Ваша компания или бухгалтерская фирма должна интегрировать программу для выставления счетов с KSeF, и перед тобой стоит вопрос: квалифицированная печать или ZAW-FA? В этом руководстве объясняется, как работает аутентификация в KSeF, почему печать (QSeal) является лучшим вариантом при большом объеме счетов-фактур и как правильно настроить права доступа, в том числе для обслуживаемого клиента.
Обязательное применение KSeF вводится постепенно и распространяется на налогоплательщиков НДС — как действующих, так и освобожденных от уплаты НДС:
Важно с практической точки зрения: в течение всего 2026 года денежные штрафы за ошибки не предусмотрены в KSeF — это переходный период для постепенной адаптации. Однако это не означает, что можно откладывать интеграцию: обязанность выставлять счета-фактуры в системе KSeF уже существует, а с 1 января 2027 года за счет-фактуру, выставленную вне системы, грозит штраф — в размере до 100% суммы НДС по данному счету-фактуре.
KSeF взаимодействует с внешними программами посредством API (Интерфейс прикладного программирования). Каждый вызов API требует аутентификации — то есть подтверждения личности субъекта, отправляющего счета-фактуры. Аутентификация всегда осуществляется к номеру NIP компании, на которую выписан счет-фактура.
На практике система — например, ваша программа для выставления счетов или ERP-система — должна располагать одним из следующих инструментов:
Для системы ERP, которая отправляет счета-фактуры автоматически (например, ночью или в выходные), полную независимость от конкретного человека обеспечивает только квалифицированная печать — остальные способы требуют участия уполномоченного лица, по крайней мере, при получении и продлении доступа.
Оба метода являются законными, но на практике работают совершенно по-разному. Основные различия мы собрали в таблице:
| Критерий | Квалифицированная печать (QSeal) | ZAW-FA (назначение физического лица) |
|---|---|---|
| Присвоение | К компании NIP | Конкретному физическому лицу |
| Автоматизация | Полный — система работает без участия человека | Ограниченная — требует активного участия человека |
| Кадровая ротация | Отсутствие влияния — печать сохраняется независимо от кадровых изменений | При каждой смене сотрудника необходимо выполнять обновление ZAW-FA |
| Объем счетов-фактур | Без ограничений (идеально подходит для больших объемов) | Может стать «узким местом» при массовом выставлении |
| Бухгалтерская контора | Одна печать обслуживает нескольких клиентов (после предоставления прав доступа) | Каждому клиенту требуется индивидуальная настройка с участием специалиста |
| Безопасность | Высокий уровень защиты — ключи в модуле HSM или на карте | Связанные с безопасностью учетной записи физического лица |
| Затраты на внедрение | От 1289 злотых (SimplySign) или от 1399 злотых (Certum Mini) | Сертификат предоставляется бесплатно, но взимается плата за административное обслуживание |
Подробнее об этом решении вы можете прочитать в руководстве: ZAW-FA или электронная печать — управление правами доступа в KSeF для компаний.
Бухгалтерская контора является особым случаем: он действует от имени десятков клиентов, у каждого из которых есть собственный NIP. Настройка ZAW-FA для каждого клиента в отдельности — это десятки уведомлений в налоговые органы и столько же обновлений при кадровых изменениях.
Квалифицированная печать решает эту проблему по-другому: офис получает от клиента право для работы в системе KSeF (так называемое субъектное право), а затем использует свою печать или сертификат KSeF для отправки счетов через API. Весь процесс прозрачен, поддается аудиту и — что важно — не блокируется при увольнении или смене сотрудника.
Для компаний с большим объемом счетов (несколько сотен в месяц) преимущества столь же очевидны:
Подробнее о роли квалифицированной печати в автоматизации KSeF вы можете прочитать в статье: Квалифицированная печать QSeal — KSeF, автоматизация, контроль прав доступа.
Система KSeF предусматривает развернутую модель прав доступа. Владелец NIP (налогоплательщик) может предоставлять доступ другим организациям или лицам, определяя для каждого из них сферу деятельности:
Клиент входит в свою систему KSeF (например, с помощью квалифицированной подписи или доверенного профиля) и в панели прав указывает NIP бухгалтерского бюро, а также объем полномочий. После этого бухгалтерское бюро может действовать от имени клиента — выставлять или получать счета-фактуры — с использованием собственных учетных данных.
Важное правило: полномочия в системе KSeF имеют определённый объём и могут быть отозваны в любой момент. В целях прозрачности рекомендуется, чтобы офис вел реестр полномочий каждого клиента.
| Роль | Что он может делать | Кто должен иметь |
|---|---|---|
| Владелец NIP / уполномоченное лицо | Всё, включая предоставление и отзыв прав | Владелец компании, президент/руководство |
| Выставляющий счета-фактуры | Выставление и отправка в KSeF, получение копии | Сотрудники бухгалтерии, ERP-системы компании, бухгалтерская контора |
| Устройство для считывания счетов | Получение счетов (без доставки) | Аудитор, финансовый контролер |
| Управление правами доступа | Предоставление/отзыв прав доступа другим пользователям | Системный администратор, финансовый директор |
KSeF предусматривает автономный режим24 — вы можете воспользоваться им в любой момент по собственной инициативе (например, при отсутствии интернета), а не только во время сбоя системы. Правила:
Офлайн-режим не является альтернативой для повседневной работы — это вспомогательная процедура. Ваша программа для выставления счетов или ERP-система должна технически поддерживать этот режим. Подробности вы найдете в руководстве: KSeF в автономном режиме — два QR-кода и сертификат KSeF типа 2.
Внедрение квалифицированной печати для интеграции с KSeF состоит из нескольких этапов:
KSeF — это необратимое изменение в порядке выставления счетов, и выбор правильного метода аутентификации определяет, пройдет ли интеграция гладко и автоматически или будет создавать проблемы при каждой кадровой перестановке.
Как авторизованный партнер Certum Мы помогаем компаниям и бухгалтерским фирмам внедрить квалифицированную печать, готовую к интеграции с KSeF — от заказа сертификата и настройки до обучения управлению правами доступа.
📞 Позвоните: +48 22 417 05 55 — мы проконсультируем вас по телефону, онлайн или в наших офисах в Варшаве, Кракове, Вроцлаве и Радоме.
🛒 Ознакомьтесь с предложением:
Более подробную техническую информацию можно найти на официальном сайте KSeF: ksef.podatki.gov.pl.
Программа для выставления счетов или ERP-система взаимодействует с KSeF через API Министерства финансов. Чтобы система могла отправлять счета-фактуры автоматически, она должна пройти аутентификацию в системе NIP компании — удобнее всего с помощью квалифицированной печати (QSeal), которая позволяет работать без участия человека. Альтернативой является работа через лицо, назначенное уведомлением ZAW-FA (оно входит в систему с помощью квалифицированной подписи или доверенного профиля), либо бесплатный сертификат KSeF — однако эти варианты требуют участия конкретного лица при получении доступа и периодическом обновлении сертификата (не реже чем раз в 2 года).
Квалифицированная подпись привязана к физическому лицу — она используется для подписания документов человеком. Квалифицированная печать (QSeal) привязана к юридическому лицу (к NIP) и служит для автоматической аутентификации в информационной системе. В KSeF печать позволяет осуществлять массовую автоматическую отправку счетов-фактур без участия сотрудника в каждой транзакции.
Да, но только после официального предоставления полномочий клиентом в панели KSeF. Клиент входит в свою учетную запись KSeF и указывает NIP бухгалтерского бюро, а также объем полномочий (например, выставление счетов). После этого бухгалтерская контора может действовать от имени клиента, используя собственные учетные данные — например, квалифицированную печать или сертификат KSeF.
Режим «офлайн24» позволяет выставить счёт-фактуру вне системы по инициативе налогоплательщика; на случай сбоя в работе KSeF предусмотрены отдельные аварийные режимы. Счёт-фактура формируется локально в формате XML, а при передаче покупателю вне системы KSeF должна содержать два QR-кода. Вы отправляете её в KSeF не позднее следующего рабочего дня после выставления (после объявления о сбое — в течение 7 рабочих дней). Для второго QR-кода требуется сертификат KSeF типа 2.
Крупные компании, объем продаж которых (с НДС) превысил 200 млн злотых в 2024 году — с 1 февраля 2026 года. Остальные компании, в том числе налогоплательщики, освобожденные от НДС (микро-, малые и средние предприятия) — с 1 апреля 2026 года. Наименьшие налогоплательщики, „цифровые аутсайдеры”, с объемом продаж ≤ 10 000 злотых в месяц (брутто) — с 1 января 2027 года.
Обе печати являются квалифицированными услугами доверия, выдаваемыми компанией Certum, и имеют равную юридическую силу. SimplySign — это облачное решение: сертификат, доступный через API без физической карты, идеально подходящий для автоматизированной серверной интеграции. Certum Mini — это криптографическая карта со считывателем, которая подходит для случаев, когда требуется локальный физический контроль над закрытым ключом. Для интеграции с KSeF через API обычно удобнее использовать SimplySign.
