En textos anteriores hemos explicado qué es un sello de tiempo cualificado y cómo el mantenimiento de firmas garantiza la validez de los documentos durante años. Ahora abordamos una cuestión importante: ¿Puede encargarse de la conservación sólo una de las partes de un contrato, o deben hacerlo ambas?
No existe obligación formal de que ambas partes de un contrato lleven a cabo la conservación de la firma. Legalmente, basta con que una de las partes selle el documento con una marca de tiempo cualificada y lo asegure contra la pérdida de credibilidad.
Pero cuidado: esta solución sólo es buena en teoría.
En la práctica cada una de las partes deberá encargarse de forma independiente del mantenimiento de su copia del documento. ¿Por qué?
Un acuerdo bilateral con firmas electrónicas cualificadas tiene la misma fuerza legal que una versión en papel con firmas manuscritas. Pero la mera presencia de una firma no basta para que el documento sea válido dentro de, por ejemplo, 10 años.
Cada parte, por su propia seguridad jurídica, deberá:
De este modo cada parte tiene su propia prueba independiente de validezque puede utilizarse ante un tribunal, en una oficina o en una auditoría.
En Polonia, el líder en validación cualificada y mantenimiento de firmas electrónicas es Asseco Data Systems, que opera, entre otros, a través de la plataforma podpisano.pl y la plataforma WebNotarius (Certum by Asseco).
WebNotarius es el primer servicio cualificado de Polonia que ofrece tanto validación a largo plazo como mantenimiento de firmas y sellos electrónicos, de conformidad con la normativa eIDAS. Gracias a este servicio, los documentos pueden estar seguros hasta 30 años, como confirma también el estudio de caso zuKIO.pl - es un motor de búsqueda de sentencias de la Cámara Nacional de Apelación (KIO), el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o tribunales relacionados con la contratación pública. La amplia base de datos de jurisprudencia es especialmente útil durante los procesos procesales relacionados con la contratación pública. SzuKIO.pl es utilizado por la administración, empresas que ejecutan contratos públicos de valor significativo, asesores y abogados.
El propio sistema detecta cuándo caduca una marca de tiempo existente, realiza una nueva validación y añade una nueva marca de tiempo, sin intervención del usuario. Gracias a estas soluciones, cada una de las partes de un contrato firmado no sólo con una firma cualificada, sino también con un sello de tiempo, puede estar segura de que su copia del documento será será verificada y reconocida en el futuro - incluso después de años o cambios tecnológicos. Este tipo de automatización elimina el riesgo de errores humanos, retrasos y negligencias, y aumenta así el valor probatorio del documento a largo plazo.
Tipo de documento | Formato de archivo | Contenido | Validación |
Contratos, protocolos | PAdES-LTV/LTA | Firma, TSA, OCSP/CRL en PDF | Adobe Reader, Visor WebNotarius |
Facturas, datos electrónicos XML | XAdES-A | Lo mismo, pero en una estructura XML | Validadores XML dedicados |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Formalmente, sí. Un contrato firmado por ambas partes y conservado sólo por una de ellas puede considerarse válido.
Pero..:
Por lo tanto cada parte debe tener su propio mecanismo de mantenimiento - preferiblemente automatizado, sin mantenimiento y resistente a los cambios tecnológicos.
Recuerda...
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Contratos, actas, ofertas en PDF | PAdES-LTV |
Datos estructurados, facturas XML, informes B2B | XAdES-A |
Fácil validación por parte del cliente/oficial | PAdES-LTV |
Gran flexibilidad e integración con los sistemas | XAdES-A |
✔️ ¿Contrato de alquiler firmado en línea? Ambas partes deben mantener sus versiones con el mantenimiento, ya que podría haber una disputa sobre el depósito después de 3 años.
✔️ ¿Contrato B2B con firmas cualificadas? Implementar el mantenimiento en el repositorio de la empresa es un mínimo de seguridad.
✔️ ¿Documentación de proyectos en PDF con firmas de varias personas? El formato PAdES-LTV mantiene la integridad: cada firma y marca de tiempo pueden verificarse de forma independiente.
Resumen
