W anterior textos explicamos qué es sello de tiempo cualificado y cómo el mantenimiento de las firmas garantiza la validez de los documentos durante años. Ahora planteamos una cuestión importante: ¿Puede encargarse del mantenimiento sólo una de las partes del contrato o deben hacerlo ambas?
No existe obligación formal de que ambas partes de un contrato lleven a cabo la conservación de la firma. Legalmente, basta con que una de las partes selle el documento con un sello de tiempo cualificado y lo asegure contra la pérdida de credibilidad.
Pero cuidado: esta solución sólo es buena en teoría.
En la práctica cada parte debe encargarse de forma independiente del mantenimiento de su copia del documento. ¿Por qué?
Un acuerdo bilateral con firmas electrónicas cualificadas tiene la misma fuerza legal que una versión en papel con firmas manuscritas. Pero la mera presencia de una firma no basta para que el documento sea válido dentro de, por ejemplo, 10 años.
Cada parte, por su propia seguridad jurídica, deberá:
Gracias a este cada parte tiene su propia prueba independiente de validezque puede utilizarse ante un tribunal, en una oficina o para una auditoría.
En Polonia, el líder en validación cualificada y mantenimiento de firmas electrónicas es Asseco Data Systems, que opera, entre otros, a través de una plataforma de podpisano.pl y servicio WebNotarius (Certum por Asseco).
WebNotarius es primero w Polsce kwalifikowana usługa zapewniająca zarówno długoterminową walidację, jak i konserwację podpisów i pieczęci elektronicznych, zgodną z przepisami eIDAS. Dzięki tej usłudze można zabezpieczyć dokumenty nawet na 30 lat, co potwierdza również case study zuKIO.pl – es un motor de búsqueda de sentencias de la Cámara Nacional de Apelación (KIO), el Tribunal de Justicia de la Unión Europea o los Tribunales en materia de contratación pública. La amplia base de datos de jurisprudencia es especialmente útil durante los procesos procesales relacionados con la contratación pública. SzuKIO.pl es utilizado por la administración, empresas que ejecutan contratos públicos de valor significativo, asesores y abogados.
El propio sistema detecta cuándo caduca una marca de tiempo existente, realiza una nueva validación y añade una nueva marca de tiempo, sin intervención del usuario. Gracias a este tipo de soluciones, cada una de las partes de un contrato firmado no sólo con una firma cualificada, sino también con un sello de tiempo, puede estar segura de que su copia del documento será válida. verificado y reconocido en futuro - incluso después de años o de cambios tecnológicos. Este tipo de automatización elimina el riesgo de errores humanos, retrasos y negligencias, aumentando así el valor probatorio del documento a largo plazo.
Tipo de documento | Formato de archivo | Contenido | Validación |
Contratos, protocolos | PAdES-LTV/LTA | Firma, TSA, OCSP/CRL en PDF | Adobe Reader, Visor WebNotarius |
Facturas, datos electrónicos XML | XAdES-A | Lo mismo, pero en una estructura XML | Validadores XML dedicados |
PAdES-LTV:
XAdES-A:
Formalmente, sí. Un contrato firmado por ambas partes y conservado sólo por una de ellas, puede considerarse válida.
Pero..:
Por lo tanto cada parte debe tener su propio mecanismo de mantenimiento - mejor automatizados, sin mantenimiento y resistentes a los cambios tecnológicos.
Recuerda...
...si lo necesita… | Seleccione |
Contratos, actas, ofertas en PDF | PAdES-LTV |
Datos estructurados, facturas XML, informes B2B | XAdES-A |
Fácil validación por parte del cliente/oficial | PAdES-LTV |
Gran flexibilidad e integración con los sistemas | XAdES-A |
✔️ ¿Contrato de arrendamiento firmado en línea? Ambas partes deben mantener sus versiones con el mantenimiento, ya que podría haber una disputa sobre el depósito después de 3 años.
✔️ ¿Contrato B2B con firmas cualificadas? Implementar el mantenimiento en el repositorio de la empresa es un mínimo de seguridad.
✔️ ¿Documentación de diseño en PDF con firmas de varias personas? El formato PAdES-LTV mantiene la integridad: cada firma y marca de tiempo pueden verificarse de forma independiente.
Resumen
