" con marcatura temporale consecutivaper mantenere la sua validità e il suo valore probatorio per un lungo periodo di tempo. Quando aggiungiamo un nuovo timestamp a un documento, per esempio ogni anno, confermiamo periodicamente che il la firma era valida al momento della presentazione e rimane affidabile nonostante il passare degli anni. In altre parole, la conservazione fornisce la prova che una firma è stata apposta entro il periodo di validità del certificato, anche se è passato molto tempo da allora.
Un servizio di questo tipo è particolarmente utile per l'archiviazione di grandi archivi di documenti elettronici - In un'azienda o in un ufficio, ad esempio, i documenti devono rimanere validi per 5, 10 o addirittura 50 anni. In un arco di tempo così lungo, una semplice firma potrebbe diventare inverificabile, ma grazie alla manutenzione firma elettronica mantiene la sua validità e credibilità. In pratica, il processo di manutenzione prevede l'utilizzo di sistemi automatici, aggiunta ciclica di marche temporali ai file già firmati a intervalli specificati (ad esempio, una volta all'anno). Ogni tag successivo certifica nuovamente lo stato attuale della firma e del certificato, proroga del periodo di validità documento. In questo modo la gestione di un archivio elettronico è molto più semplice: non dobbiamo preoccuparci che i documenti firmati non siano più validi a distanza di anni.
Vale la pena di aggiungere che la conservazione non comprende solo il restringimento di ulteriori scadenze. Altrettanto importante è monitoraggio dello stato dei certificati (controllando che non sia stato revocato, che la catena di certificazione sia ancora attendibile) e stoccaggio sicuro documenti nell'archivio. L'insieme di queste misure fa sì che la firma elettronica preservi sia i documenti che i documenti. affidabilità crittografica e forza giuridica per tutto il periodo di conservazione. Inoltre, ogni nuovo timestamp utilizza l'opzione algoritmi crittografici attuali - Così, anche se un giorno l'algoritmo di firma originale si indebolisce o si rompe, i nuovi sigilli temporali proteggeranno il documento dalla perdita di sicurezza.
Gli esperti concordano sul fatto che manutenzione regolare della firma elettronica - ad esempio attraverso l'aggiunta ciclica di marche temporali e altri meccanismi di sicurezza, è il modo migliore per evitare problemi legali e garantire l'autenticità dei documenti per gli anni a venire. In altre parole: La manutenzione non è un'opzione, ma una necessità per tutti coloro che desiderano archiviare a lungo termine importanti documenti elettronici.
In molti settori e istituzioni esiste l'obbligo di conservare i documenti per molti anni. Le aziende e le autorità devono archiviare contratti, fatture, fascicoli dei dipendenti, decisioni amministrative e altre lettere anche per diversi anni - spesso in forma elettronica. Dobbiamo quindi essere certi che tra 5, 10 o 20 anni sarà ancora possibile verificare la firma su questi documenti e considerarli autentici e integri. Una firma elettronica qualificata senza un'adeguata manutenzione non fornisce purtroppo questa garanzia.
La mancanza di manutenzione può far sì che la firma elettronica diventi, dopo tanto tempo, una non verificabile - il programma mostrerà un errore o un avviso che la firma è insicura o scaduta. Un documento di questo tipo perde la sua forza probatoriaanche se era pienamente valido al momento della firma. Da un punto di vista legale e commerciale, questo rischio è semplicemente inaccettabile: i documenti su cui facciamo affidamento non possono semplicemente "cessare di essere validi". La manutenzione regolare delle firme elettroniche è la chiave per evitare questi problemi. Garantisce che, anche molti anni dopo l'apposizione della firma, il file in questione conservi la propria validità. lo stesso valore legaleche ha avuto poco dopo la firma.
Si può quindi affermare che la manutenzione qualificata della firma è garanzia di continuità giuridica documenti digitali. Questo garantisce che il nostro archivio elettronico sia altrettanto credibile come un archivio cartaceo tradizionale. Inoltre, aiuta a soddisfare i requisiti normativi: in caso di audit o ispezione, possiamo dimostrare che i documenti elettronici sono adeguatamente protetti e verificabili anche molto tempo dopo la loro emissione. Nell'era della trasformazione digitale, in cui sempre più processi si svolgono online, i servizi fiduciari (firma qualificata, sigillo, marca temporale) stanno diventando il fondamento dell'affidabilità dei documenti. Tuttavia, solo la loro corretta conservazione e archiviazione garantisce che questa fiducia non si eroda nel tempo..
La standardizzazione ci viene in aiuto: ci sono formati speciali firma elettronica, progettata per resistere alla prova del tempo. Gli standard europei (ETSI) definiscono profili di firma su misura per la convalida e l'archiviazione a lungo termine dei documenti. I due più importanti sono XAdES-A i PAdES-LTV:
Vale la pena di notare che entrambi i formati di cui sopra - XAdES-A e PAdES-LTV – sono ufficialmente riconosciute dalla normativa eIDAS e supportati dagli strumenti dei fornitori di servizi di fiducia. La scelta di un formato specifico dipende dal tipo di documento (per i PDF il più indicato è PAdES, per i dati XML è XAdES), ma ciascuno di questi standard nella versione di archiviazione rappresenta uno strumento prezioso manutenzione a lungo termine della firma.
Ora che lo sappiamo, perché le firme devono essere conservate e con ciò che si svolge, guardiamo come si presenta nella pratica. Ecco un tipico processo di archiviazione dei documenti con firma elettronica qualificata compresa la sua manutenzione:
I passaggi sopra descritti rendono il documento elettronico archiviato non perderà la sua validità o credibilità nonostante il passare del tempo. La buona notizia è che molte di queste attività possono essere ampiamente automatizzare. I sistemi di archiviazione odierni sono in grado di monitorare lo stato dei documenti stessi e di apporre le marche temporali al momento opportuno, senza l'intervento dell'utente. Grazie a questi strumenti, l'utente non ha bisogno di ricordare l'intero processo - le firme conservarsi per così dire, sullo sfondo.
Applicando i principi di cui sopra, anche molti anni dopo la firma del documento, saremo in grado di presentare una un insieme completo di prove della sua autenticitàL'originale della firma qualificata, insieme a una sequenza di marche temporali consecutive e ai corrispondenti certificati che ne attestano la validità ininterrotta. Tale documento sarà equiparato all'originale in termini di validità legale, indipendentemente dal numero di anni trascorsi dalla firma. Di conseguenza, le organizzazioni possono digitalizzare senza timore faldoni successivi di documenti, sapendo che, preservando la firma dei loro gli archivi elettronici rimarranno sicuri e affidabili per gli anni a venire.
Validità a lungo termine dei documenti elettronici non è solo una questione di convenienza, ma soprattutto di sicurezza legale. L'uso di una manutenzione qualificata della firma e di meccanismi di archiviazione appropriati significa che i contratti, le decisioni o altri file elettronici rimarranno prove indiscutibili anche in un futuro lontano. L'investimento in tali soluzioni si traduce in tranquillità e fiducia nel fatto che la digitalizzazione dei documenti non ne comprometterà la validità - al contrario, la moderna tecnologia consente addirittura di rafforza la durata e l'affidabilità dei nostri documenti.
Quindi, abbracciamo con coraggio i vantaggi del mondo digitale e godiamoci il #senzacarta, ma nel farlo ricordiamo di mantenimento delle firme. Solo allora la firma elettronica, il sigillo o la marca temporale svilupperanno il loro pieno potenziale e noi preserveremo il continuità e sicurezza delle informazioni in un mondo digitale. In breve: un documento elettronico ben firmato e ben conservato sarà altrettanto durevole e sicuro di un documento tradizionale firmato a mano, se non di più.
Già nel prossimo articolo: Ce firme di ogni parte contraente devono essere conservate vi spiegheremo, Solo una delle parti del contratto può occuparsi della manutenzione o devono farlo entrambe?
