Термін подання річного фінансового звіту наближається, а формальні вимоги змінилися: нова система RDF з лютого 2026 року, вимога щодо електронного підпису рішень та виклики для іноземців, які не мають номера PESEL. Ми покроково пояснюємо, хто що підписує, яким підписом і через яку систему.
Фінансовий звіт складається з виключно в електронній формі — немає можливості подати його у паперовому вигляді або особисто в реєстраційному суді. Є два варіанти:
Сам звіт складається у логічній структурі (XML) у форматі, визначеному Міністерством фінансів. Це не звичайний файл PDF — це структурований документ з даними, що генерується фінансово-бухгалтерським програмним забезпеченням або безкоштовним додатком «Електронні фінансові звіти» Міністерства фінансів. Готовий XML-файл потім підписується уповноваженими особами та завантажується до системи.
Нова система RDF (запущена 23 лютого 2026 року) повністю інтегрована з Порталом судових реєстрів (PRS). Це означає єдину точку входу та доступ до реєстраційних даних компанії безпосередньо в системі. Детальніше на сайті ekrs.ms.gov.pl.Закон про бухгалтерський облік визначає дві категорії осіб, які зобов’язані підписувати фінансову звітність:
Однак з 2022 року діє спрощення (ст. 52, п. 2b): у разі колективного керівництва достатньо одного підпису одного члена правління, якщо решта учасників подадуть заяви про те, що звіт відповідає вимогам закону. Заяви (в електронному або паперовому вигляді з власноручним підписом) додаються до звіту.
Кожна з цих осіб підписує звіт індивідуально, одним із допустимих видів підпису:
| Особа, яка підписує | Прийнятний підпис | Коментарі |
|---|---|---|
| Член правління з PESEL до KRS | QES (кваліфікований електронний підпис) / довірений підпис / особистий підпис | Безкоштовний маршрут RDF |
| Член правління без PESEL у KRS (іноземець) | QES (кваліфікований електронний підпис) | S24 (140 злотих), коли ніхто з членів правління не має позиції PESEL у KRS |
| Особа, яка веде бухгалтерський облік | QES / довірений підпис / особистий підпис | PESEL потрібен лише для надійного та особистого підпису |
| Синдик / ліквідатор (замість правління) | Як зазначено вище | Відповідно до обійманої посади |
Основний принцип безкоштовного шляху RDF: принаймні одна особа, уповноважена на представництво, повинна мати PESEL, зазначений у KRS, і саме вона ініціює подання документів. Решта осіб, які не мають PESEL або запису в KRS, підписують QES.Кваліфікований електронний підпис (КЕП) відповідно до Регламентом eIDAS (ЄС) № 910/2014 має юридичну силу, рівнозначну власноручному підпису (ст. 25, п. 2), і визнається у всіх країнах ЄС (ст. 25, п. 3). Для іноземця без номера PESEL це єдиний підпис, який приймається у всіх системах eKRS/RDF.
Якщо вас цікавить, у чому полягає різниця між окремими видами підписів, прочитайте: Відмінності між довіреним профілем та кваліфікованим електронним підписом.
2026 рік приніс дві важливі зміни, про які багато компаній ще не знають:
23 лютого 2026 року. запущено нове Репозиторій фінансових документів (RDF), а від 13 березня 2026 року. вона повністю інтегрована з Порталом судових реєстрів (PRS). Попередня платформа eKRS більше не підтримує подання нових заяв. У новій системі змінено інтерфейс, спосіб входу в систему та структуру подання документів — якщо ваша компанія користувалася старими інструкціями, оновте їх.
Ось найважливіша практична новинка: рішення зборів співвласників або загальних зборів (затвердження фінансового звіту, розподіл прибутку або покриття збитків) повинні бути підписані електронним підписом. Сам скан паперового протоколу чи постанови вже не достатньо — нова система RDF відхиляє документи без електронного підпису, хоча законодавство (ст. 19e Закону про KRS) не змінилося.
На практиці постанову складають одразу в електронному вигляді або ж скановану копію паперового документа засвідчує електронним підписом уповноважена особа, яка подає заяву (наприклад, член правління з PESEL у KRS). Для членів правління, які є іноземцями — і не мають доступу до надійного підпису — єдиним реальним варіантом є кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Вибір шляху залежить насамперед від складу правління та від того, чи є у когось із його членів номер PESEL, зазначений у KRS:
| Критерій | Безкоштовна реєстрація RDF | Платний S24 (140 злотих) |
|---|---|---|
| Необхідна умова | Щонайменше 1 особа з PESEL у KRS | Відсутність умови щодо PESEL |
| Плата | Відсутність | 140 злотих (судовий збір та оголошення в MSiG) |
| Типове застосування | Компанії з польським або змішаним керівництвом | Компанії, керівництво яких складається виключно з іноземців, без PESEL у KRS |
| Прийнятні підписи | QES / довірений підпис / особистий підпис | QES / надійний підпис |
| Швидкість | Запис у KRS розміщується автоматично після перевірки заявки | Заяву розглядає реєстраційний суд |
Якщо хоча б один із членів правління має PESEL у KRS і може увійти в RDF — безкоштовний варіант є природним вибором, який, як правило, є й швидшим. Решта осіб, у тому числі іноземці, підписують документи кваліфікованим електронним підписом (QES).Це одна з найпоширеніших проблем у компаніях із іноземним капіталом або керівництвом. Іноземець без номера PESEL:
Водночас — іноземець, який є членом правління, якого PESEL не вказано у KRS, не може самостійно подати звіт через безкоштовну систему RDF. У такому разі компанія подає його через S24 (подача заяви — платна, 140 злотих) або через повіреного — адвоката чи юридичного радника, який може здійснити безкоштовну подачу в RDF. Коли інший член правління з PESEL ініціює подання звіту в RDF, іноземець лише підписує документи своїм QES.
Кваліфікований електронний підпис видається на підставі перевірки особи. Іноземці можуть пройти процедуру дистанційної відеоверифікації IDnow — без особистого візиту. У podpisano.pl ми пропонуємо індивідуальне рішення: SimplySign QES для іноземців з IDnow — мобільний кваліфікований підпис, який приймається у всіх системах у Польщі та в усьому ЄС.
Більше про цей процес ви можете прочитати у статті: Як іноземець може отримати кваліфікований електронний підпис у Польщі в режимі онлайн?
До цього ж кола компаній часто входять також обов’язки, пов’язані з KSeF — див.: Інтеграція виставлення рахунків із KSeF — кваліфікований електронний підпис та повноваження.
Процедура подання фінансової звітності виглядає наступним чином — порядок має значення:
Точну правову основу для подання фінансової звітності становить ст. 69 Закону від 29 вересня 1994 року «Про бухгалтерський облік» (уніфікований текст: «Дз.У.» за 2026 рік, п. 522) та положення Кодексу торгових товариств щодо затвердження звітів.Для осіб, які підписують фінансові звіти, ключовими критеріями є зручність, сумісність із системою RDF/eKRS а також — для іноземців — можливість отримати без PESEL.
| Особливість | SimplySign (мобільний QES) | Certum Mini (картка + зчитувач) |
|---|---|---|
| Носій сертифіката | Хмара (мобільний додаток або API) | Криптографічна картка + USB-зчитувач |
| Перевірка особи іноземця | Дистанційно (IDnow онлайн, відео) або під час особистого візиту | Особистий візит до пункту або дистанційна (IDnow онлайн, відео) — у цьому випадку картку все ж таки потрібно надати особисто |
| Обслуговування через браузер | Так (SimplySign Web) | Так (з встановленим драйвером) |
| Підтвердження у форматі RDF/eKRS | Так. | Так. |
| Мітки часу | Доступно, 5000 на місяць | 5000/міс. у комплекті (Certum Mini) |
| Ідеально підходить для | Іноземці, співробітники на місцях, швидке впровадження | Особи, які активно підписують документи в офісі |
Обидва варіанти доступні в podpisano.pl — авторизований партнер Certum. Якщо ви не впевнені, яке рішення підходить саме для вашої ситуації, ознайомтеся з порівнянням: SimplySign чи Certum Mini — коли вибрати відповідне рішення.
Подання фінансової звітності за KRS у 2026 році відбувається повністю в електронному вигляді і — за умови належної підготовки — проходить безперебійно. Ключовим моментом є вибір відповідного підпису та знання процедури подання, що відповідає складу правління.
Як Авторизований партнер Certum Ми допомагаємо польським та іноземним компаніям забезпечити керівництво кваліфікованими підписами, готовими до підписання та подання фінансових звітів — у тому числі шляхом дистанційної верифікації IDnow для іноземців.
Зателефонуйте: +48 22 417 05 55 — ми надамо консультації в наших офісах у Варшаві, Кракові, Вроцлаві та Радомі або онлайн.
Ознайомтеся з пропозицією:
Більше інформації про систему RDF можна знайти за посиланням: ekrs.ms.gov.pl i prs.ms.gov.pl.
Фінансовий звіт подається виключно в електронному вигляді через Репозитарій фінансових документів (RDF) на Порталі судових реєстрів або через систему S24. Складений у форматі XML, він підписується особою, яка веде бухгалтерський облік, та правлінням — усіма членами або, починаючи з 2022 року, принаймні одним, якщо решта подадуть відповідні заяви — кваліфікованим електронним підписом (QES), довіреним підписом або особистим підписом. Безкоштовний варіант подання через RDF вимагає, щоб принаймні одна уповноважена особа мала номер PESEL, зазначений у KRS.
Як правило, так — звіт підписують усі члени правління та особа, яка веде бухгалтерський облік. Однак з 2022 року достатньо підпису одного члена правління, якщо решта подадуть заяви про те, що звіт відповідає вимогам Закону про бухгалтерський облік (ст. 52, п. 2b). Відмова від підпису або заяви вимагає письмового обґрунтування, яке додається до звіту.
Іноземець без PESEL не може використовувати довірений профіль або особистий підпис. Єдиним доступним варіантом є кваліфікований електронний підпис (КЕП). Його можна отримати дистанційно через сервіс IDnow (відеоверифікація, без візиту до Польщі). Звіт надсилається до KRS через S24 (платно, 140 злотих), через довірену особу (адвоката або юридичного радника) або — коли інший член правління з PESEL ініціює подання заяви до RDF — іноземець лише підписує документи своїм QES.
Фінансовий звіт складається протягом 3 місяців після закінчення фінансового року, затверджується ухвалою протягом 6 місяців і подається до RDF або S24 протягом 15 днів після затвердження. Для фінансового року 2025, що збігається з календарним: складання до 31 березня, затвердження до 30 червня, подання не пізніше 15 липня 2026 року.
Ні. Постанови про затвердження звіту та розподіл прибутку або покриття збитків повинні мати електронний підпис — нова система RDF відхиляє самі лише скани. Скан паперової постанови перед відправленням потрібно підписати електронним підписом (наприклад, QES особи, яка подає заяву).
Нове Репозиторій фінансових документів (RDF) працює з 23 лютого 2026 року, а з 13 березня 2026 року воно повністю інтегровано з Порталом судових реєстрів (PRS). Воно замінило попередню платформу eKRS у частині подання фінансових документів. Нова система змінила інтерфейс та спосіб входу в систему, а також інтегрує реєстраційні дані компанії — фінансові документи пов’язані безпосередньо з актуальним записом у KRS.
