El plazo para presentar las cuentas anuales es ineludible y los requisitos formales han cambiado: el nuevo sistema RDF a partir de febrero de 2026, la obligación de firmar electrónicamente los acuerdos y los retos a los que se enfrentan los extranjeros que no disponen del número PESEL. Te explicamos paso a paso quién firma qué, con qué tipo de firma y a través de qué sistema.
Los estados financieros se componen de exclusivamente por vía electrónica — No es posible presentarlo en papel ni en persona en el juzgado de registro. Existen dos vías:
El informe en sí se redacta en estructura lógica (XML) que se ajuste al formato establecido por el Ministerio de Hacienda. No se trata de un simple archivo PDF, sino de un documento de datos estructurado, generado por un programa de contabilidad y finanzas o por la aplicación gratuita «e-Sprawozdania Finansowe» del Ministerio de Hacienda. A continuación, el archivo XML resultante es firmado por las personas autorizadas y cargado en el sistema.
El nuevo RDF (puesto en marcha el 23 de febrero de 2026) está totalmente integrado con el Portal de Registros Judiciales (PRS). Esto significa que hay un único punto de inicio de sesión y que se puede acceder a los datos registrales de la empresa directamente en el sistema. Más detalles en la página web ekrs.ms.gov.pl.La Ley de Contabilidad establece dos categorías de personas obligadas a firmar los estados financieros:
Sin embargo, desde 2022 se aplica una simplificación (art. 52, apartado 2b): en el caso de un consejo de administración compuesto por varias personas, basta con una firma un miembro del consejo de administración, siempre que los demás presenten declaraciones en las que certifiquen que el informe cumple los requisitos de la ley. Dichas declaraciones (en formato electrónico o en papel con firma manuscrita) se adjuntarán al informe.
Cada una de estas personas firma el informe de forma individual, uno de los tipos de firma admitidos:
| Persona que firma | Firma válida | Comentarios |
|---|---|---|
| Miembro del consejo de administración desde el PESEL hasta el KRS | QES (firma electrónica cualificada) / firma de confianza / firma personal | Ruta RDF gratuita |
| Miembro del consejo de administración sin PESEL en KRS (extranjero) | QES (firma electrónica reconocida) | S24 (140 zł), cuando nadie en la junta directiva tiene PESEL en KRS |
| Persona encargada de la contabilidad | QES / firma de confianza / firma personal | PESEL solo es necesario para la firma de confianza y la firma personal |
| Administrador concursal / liquidador (en lugar del consejo de administración) | Como se ha indicado anteriormente | En función del cargo que ocupe |
Principio fundamental de la vía RDF gratuita: al menos una La persona facultada para representar a la empresa debe tener el PESEL indicado en el KRS y es ella quien inicia la presentación de los documentos. El resto de personas que no tengan el PESEL o no figuren en el KRS firman la QES.Firma electrónica reconocida (FER) conforme a el Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014 tiene un efecto jurídico equivalente al de la firma manuscrita (art. 25, apartado 2) y es reconocida en todos los países de la UE (art. 25, apartado 3). Para un extranjero que no disponga del número PESEL, esta es la única firma aceptada en todos los sistemas eKRS/RDF.
Si te preguntas cuál es la diferencia entre los distintos tipos de firma, lee lo siguiente: Diferencias entre el perfil de confianza y la firma electrónica cualificada.
El año 2026 trajo consigo dos cambios importantes que muchas empresas aún desconocen:
23 de febrero de 2026. Se ha puesto en marcha el nuevo Repositorio de Documentos Financieros (RDF) y, desde 13 de marzo de 2026. Está totalmente integrado con el Portal de Registros Judiciales (PRS). La plataforma anterior, eKRS, ya no admite nuevas solicitudes. El nuevo sistema ha cambiado la interfaz, el procedimiento de inicio de sesión y la estructura de presentación de documentos; si tu empresa utilizaba las instrucciones antiguas, actualízalas.
Esta es la novedad práctica más importante: acuerdos de la junta de socios o de la junta general (aprobación de las cuentas anuales, reparto de beneficios o cobertura de pérdidas) deben ir provistas de una firma electrónica. Ya no basta con el simple escaneo del acta o la resolución en papel: el nuevo sistema RDF rechaza los documentos que no cuenten con una firma electrónica, aunque la normativa (art. 19e de la Ley KRS) no haya cambiado.
En la práctica, la resolución se redacta directamente en formato electrónico o bien la persona autorizada que realiza la notificación (por ejemplo, un miembro del consejo de administración según los apartados PESEL a KRS) dota de firma electrónica al documento en papel escaneado. Para los miembros del consejo de administración que sean extranjeros —y que no dispongan de una firma digital de confianza—, la única opción viable es firma electrónica reconocida (FER).
La elección de la vía depende, ante todo, de la composición del consejo de administración y de si alguno de sus miembros tiene el número PESEL consignado en KRS:
| Criterio | Inscripción gratuita en el RDF | S24 de pago (140 zł) |
|---|---|---|
| Condición necesaria | Al menos 1 persona de PESEL en KRS | No se cumple la condición relativa a PESEL |
| Tasa | Ninguno | 140 zł (tasa judicial y publicación en el MSiG) |
| Aplicación típica | Empresas con un consejo de administración polaco o mixto | Sociedades cuyo consejo de administración esté compuesto exclusivamente por extranjeros y que no cumplan el requisito PESEL en KRS |
| Firmas aceptadas | QES / firma de confianza / firma personal | QES / firma digital de confianza |
| Velocidad | La anotación en KRS se introduce automáticamente tras la verificación de la notificación | La solicitud la tramita el tribunal de registro |
Si al menos uno de los miembros del consejo de administración tiene PESEL en KRS y puede iniciar sesión en el RDF, la vía gratuita es la opción más lógica y, por lo general, también la más rápida. El resto de personas, incluidos los extranjeros, firman los documentos con una firma electrónica cualificada (QES).Este es uno de los problemas más habituales en las empresas con capital o dirección extranjeros. Un extranjero sin número PESEL:
Al mismo tiempo, un extranjero que sea miembro del consejo de administración, cuyo PESEL no figura en KRS, no puede presentar la declaración por sí misma a través del RDF gratuito. En ese caso, la empresa la presenta a través de S24 (solicitud de pago, 140 zł) o mediante un representante —un abogado o un asesor jurídico—, que puede realizar la presentación de forma gratuita en el RDF. Cuando otro miembro del consejo de administración con el código PESEL inicia la presentación en el RDF, el extranjero solo tiene que firmar los documentos con su QES.
La firma electrónica cualificada se emite tras la verificación de la identidad. Los extranjeros pueden someterse a un proceso de verificación remota por vídeo. IDnow — sin necesidad de acudir en persona. En podpisano.pl ofrecemos una solución a medida: SimplySign QES para extranjeros con IDnow — firma digital cualificada móvil, aceptada en todos los sistemas de Polonia y de toda la UE.
Puedes leer más sobre este proceso en el artículo: ¿Cómo puede un extranjero obtener una firma electrónica cualificada en Polonia a través de Internet?
Este mismo grupo de empresas suele asumir también obligaciones relacionadas con KSeF — véase: Integración de la facturación con KSeF: sello digital y permisos.
El procedimiento para presentar las cuentas anuales es el siguiente —el orden es importante—:
La base jurídica concreta para la presentación de las cuentas anuales la constituye el artículo 69 de la Ley de 29 de septiembre de 1994 sobre contabilidad (texto unificado: Boletín Oficial de 2026, núm. 522) y las disposiciones del Código de Sociedades Mercantiles relativas a la aprobación de los estados financieros.Para las personas que firman los estados financieros, los criterios fundamentales son comodidad, Compatibilidad con el sistema RDF/eKRS y —en el caso de los extranjeros— posibilidad de obtenerlo sin PESEL.
| Característica | SimplySign (QES móvil) | Certum Mini (tarjeta + lector) |
|---|---|---|
| Soporte del certificado | La nube (aplicación para el móvil o API) | Tarjeta criptográfica + lector USB |
| Verificación de la identidad de un extranjero | A distancia (IDnow online, por videoconferencia) o en persona | Visita presencial en la oficina o a distancia (IDnow online, por videoconferencia) — en ese caso, sin embargo, hay que entregar la tarjeta físicamente |
| Funcionamiento a través del navegador | Sí (SimplySign Web) | Sí (con el controlador instalado) |
| Aceptación en RDF/eKRS | Sí | Sí |
| Marcas de tiempo | Disponibles, 5000 al mes | 5000/mes incluido (Certum Mini) |
| Ideal para | Extranjeros, personal sobre el terreno, implementaciones rápidas | Suscritores intensivos presenciales |
Ambas soluciones están disponibles en podpisano.pl — socio autorizado de Certum. Si no estás seguro de qué opción se adapta mejor a tu situación, lee la comparativa: SimplySign o Certum Mini: cuándo elegir la solución adecuada.
La presentación de las cuentas anuales correspondientes al periodo comprendido entre el 1.º y el 26.º trimestre de 2026 se realiza íntegramente por vía electrónica y, con la preparación adecuada, resulta ágil. La clave está en elegir la firma adecuada y conocer el procedimiento de presentación que se ajuste a la composición del consejo de administración.
Como Socio autorizado de Certum Ayudamos a empresas polacas y extranjeras a dotar a su consejo de administración de firmas cualificadas listas para firmar y presentar estados financieros, incluso mediante la verificación a distancia de IDnow para extranjeros.
Llámanos: +48 22 417 05 55 — Te asesoraremos en nuestras oficinas de Varsovia, Cracovia, Breslavia y Radom, o bien en línea.
Echa un vistazo a la oferta:
Encontrarás más información sobre el sistema RDF en: ekrs.ms.gov.pl i prs.ms.gov.pl.
Los estados financieros se presentan exclusivamente por vía electrónica a través del Registro de Documentos Financieros (RDF) en el Portal de Registros Judiciales o mediante el sistema S24. Elaborados en formato XML, deben ser firmados por la persona encargada de la contabilidad y por el consejo de administración — de todos los miembros o, a partir de 2022, de al menos uno de ellos, siempre que los demás presenten las correspondientes declaraciones — mediante una firma electrónica cualificada (QES), una firma de confianza o una firma personal. La vía gratuita a través de RDF requiere que al menos una persona autorizada tenga el número PESEL registrado en KRS.
En principio, sí: el informe lo firman todos los miembros del consejo de administración y la persona encargada de la contabilidad. Sin embargo, a partir de 2022 bastará con la firma de un solo miembro del consejo de administración, siempre que los demás presenten una declaración en la que certifiquen que el informe cumple los requisitos de la Ley de Contabilidad (art. 52, apartado 2b). La negativa a firmar o a presentar una declaración deberá justificarse por escrito y adjuntarse al informe.
Un extranjero que no disponga de PESEL no puede utilizar un perfil de confianza ni una firma personal. La única opción disponible es firma electrónica reconocida (FER). Puede obtenerlo a distancia a través del servicio IDnow (verificación por vídeo, sin necesidad de desplazarse a Polonia). El informe se envía a KRS a través de S24 (servicio de pago, 140 zł), a través de un representante (abogado o asesor jurídico) o —cuando otro miembro del consejo de administración de PESEL inicie la notificación en el RDF— el extranjero se limita a cofirmar los documentos con su QES.
Las cuentas anuales se elaboran en un plazo de 3 meses a partir del cierre del ejercicio, se aprueban mediante acuerdo en un plazo de 6 meses y se presentan al RDF o al S24 en un plazo de 15 días a partir de su aprobación. Para el ejercicio contable de 2025, que coincide con el año natural: elaboración antes del 31 de marzo, aprobación antes del 30 de junio y presentación a más tardar el 15 de julio de 2026.
No. Las resoluciones relativas a la aprobación de las cuentas y al reparto de beneficios o a la cobertura de pérdidas deben llevar una firma electrónica; el nuevo sistema RDF rechaza los simples escaneos. El escaneo de una resolución en papel debe firmarse con una firma electrónica (por ejemplo, la QES de la persona que la presenta) antes de su envío.
El nuevo Repositorio de Documentos Financieros (RDF) está operativo desde el 23 de febrero de 2026 y, desde el 13 de marzo de 2026, está totalmente integrado con el Portal de Registros Judiciales (PRS). Ha sustituido a la plataforma anterior eKRS en lo que respecta a la presentación de documentos financieros. El nuevo sistema ha cambiado la interfaz y el procedimiento de inicio de sesión, e integra los datos registrales de la sociedad: los documentos financieros están vinculados directamente a la inscripción vigente en KRS.
