У цифрову епоху все більше документів переходять в електронний формат. Підписувати їх традиційно, ручкою на папері, стає дедалі непрактичніше, а іноді й неможливо. На щастя, на допомогу приходить кваліфікований електронний підпис, який дозволяє накладати підпис на цифровий документ, надаючи йому силу закону. Але які документи можна підписати таким чином? Чи тільки PDF-файли? А як щодо інших популярних форматів, таких як Excel або Word?
PDF-файли, безсумнівно, є найпопулярнішим форматом електронних документів, а також тим, що найчастіше підписується цифровим підписом. Їхньою перевагою є те, що вони зберігають оригінальний вигляд і структуру документа, незалежно від пристрою або програмного забезпечення, на якому їх відкривають. Програми електронного підпису дозволяють накладати підписи безпосередньо на PDF-файли, що робить їх ідеальними для контрактів, рахунків-фактур, сертифікатів та інших офіційних документів.
Хоча файли Excel і Word широко використовуються, підписувати їх електронним підписом не рекомендується. Це також стосується файлів зображень у форматах JPG, PNG або презентацій (PPT). Після підписання документ зберігається у форматі XADES.який є стандартом електронного підпису, що базується на технології XML. Щоб побачити зміст такого документа, його потрібно відкрити у спеціалізованому програмному забезпеченні для управління електронними підписами та сертифікатами.
Тому рекомендується конвертувати файли Excel і Word, Power Point або зображення у формат PDF перед тим, як підписувати їх.
Файли у форматі XML займають особливе місце. Фінансові звіти та подання до Центрального реєстру фактичних бенефіціарів зберігаються саме у форматі XML і зберігають той самий формат після підписання.
Цифровий підпис - надзвичайно корисний інструмент, який робить процес підписання документів простішим і швидшим. Хоча PDF-файли залишаються найпопулярнішим форматом для цифрового підпису, також можна підписувати документи інших форматів, наприклад, Excel або Word, після їх конвертації в PDF. Однак варто пам'ятати, що підписання інших форматів може спричинити труднощі з читанням їхнього змісту після підписання, тому завжди варто проконсультуватися з одержувачем документа або фахівцем з електронного підпису, якщо у вас є сумніви.
Якщо у вас виникли запитання, будь ласка, зв'яжіться з нами
Ми відповімо на ваші запитання, підберемо вам відповідну дату та консультанта у Гданську, Гдині, Кракові, Варшаві чи Вроцлаві.
Ви також можете написати нам на електронну пошту [email protected].
