En la era digital, cada vez más documentos pasan a formato electrónico. Firmarlos tradicionalmente, con bolígrafo sobre papel, resulta cada vez menos práctico y a veces imposible. Afortunadamente, la firma electrónica reconocida viene al rescate, ya que permite estampar una firma en un documento digital, dándole fuerza de ley. Pero, ¿qué documentos pueden firmarse de este modo? ¿Sólo los PDF? ¿Y otros formatos populares como Excel o Word?
Los archivos PDF son sin duda el formato de documento electrónico más popular y también el más comúnmente firmado digitalmente. Su ventaja es que conservan el aspecto y el diseño originales del documento, independientemente del dispositivo o software en el que se abran. Los programas de firma electrónica permiten aplicar firmas directamente a los archivos PDF, por lo que son ideales para contratos, facturas, certificados u otros documentos oficiales.
Aunque los archivos Excel y Word se utilizan habitualmente, no se recomienda firmarlos electrónicamente. Esto también se aplica a los archivos de imagen JPG, PNG o de presentación (PPT). Una vez firmado, el documento se guarda en formato XADESque es un estándar de firma electrónica basado en la tecnología XML. Para ver el contenido de un documento de este tipo, hay que abrirlo en un software dedicado a la gestión de firmas y certificados electrónicos.
Por lo tanto, se recomienda convertir los archivos Excel y Word, Power Point o de imagen a formato PDF antes de firmarlos.
Los ficheros en formato XML ocupan un lugar especial. Los informes financieros y los envíos al Registro Central de Beneficiarios Reales se guardan precisamente como XML y conservan el mismo formato una vez firmados.
La firma digital es una herramienta extremadamente útil que facilita y agiliza el proceso de firma de documentos. Aunque los PDF siguen siendo el formato más popular para la firma digital, también es posible firmar otros formatos, como Excel o Word, una vez convertidos a PDF. No obstante, hay que tener en cuenta que la firma de otros formatos puede generar dificultades en la lectura de su contenido tras la firma, por lo que siempre conviene consultar al destinatario del documento o a un especialista en firma electrónica en caso de duda.
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