Im digitalen Zeitalter werden immer mehr Dokumente in einem elektronischen Format erstellt. Sie auf herkömmliche Weise mit einem Stift auf Papier zu unterschreiben, wird immer unpraktischer und manchmal sogar unmöglich. Zum Glück gibt es die qualifizierte elektronische Signatur, mit der ein digitales Dokument mit einer Unterschrift versehen werden kann, die Rechtskraft erlangt. Aber welche Dokumente können auf diese Weise unterzeichnet werden? Sind es nur PDFs? Was ist mit anderen gängigen Formaten wie Excel oder Word?
PDF-Dateien sind zweifellos das beliebteste elektronische Dokumentenformat und auch das am häufigsten digital signierte. Ihr Vorteil ist, dass sie das ursprüngliche Erscheinungsbild und Layout des Dokuments beibehalten, unabhängig von dem Gerät oder der Software, mit der sie geöffnet werden. Elektronische Signaturprogramme ermöglichen es, PDF-Dateien direkt zu signieren, was sie ideal für Verträge, Rechnungen, Bescheinigungen oder andere offizielle Dokumente macht.
Obwohl Excel- und Word-Dateien häufig verwendet werden, ist es nicht empfehlenswert, sie elektronisch zu signieren. Dies gilt auch für Bilddateien im JPG-, PNG- oder Präsentationsformat (PPT). Nach dem Signieren wird das Dokument im XADES-Format gespeichert.Format gespeichert, einem Standard für elektronische Signaturen, der auf der XML-Technologie basiert. Um den Inhalt eines solchen Dokuments zu sehen, muss es geöffnet werden in einer speziellen Software für die Verwaltung elektronischer Signaturen und Zertifikate geöffnet werden.
Es wird daher empfohlen, Excel- und Word-, Power Point- oder Bilddateien in das PDF-Format zu konvertieren, bevor sie signiert werden.
Dateien im XML-Format nehmen einen besonderen Platz ein. Finanzberichte und Eingaben an das Zentralregister der tatsächlichen Leistungsempfänger werden genau im XML-Format gespeichert und behalten nach der Unterzeichnung das gleiche Format.
Die digitale Signatur ist ein äußerst nützliches Instrument, das die Unterzeichnung von Dokumenten erleichtert und beschleunigt. Obwohl PDFs nach wie vor das beliebteste Format für digitale Signaturen sind, können auch andere Formate wie Excel oder Word signiert werden, nachdem sie in PDF konvertiert wurden. Es ist jedoch zu bedenken, dass die Unterzeichnung anderer Formate zu Schwierigkeiten beim Lesen des Inhalts nach der Unterzeichnung führen kann, so dass es sich im Zweifelsfall immer lohnt, den Empfänger des Dokuments oder einen Spezialisten für elektronische Signaturen zu konsultieren.
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