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Nell'era digitale, sempre più documenti passano al formato elettronico. Firmare in modo tradizionale, con una penna su carta, diventa sempre più impraticabile e talvolta impossibile. Fortunatamente, viene in soccorso la firma elettronica qualificata, che consente di apporre una firma su un documento digitale, conferendogli forza di legge. Ma quali documenti possono essere firmati in questo modo? Solo i PDF? E altri formati popolari come Excel o Word?
I file PDF sono senza dubbio il formato di documento elettronico più diffuso e anche il più comunemente firmato digitalmente. Il loro vantaggio è che mantengono l'aspetto e il layout originali del documento, indipendentemente dal dispositivo o dal software su cui vengono aperti. I programmi di firma elettronica consentono di apporre la firma direttamente sui file PDF, rendendoli ideali per contratti, fatture, certificati o altri documenti ufficiali.
Sebbene i file Excel e Word siano comunemente utilizzati, non è consigliabile firmarli elettronicamente. Questo vale anche per i file immagine JPG, PNG o di presentazione (PPT). Una volta firmato, il documento viene salvato nel formato XADESche è uno standard di firma elettronica basato sulla tecnologia XML. Per visualizzare il contenuto di un documento di questo tipo, è necessario aprirlo in un software dedicato alla gestione delle firme elettroniche e dei certificati.
Si consiglia pertanto di convertire i file Excel e Word, Power Point o le immagini in formato PDF prima di firmarli.
I file in formato XML occupano un posto speciale. I rapporti finanziari e gli invii al Registro centrale dei beneficiari effettivi vengono salvati proprio in formato XML e mantengono lo stesso formato una volta firmati.
La firma digitale è uno strumento estremamente utile che rende il processo di firma dei documenti più semplice e veloce. Sebbene i PDF rimangano il formato più diffuso per la firma digitale, è possibile firmare anche altri formati, come Excel o Word, una volta convertiti in PDF. Tuttavia, è bene tenere presente che la firma di altri formati può generare difficoltà nella lettura del loro contenuto dopo la firma, per cui è sempre opportuno consultare il destinatario del documento o un esperto di firma elettronica in caso di dubbi.
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