W vorherige haben wir erklärt, was digitale Vertrauensdienste sind und wie wichtig es ist, einem signierten Dokument einen Zeitstempel hinzuzufügen. Herr Jan stellte fest, dass ein kleiner Zeitstempel die Gültigkeit seiner elektronischen Unterschrift hätte retten können. Aber was ist, wenn das Dokument Jahrzehnte lang gültig sein soll? Ist ein Zeitstempel für 5, 10 oder 50 Jahre ausreichend? Nun, hier kommen die Bewahrung digitaler Signaturen und die richtige Archivierung ins Spiel. Damit kann unsere digitale Signatur tatsächlich jahrelang (oder sogar länger) gültig bleiben, unabhängig von technologischen Veränderungen oder dem Lauf der Zeit.
Die Pflege einer elektronischen Signatur ist eigentlich Lebensverlängerung e-Signatur durch zusätzliche Mechanismen. Vereinfacht ausgedrückt, ist es regelmäßig "Erfrischung"Signatur mit fortlaufenden Zeitstempelnum seine Gültigkeit und Beweiskraft über einen langen Zeitraum zu erhalten. Wenn wir einem Dokument einen neuen Zeitstempel hinzufügen, z. B. jedes Jahr, bestätigen wir in regelmäßigen Abständen, dass die die Unterschrift zum Zeitpunkt der Einreichung gültig war und bleibt auch nach Jahren noch zuverlässig. Mit anderen Worten: Die Aufbewahrung liefert den Nachweis, dass eine Unterschrift innerhalb der Gültigkeitsdauer des Zertifikats geleistet wurde, auch wenn seitdem viel Zeit vergangen ist.
Ein solcher Dienst ist besonders nützlich bei der Speicherung von große elektronische Dokumentenarchive - In einem Unternehmen oder in einem Büro beispielsweise müssen Dokumente manchmal 5, 10 oder sogar 50 Jahre lang gültig sein. Über einen so langen Zeitraum könnte eine einfache Unterschrift nicht mehr überprüfbar sein, aber dank der Wartung elektronische Unterschrift seine Gültigkeit und Glaubwürdigkeit bewahrt. In der Praxis wird die Wartung automatisch durchgeführt, zyklisches Hinzufügen von Zeitstempeln zu bereits signierten Dateien in bestimmten Abständen (z. B. einmal im Jahr). Mit jedem weiteren Tag wird der aktuelle Status der Signatur und des Zertifikats erneut bestätigt, die Verlängerung der Gültigkeitsdauer Dokument. Das macht die Pflege eines elektronischen Archivs sehr viel einfacher - wir müssen uns keine Sorgen machen, dass signierte Dokumente Jahre später ungültig werden.
Es sollte hinzugefügt werden, dass die Erhaltung nicht nur die Verschärfung weiterer Zeitstempel beinhaltet. Genauso wichtig ist Überwachung des Status von Zertifikaten (Überprüfung, dass eine Zertifizierung nicht widerrufen wurde, dass die Zertifizierungskette noch vertrauenswürdig ist) und sichere Lagerung Dokumente im Archiv. Die Kombination dieser Maßnahmen bedeutet, dass eine elektronische Signatur sowohl kryptographische Zuverlässigkeit und Rechtskraft während des gesamten Speicherzeitraums. Darüber hinaus verwendet jeder neue Zeitstempel die aktuelle kryptographische Algorithmen - Selbst wenn also eines Tages der ursprüngliche Signaturalgorithmus geschwächt oder gebrochen wird, schützen die neueren Zeitsiegel das Dokument vor dem Verlust der Sicherheit.
Experten sind sich einig, dass regelmäßige Pflege der elektronischen Unterschrift - z.B. durch das zyklische Anbringen von Zeitstempeln und anderen Sicherheitsmechanismen - ist der beste Weg, um rechtliche Probleme zu vermeiden und die Authentizität von Dokumenten über Jahre hinweg zu gewährleisten. Mit anderen Worten: Wartung ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit für alle, denen die langfristige Speicherung wichtiger elektronischer Dokumente am Herzen liegt.
In vielen Branchen und Institutionen besteht die Verpflichtung, Dokumente über viele Jahre aufzubewahren. Unternehmen und Behörden müssen Verträge, Rechnungen, Mitarbeiterakten, Verwaltungsentscheidungen und andere Schreiben bis zu mehreren Jahren archivieren - oft in elektronischer Form. Wir müssen also sicher sein, dass es auch in 5, 10 oder 20 Jahren noch möglich sein wird die Unterschrift zu prüfen auf diese Dokumente und halten sie für authentisch und integral. Eine qualifizierte elektronische Signatur ohne ordnungsgemäße Wartung bietet diese Sicherheit leider nicht.
Mangelnde Pflege kann dazu führen, dass die elektronische Signatur nach langer Zeit zu einem nicht überprüfbar - zeigt das Programm entweder einen Fehler oder eine Warnung an, dass die Signatur unsicher oder abgelaufen ist. Ein solches Dokument verliert dann seine Beweiskraftobwohl es zum Zeitpunkt der Unterzeichnung voll gültig war. Aus rechtlicher und geschäftlicher Sicht ist dieses Risiko einfach nicht hinnehmbar - die Dokumente, auf die wir uns verlassen, können nicht einfach "ungültig" werden. Die regelmäßige Pflege von elektronischen Signaturen ist der Schlüssel zur Vermeidung solcher Probleme. Sie stellt sicher, dass die betreffende Datei auch viele Jahre nach dem Anbringen der Signatur noch ihre denselben rechtlichen Wertdie er kurz nach der Unterzeichnung hatte.
Man kann also sagen, dass die qualifizierte Signaturpflege eine Garantie ist für rechtliche Kontinuität digitale Dokumente. Sie bietet die Gewähr, dass unser elektronisches Archiv ebenso glaubwürdig als ein herkömmliches Papierarchiv. Es hilft auch, regulatorische Anforderungen zu erfüllen - im Falle einer Prüfung oder Inspektion können wir nachweisen, dass E-Dokumente ordnungsgemäß gesichert und nachprüfbar sind, auch lange nachdem sie ausgestellt wurden. Im Zeitalter des digitalen Wandels, in dem immer mehr Prozesse online stattfinden, werden Vertrauensdienste (qualifizierte Signatur, Siegel, Zeitstempel) zur Grundlage des Dokumentenvertrauens. Doch nur ihre ordnungsgemäße Aufbewahrung und Archivierung gewährleistet, dass dieses Vertrauen nicht mit der Zeit schwindet..
Die Standardisierung kommt uns zu Hilfe - es gibt besondere Formate elektronische Unterschrift zur die Zeit überdauern. Europäische Normen (ETSI) definieren Signaturprofile, die auf die langfristige Validierung und Archivierung von Dokumenten zugeschnitten sind. Die beiden wichtigsten sind XAdES-A i PAdES-LTV:
Es ist erwähnenswert, dass beide oben genannten Formate - XAdES-A und PAdES-LTV – sind durch Vorschriften offiziell anerkannt eIDAS und durch die Tools der Vertrauensdienstleister unterstützt. Die Wahl des konkreten Formats hängt von der Art des Dokuments ab (für PDF eignet sich PAdES am besten, für XML-Daten XAdES), doch jeder dieser Standards in seiner Archivierungsversion ist ein wertvolles Werkzeug langfristige Pflege der Unterschrift.
Das wissen wir jetzt, warum die Unterschriften müssen erhalten bleiben und Womit Es findet statt, schauen wir uns an wie es in der Praxis aussieht. Hier ist eine typische Prozess der Dokumentenarchivierung mit qualifizierter elektronischer Signatur einschließlich seiner Wartung:
Durch die oben genannten Schritte wird das archivierte elektronische Dokument seine Gültigkeit und Glaubwürdigkeit nicht verlieren wird trotz der Zeit, die vergeht. Die gute Nachricht ist, dass sich viele dieser Aktivitäten weitgehend automatisieren. Die heutigen Ablagesysteme sind in der Lage, den Status der Dokumente selbst zu überwachen und zum richtigen Zeitpunkt Zeitstempel anzubringen, ohne dass der Benutzer eingreifen muss. Dank solcher Tools muss sich der Benutzer nicht mehr an den gesamten Prozess erinnern - Unterschriften sich bewahren gewissermaßen im Hintergrund.
Wenn wir die oben genannten Grundsätze anwenden, können wir auch viele Jahre nach der Unterzeichnung des Dokuments eine eine vollständige Reihe von Beweisen für seine Authentizitätdie qualifizierte Originalunterschrift zusammen mit einer Reihe von aufeinanderfolgenden Zeitstempeln und den entsprechenden Zertifikaten, die ihre ununterbrochene Gültigkeit belegen. Ein solches Dokument wird in Bezug auf die Rechtsgültigkeit dem Original gleichgestellt, unabhängig davon, wie viele Jahre seit seiner Unterzeichnung vergangen sind. Folglich können Organisationen ohne Bedenken aufeinanderfolgende Aktenordner digitalisieren, da sie wissen, dass sie durch die Bewahrung der Unterschrift ihrer Die elektronischen Archive werden auch in Zukunft sicher und vertrauenswürdig bleiben.
Langfristige Gültigkeit von E-Dokumenten ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern vor allem der Rechtssicherheit. Der Einsatz einer qualifizierten Signaturpflege und geeigneter Archivierungsmechanismen bedeutet, dass elektronische Verträge, Entscheidungen oder andere Akten auch in ferner Zukunft unanfechtbare Beweise bleiben. Die Investition in solche Lösungen bedeutet Sicherheit und das Vertrauen, dass die Digitalisierung von Dokumenten deren Gültigkeit nicht beeinträchtigt - im Gegenteil, die moderne Technik bietet sogar stärkt die Haltbarkeit und Zuverlässigkeit unserer Dokumente.
Lassen Sie uns also mutig die Vorteile der digitalen Welt nutzen und #papierlos genießen, aber denken Sie dabei an Folgendes Wartung von Unterschriften. Erst dann entfaltet die elektronische Signatur, das Siegel oder der Zeitstempel ihr volles Potenzial und wir behalten die Kontinuität und Sicherheit der Informationen in einer digitalen Welt. Kurz und gut: ein gut unterzeichnetes und gut aufbewahrtes elektronisches Dokument ist genauso haltbar und sicher wie ein traditionelles, handschriftlich unterzeichnetes Dokument - wenn nicht sogar noch sicherer.
Bereits im nächsten Artikel: Cdie Unterschriften aller Vertragsparteien müssen aufbewahrt werden werden wir erklären, Kann sich nur eine Vertragspartei um die Instandhaltung kümmern, oder sollten es beide tun?
