W предыдущим В этой статье мы объяснили, что такое услуги цифрового доверия и насколько важно добавлять временную метку к подписанному документу. Господин Ян убедился, что одна небольшая временная метка могла сохранить действительность его электронной подписи. Но что, если документ должен сохраниться на десятилетия? Достаточно ли одной временной метки на 5, 10 или 50 лет? Именно здесь на сцену выходят сохранение электронной подписи и надлежащая архивация. Благодаря им наша цифровая подпись может действительно оставаться действительной на протяжении многих лет (и даже дольше), независимо от технологических изменений или течения времени.
Сохранение электронной подписи — это, по сути, продление жизни электронной подписи с помощью дополнительных механизмов. Проще говоря, это регулярные „обновление»” с последующими временными метками, чтобы сохранить его действительность и доказательную силу в течение длительного периода. Добавляя в документ новую метку времени, например, каждый год, мы периодически подтверждаем, что подпись была действительна на момент подачи и по-прежнему остается достоверной, несмотря на прошедшие годы. Иными словами, сохранение подписи служит доказательством того, что она была поставлена в период действия сертификата, даже если с того момента прошло много времени.
Такая услуга особенно удобна, когда мы храним объемные архивы электронных документов – например, в компании или государственном учреждении документы порой должны сохранять свою силу в течение 5, 10 или даже 50 лет. За столь длительный период обычная подпись могла бы стать невозможной для проверки, но благодаря обслуживание электронная подпись сохранит свою актуальность и достоверность. На практике процесс технического обслуживания заключается в автоматическом, циклическом добавлении временных меток к уже подписанным файлам через определённые промежутки времени (например, раз в год). Каждый последующий метка вновь подтверждает текущее состояние подписи и сертификата, продлевая срок действия документа. Благодаря этому ведение электронного архива становится гораздо проще — нам не нужно опасаться, что подписанные документы утратят силу по прошествии нескольких лет.
Стоит добавить, что техническое обслуживание включает в себя не только наклеивание новых временных маркировок. Не менее важно мониторинг статуса сертификатов (проверка того, не был ли какой-либо сертификат аннулирован и остается ли цепочка сертификации надежной), а также безопасное хранение документов в архиве. Совокупность этих действий обеспечивает, что электронная подпись сохраняет как как криптографическую достоверность, так и юридическую силу на протяжении всего срока хранения. Более того, каждый новый временной маркер использует современных криптографических алгоритмов – поэтому даже если когда-нибудь исходный алгоритм подписи утратит свою надежность или будет взломан, более новые временные метки защитят документ от угроз безопасности.
Эксперты единодушно подчеркивают, что регулярное обслуживание электронной подписи – например, путем периодического добавления временных меток и других защитных механизмов – это лучший способ избежать юридических проблем и обеспечить подлинность документов на долгие годы. Другими словами: Техническое обслуживание — это не вариант, а необходимость для всех, кто серьезно относится к долгосрочному хранению важных электронных документов.
Во многих отраслях и учреждениях существует обязанность хранить документы в течение многих лет. Предприятия и государственные учреждения должны архивировать договоры, счета-фактуры, личные дела сотрудников, административные решения и другие документы даже на протяжении нескольких десятков лет — зачастую в электронном виде. Поэтому мы должны быть уверены, что через 5, 10 или 20 лет это по-прежнему будет возможно проверить подпись на основании этих документов и признать их подлинными и полными. Квалифицированная электронная подпись без надлежащего обслуживания, к сожалению, такой уверенности не дает.
Отсутствие технического обслуживания может привести к тому, что со временем электронная подпись станет неподдающийся проверке – программа выдаст ошибку или предупреждение о том, что подпись недостоверна или срок её действия истек. Такой документ в этом случае теряет свою доказательную силу, хотя на момент подписания он был полностью действителен. С юридической и коммерческой точек зрения такой риск просто неприемлем — документы, на которые мы полагаемся, не могут просто так „перестать быть действительными”. Регулярное обслуживание электронных подписей — залог того, что подобных проблем можно избежать. Благодаря этому даже спустя много лет после проставления подписи данный файл сохраняет такую же юридическую силу, каким он был сразу после подписания.
Таким образом, можно сказать, что сохранение квалифицированной подписи является гарантией правовой преемственности цифровых документов. Это дает уверенность в том, что наш электронный архив является столь же достоверные как традиционный бумажный архив. Кроме того, это помогает соблюдать нормативные требования — в случае аудита или проверки мы можем доказать, что электронные документы надлежащим образом защищены и их можно проверить даже спустя длительное время после их оформления. В эпоху цифровой трансформации, когда всё больше процессов происходит онлайн, услуги доверия (квалифицированная подпись, печать, временная метка) становятся основой доверия к документам. Однако только надлежащее хранение и архивирование гарантируют, что это доверие не ослабнет с течением времени.
Стандартизация приходит нам на помощь — существуют специальные форматы электронной подписи, разработанные таким образом, чтобы выдержать испытание временем. Европейские стандарты (ETSI) определяют профили подписей, предназначенные для долгосрочной проверки подлинности и архивирования документов. Двумя наиболее важными из них являются XAdES-А i PAdES-LTV:
Стоит отметить, что оба вышеупомянутых формата — XAdES-A и PAdES-LTV – официально признаны нормативными актами eIDAS и поддерживаются инструментами поставщиков услуг доверия. Выбор конкретного формата зависит от типа документа (для PDF лучше всего подойдет PAdES, для данных XML — XAdES), но каждый из этих стандартов в архивной версии является ценным инструментом долгосрочное сохранение подписи.
Раз уж мы уже знаем, почему необходимо сохранять подписи и чем это происходит, давайте посмотрим как это выглядит на практике. Вот типичный процесс архивирования документа с квалифицированной электронной подписью а также его техническое обслуживание:
Вышеуказанные шаги позволяют обеспечить, чтобы архивируемый электронный документ не утратит своей актуальности и достоверности несмотря на течение времени. Хорошая новость заключается в том, что многие из этих действий можно в значительной степени автоматизировать. Современные системы архивирования способны самостоятельно отслеживать статус документов и добавлять временные метки в нужный момент без участия пользователя. Благодаря таким инструментам пользователю не нужно помнить обо всем процессе — подписи сохраняются как бы на заднем плане.
Следуя вышеуказанным принципам, даже спустя много лет после подписания документа мы сможем представить полный набор доказательств его подлинности: оригинальная квалифицированная подпись вместе с последовательностью временных меток и соответствующих сертификатов, подтверждающих непрерывную действительность. Такой документ будет приравниваться к оригиналу с точки зрения юридической силы, независимо от того, сколько лет прошло с момента его подписания. В результате организации могут без опасений оцифровывать очередные папки с документами, зная, что благодаря сохранению подписи их Электронные архивы останутся безопасными и надежными на долгие годы.
Долгосрочная действительность электронных документов это не только вопрос удобства, но прежде всего правовой определенности. Использование механизмов сохранения квалифицированной подписи и соответствующих механизмов архивирования гарантирует, что электронные договоры, решения и другие документы останутся неопровержимым доказательством даже в отдаленном будущем. Инвестиции в такие решения дают уверенность и спокойствие, что оцифровка документов не поставит под угрозу их действительность — напротив, современные технологии, напротив, усиливает достоверность и надежность наших документов.
Так что давайте смело пользоваться благами цифрового мира и наслаждаться #paperless, но при этом не забывайте о обслуживание подписей. Только тогда электронная подпись, печать или временная метка смогут в полной мере раскрыть свой потенциал, а мы сохраним непрерывность и безопасность информации в цифровом мире. Одним словом: правильно подписанный и надлежащим образом сохраненный электронный документ будет таким же долговечным и надежным, как и традиционный документ, подписанный собственноручно, — если не даже более.
Уже в следующей статье: CДолжна ли каждая сторона договора сохранять подписи? мы объясним, Может ли только одна сторона договора заниматься техническим обслуживанием, или этим должны заниматься обе стороны?
