Bearbeitung von dienstlichen oder geschäftlichen Angelegenheiten papierlos wird zur Norm. Wir unterzeichnen Verträge online, stellen Rechnungen elektronisch aus und versenden wichtige Dokumente per E-Mail. Doch wie stellen wir sicher, dass diese digitalen Dokumente zuverlässig sind und ihr Inhalt intakt bleibt? Wir können helfen digitale Vertrauensdienste - eine Reihe von Instrumenten, die die Sicherheit und Authentizität von elektronischen Dokumenten gewährleisten. Obwohl es technisch klingt, ist es in der Praxis das digitale Äquivalent dessen, was wir kennen: eine handschriftliche Unterschrift, ein Firmenstempel, ein Datumsstempel oder ein Einschreiben - nur in elektronischer Form.
Einfach ausgedrückt, digitale Vertrauensdienste sind Werkzeuge und Technologien, die Integrität und Authentizität Dokumente und elektronische Kommunikation. Sie ermöglichen es uns, darauf zu vertrauen, dass das elektronische Dokument nicht verändert wurde und dass die Identität des Unterzeichners überprüft wurde. Verordnung eIDAS (EU-Verordnung) hat diesen Diensten einen rechtlichen Rahmen gegeben - zum Beispiel sind qualifizierte elektronische Signaturen in allen EU-Ländern als gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften anerkannt worden. Welche spezifischen Lösungen zählen wir zu den Vertrauensdiensten? Hier sind die wichtigsten:
(Anmerkung: In der eIDAS-Verordnung werden auch Website-Authentifizierungszertifikate als Vertrauensdienst erwähnt, obwohl wir uns im Rahmen dieses Artikels hauptsächlich auf elektronische Dokumentendienste konzentrieren).
Die zunehmende Inanspruchnahme dieser Dienste ist auf die Zeitersparnis und den Komfort zurückzuführen, den digitale Dokumente bieten. E-Signaturen und E-Siegel ermöglichen es, Angelegenheiten aus der Ferne zu erledigen, ohne Papierstapel auszudrucken und von Hand zu unterschreiben. Ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten Signatur oder einem Siegel versehen ist, kann in vielen Verfahren ein Papierdokument ersetzen - vorausgesetzt natürlich, dass es auf Dauer zuverlässig bleibt. Und hier kommen wir zum Kern des Problems: wie die langfristige Gültigkeit sichergestellt werden kann solche signierten Dateien? Schließlich muss ein heute signiertes Dokument nachprüfbar und auch in einigen oder mehreren Jahren noch wichtig, vor allem, wenn wir sie in einem Archiv aufbewahren. Dies ist die zentrale Herausforderung in der Welt der digitalen Dokumente.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES) basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem Vertrauensdiensteanbieter für einen bestimmten Zeitraum - in der Regel ein, zwei oder drei Jahre - ausgestellt wird. Während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats wird jedes Dokument, das mit dieser Signatur unterzeichnet ist, als rechtsgültig unterzeichnet. Überprüfungssysteme bestätigen die Gültigkeit der elektronischen Unterschrift auf einfache Weise während der Gültigkeit des Zertifikats.
Das Problem stellt sich nach Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats. Das Dokument ist noch bleibt rechtsgültig unterzeichnetSchließlich war die Unterschrift zum Zeitpunkt ihrer Anbringung gültig - aber der Nachweis dieser Tatsache kann sich Jahre später als schwierig erweisen, wenn keine zusätzlichen Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Bildlich gesprochen: Eine elektronische Unterschrift hat ein "Verfallsdatum", das vom Zertifikat abhängt. Wenn ein Zertifikat nach einer bestimmten Zeit ungültig wird, können die Programme bei der Überprüfung Folgendes melden die Unterschrift ist ungültig Oder 'unsicher'. Warum? Weil sein oder ihr Zertifikat abgelaufen ist und das System nicht sicher ist, ob die Unterschrift tatsächlich vorher angebracht wurde, oder ob das Dokument unterzeichnet wurde nur dann (mit einem bereits ungültigen Zertifikat). Es klingt absurd, aber solche Warnsignale geben uns die Möglichkeit, zu überprüfen, ob zusätzliche Daten fehlen, die den Zeitpunkt der Signatur bestätigen.
Zur besseren Veranschaulichung des Problems wollen wir ein Beispiel anführen. Herr Jan unterzeichnete einen gültigen Vertrag mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und speicherte die Datei unauffällig auf seinem Computer. Das Zertifikat von Herrn Jan lief jedoch nach einem Jahr ab, und unser Protagonist hat keine zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen ergriffen. Nach einigen Monaten kam es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung mit dem Auftragnehmer, und plötzlich stellte sich heraus, dass die Prüfsoftware die Signatur im Vertrag als "ungültig" anzeigte - das Zertifikat war nicht mehr gültig, es gab keine aktuellen Widerrufslisten, kurzum, die Signatur schien "verjährt" zu sein. Das Gericht bezweifelte, dass der Vertrag tatsächlich während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats von Herrn John Podpisano worden war, da es in der Akte keinen Hinweis auf das genaue Datum der Unterschrift gab. Kurz und gut, die Tatsache, dass das Dokument nicht für die langfristige Aufbewahrung vorbereitet wurde, beeinträchtigt seine Beweiskraft - Herr Jan hat nicht aufgepasstdamit Sie die Gültigkeit Ihrer elektronischen Unterschrift in Zukunft nachweisen können.
Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass eine elektronische Signatur ist nicht "wegwerfbar". - wenn ein Dokument rechtsgültig bleiben soll, müssen wir über seine Überprüfbarkeit nachdenken im Laufe der Jahre. Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, dies zu tun.
Lösung Das Problem von Herrn John (und das von jedem, der E-Dokumente über einen längeren Zeitraum speichern möchte) ist qualifizierter Zeitstempel. Dies ist nichts anderes als eine besondere, vertrauenswürdige Zeitstempelder das Datum und die Uhrzeit bestätigt, zu der das Dokument unterzeichnet wurde. Der Zeitstempel-Anbieter verwendet eine unabhängige, synchronisierte Zeitquelle, wodurch der Zeitstempel objektiv und zuverlässig ist. Wenn wir eine signierte Datei mit einem Zeitstempel versehen, haben wir, selbst wenn das Zertifikat des Unterzeichners später abläuft oder widerrufen wird, eine hieb- und stichfester Beweisdass die Unterschrift existierte und gültig zu dem angegebenen Datum.
Bildlich gesprochen, der Zeitstempel "friert" den Zustand des Dokuments und der Unterschrift ein zu dem Zeitpunkt, als sie angebracht wurde. Jahre später, wenn eine Überprüfung erforderlich ist, kann nachgewiesen werden, dass die Unterschrift zum angegebenen Zeitpunkt gültig war - so wie ein Foto mit Datumsstempel bestätigt, wie etwas zu diesem Zeitpunkt aussah. In einer Welt der elektronischen Dokumente ist dies von entscheidender Bedeutung für die Aufrechterhaltung Rechtskraft lange gespeicherte Dateien. Die gute Praxis sagt sogar, dass man sofort beim Unterschreiben des Dokuments einen Zeitstempel hinzufügen - dann haben wir von vornherein die Bestätigung, dass die Unterschrift zum Zeitpunkt der Gültigkeit der Bescheinigung geleistet wurde. Wenn Herr Jan seinen Vertrag mit einem qualifizierten Zeitstempel versehen hätte, wäre sein Problem wahrscheinlich nicht aufgetreten - das Datum der Unterschrift wäre eindeutig bestätigt worden.
Aber wird sie ewig halten? Ein einziger Zeitstempel perfekt dokumentiert den Zeitpunkt der UnterzeichnungWenn Sie jedoch planen, ein elektronisches Dokument über viele Jahre aufzubewahren (z. B. 5, 10 oder sogar 50 Jahre), reicht ein Stempel allein möglicherweise nicht aus. In ein paar Jahren können sich Technologien, Sicherheitsalgorithmen oder Zertifizierungsrichtlinien ändern. Es lohnt sich daher, zusätzlich zum gelegentlichen Stempeln des Dokuments Folgendes zu bedenken weitere Pflege - wie man eine Unterschrift behält anschaulich und wichtig trotz der verstrichenen Zeit.
Bereits im nächsten Artikel: Elektronische Unterschrift für die Zukunft - Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten in der Praxis werden wir darüber sprechen, was die Pflege elektronischer Signaturen beinhaltet und wie signierte Dokumente sicher archiviert werden können, damit sie auch noch nach Jahren gültig bleiben. Wir laden Sie ein, den zweiten Teil zu lesen - denn wie ein wertvolles Gemälde braucht auch eine elektronische Unterschrift die richtige Pflege, um ihren Glanz zu erhalten.
