Trattare questioni ufficiali o di lavoro senza carta sta diventando la norma. Firmiamo contratti online, emettiamo fatture per via elettronica, inviamo documenti importanti via e-mail. Ma come possiamo assicurarci che questi documenti digitali siano affidabili e che il loro contenuto sia intatto? Possiamo aiutarvi servizi fiduciari digitali - un insieme di strumenti che garantiscono la sicurezza e l'autenticità dei documenti elettronici. Anche se sembra tecnico, in pratica è l'equivalente digitale di ciò che conosciamo: una firma autografa, un timbro aziendale, un timbro con data o una lettera raccomandata, solo in forma elettronica.
In parole povere, servizi fiduciari digitali sono strumenti e tecnologie che forniscono integrità e autenticità documenti e comunicazioni elettroniche. Ci permettono di fidarci che il documento elettronico non sia stato alterato e che l'identità del firmatario sia stata verificata. Regolamento eIDAS (Regolamento UE) ha dato a questi servizi un quadro giuridico - ad esempio, le firme elettroniche qualificate sono state riconosciute come equivalenti alle firme autografe in tutti i Paesi dell'UE. Quali soluzioni specifiche vengono considerate servizi fiduciari? Ecco le più importanti:
(Nota: il Regolamento eIDAS cita anche i certificati di autenticazione dei siti web come servizio fiduciario, anche se nel contesto di questo articolo ci concentriamo principalmente sui servizi di documenti elettronici).
Il crescente utilizzo di questi servizi è dovuto al risparmio di tempo e alla comodità offerta dai documenti digitali. Firme e sigilli elettronici consentono di gestire le questioni in remoto, senza stampare e firmare a mano pile di carta. Un documento elettronico con firma o sigillo qualificato può sostituire un documento cartaceo in molte procedure, a patto che rimanga affidabile nel tempo. E qui arriviamo al nocciolo del problema: come garantire la validità a lungo termine tali file firmati? Dopo tutto, un documento firmato oggi deve essere verificabile e anche importante tra qualche anno o diversi anni, soprattutto se lo conserviamo in un archivio. Questa è la sfida principale nel mondo dei documenti digitali.
Firma elettronica qualificata (QES) si basa su un certificato qualificato rilasciato da un fornitore di servizi fiduciari per un determinato periodo di tempo, solitamente uno, due o tre anni. Durante il periodo di validità del certificato, qualsiasi documento firmato con questa firma è trattato come un validamente firmato. I sistemi di verifica confermano facilmente la validità della firma elettronica. durante la validità del certificato.
Il problema si pone dopo la scadenza del certificato. Il documento è ancora rimane legalmente firmatoDopo tutto, la firma era valida nel momento in cui è stata apposta, ma dimostrarlo a distanza di anni può risultare difficile se non si adottano ulteriori misure di salvaguardia. In senso figurato: una firma elettronica ha una "data di scadenza" che dipende dal certificato. Quando un certificato non è più valido, dopo un certo periodo di tempo, i programmi possono iniziare a segnalare, in sede di verifica, che la firma non è valida O "incerto". Perché? Perché il suo certificato è scaduto e il sistema non è sicuro che la firma sia stata apposta prima o che il documento sia stato firmato. solo allora (con un certificato già non valido). Sembra assurdo, ma questi segnali di avvertimento ci forniscono gli strumenti per verificare quando mancano dati aggiuntivi che confermino l'ora della firma.
Per illustrare meglio il problema, utilizziamo un esempio. Sig. Jan ha Podpisano un contratto valido con una firma elettronica qualificata e ha archiviato tranquillamente il file sul suo computer. Tuttavia, il certificato del signor Jan è scaduto dopo un anno e il nostro protagonista non ha applicato alcuna misura di sicurezza aggiuntiva. Dopo alcuni mesi, c'è stata una controversia giudiziaria con il contraente e improvvisamente è emerso che il software di verifica indicava la firma nel contratto come "non valida" - il certificato non era più valido, non c'erano liste di revoca aggiornate, in una parola, la firma sembrava essere "caduta in prescrizione". Il tribunale dubitava che il contratto fosse stato effettivamente Podpisano mentre il certificato del sig. John era valido, poiché nel fascicolo non vi erano prove di una data specifica per la firma. In breve, la mancata preparazione del documento per la conservazione a lungo termine ne ha compromesso il valore probatorio - Sig. Jan non si è preso curain modo da poter dimostrare la validità della firma elettronica in futuro.
Questo esempio mostra chiaramente che una firma elettronica non è "usa e getta - Se vogliamo che un documento rimanga legalmente valido, dobbiamo pensare alla sua verificabilità. nel corso degli anni. Fortunatamente esiste un modo per farlo.
Soluzione Il problema del sig. John (e di chiunque voglia archiviare documenti elettronici per lungo tempo) è timbro temporale qualificato. Questo non è altro che uno speciale, fidato timbro temporaleche conferma la data e l'ora in cui il documento è stato firmato. Il fornitore del timestamp utilizza una fonte temporale indipendente e sincronizzata, rendendo il timestamp oggettivo e affidabile. Quando apponiamo il timestamp su un file firmato, anche se il certificato del firmatario scade o viene revocato in seguito, abbiamo un prova di ferroche la firma esisteva ed era valido alla data indicata.
In senso figurato, il timestamp "congela" lo stato del documento e della firma al momento dell'apposizione. A distanza di anni, quando è necessaria una verifica, si può dimostrare che la firma era valida nel momento indicato, proprio come una fotografia con data certa conferma l'aspetto di un oggetto in quel momento. In un mondo di documenti elettronici, questo aspetto è cruciale per mantenere la validità della firma. forza giuridica file conservati a lungo. Le buone pratiche dicono anche di aggiungere una marca temporale subito dopo la firma del documento - allora abbiamo la conferma fin dall'inizio che la firma è stata apposta quando il certificato era valido. Se il signor Jan avesse apposto sul suo contratto un timbro con una data qualificata, probabilmente il suo problema non sarebbe sorto: la data della firma sarebbe stata confermata senza ambiguità.
Ma durerà per sempre? Un singolo timbro temporale perfettamente documenta il momento della firmaMa se si prevede di conservare un documento elettronico per molti anni (ad esempio 5, 10 o addirittura 50), un solo timbro potrebbe non essere sufficiente. In pochi anni, le tecnologie, gli algoritmi di sicurezza o le politiche di certificazione possono cambiare. Pertanto, oltre a timbrare il documento una volta ogni tanto, vale la pena pensare a ulteriore manutenzione - come mantenere una firma vivido e importante nonostante il passare del tempo.
Già nel prossimo articolo: Firma elettronica per gli anni a venire - Conservazione e archiviazione dei documenti nella pratica parleremo di cosa comporta la manutenzione delle firme elettroniche e di come archiviare in modo sicuro i documenti firmati affinché rimangano validi per gli anni a venire. Vi invitiamo a leggere la seconda parte, perché anche una firma elettronica, come un quadro di valore, ha bisogno di cure adeguate per mantenersi splendente.
