В эпоху цифровизации всё больше документов переходит в электронный формат. Подписывать их традиционным способом — ручкой на бумаге — становится всё менее удобно, а порой и вовсе невозможно. К счастью, на помощь приходит квалифицированная электронная подпись, которая позволяет подписать цифровой документ, придавая ему юридическую силу. Но какие документы можно подписать таким образом? Только PDF-файлы? А как насчёт других популярных форматов, таких как Excel или Word?
Файлы PDF, без сомнения, являются самым популярным форматом электронных документов и, в то же время, наиболее часто подписываемым цифровой подписью. Их преимущество заключается в том, что они сохраняют исходный вид и формат документа, независимо от устройства или программного обеспечения, на котором они открываются. Программы для работы с электронными подписями позволяют ставить подписи непосредственно на файлах PDF, что делает их идеальным решением для договоров, счетов-фактур, свидетельств и других официальных документов.
Хотя файлы Excel и Word широко используются, их электронная подпись не рекомендуется. Это также касается графических файлов JPG, PNG и презентаций (PPT). После подписания документ сохраняется в формате XADES, который представляет собой стандарт электронной подписи, основанный на технологии XML. Чтобы ознакомиться с содержанием такого документа, его нужно открыть в специализированном программном обеспечении для управления электронными подписями и сертификатами.
В связи с этим рекомендуется конвертировать файлы Excel, Word, PowerPoint и изображения в формат PDF перед их подписанием.
Файлы в формате XML занимают особое место. Финансовые отчеты и заявления, подаваемые в Центральный реестр фактических бенефициаров, сохраняются именно в формате XML и после подписания сохраняют тот же формат.
Электронная подпись — это чрезвычайно полезный инструмент, который упрощает и ускоряет процесс подписания документов. Хотя PDF-файлы остаются самым популярным форматом для цифрового подписания, можно также подписывать документы в других форматах, таких как Excel или Word, после их предварительного преобразования в PDF. Однако стоит помнить, что подписание документов в других форматах может затруднять чтение их содержания после подписания, поэтому в случае сомнений всегда рекомендуется проконсультироваться с получателем документа или специалистом по электронным подписям.
Если у вас есть какие-либо сомнения или вопросы, свяжитесь с нами
Мы ответим на ваши вопросы, подберем подходящее для вас время и консультанта в одном из наших офисов по всей Польше.
Вы также можете отправить письмо от нашего имени [email protected].
