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Dokumente für die Erstellung eines qualifizierten elektronischen Siegels

3 Minuten Lesezeit Aktualisiert am: 21. November 2025

Erforderliche Dokumente für den Erwerb eines qualifizierten elektronischen Siegels

Zu den für ein qualifiziertes Siegel erforderlichen Dokumenten gehören:

  • Nachweis der Identität des Antragstellers - gültiger Personalausweis oder Reisepass,
  • eine gemäß den Vertretungsregeln des Unternehmens unterzeichnete Vollmacht,
  • im Falle von öffentlichen Einrichtungen:
    - ein Ernennungsschreiben oder ein anderes Dokument, auf dessen Grundlage der Antragsteller als Behörde tätig ist,
    - Bestätigung der Zuweisung der TIN-Nummer des vertretenen Unternehmens,
    - eine Bescheinigung über die REGON-Identifikationsnummer des vertretenen Unternehmens.

Andere förmliche Dokumente, wie z. B. ein Ausdruck aus dem nationalen Gerichtsregister oder dem CEIDG, werden vom Berater selbst von offiziellen Websites heruntergeladen, um die Identität des Antragstellers zu bestätigen.

Detaillierte Liste der zusätzlich erforderlichen Dokumente

Zusätzliche Dokumente, die je nach Art und Rechtsform des vertretenen Unternehmens erforderlich sind, um die Angaben zu bestätigen:

Eine natürliche Person, die Inhaber eines Einzelunternehmens ist.

Das Dokument, das die Rechtsgrundlage für den Betrieb des Unternehmens bildet, ist eine Kopie oder ein Ausdruck des Unternehmensregisters (CEiDG).

Mitarbeiter und Vertreter eines Unternehmens und einer Institution mit Rechtspersönlichkeit (einschließlich Buchhaltungsbüros, Unternehmen, kommunale und staatliche Verwaltung).

Unternehmen - enterprise

  • eine unterzeichnete Vollmacht - gemäß der Vertretungsregelung des Unternehmens,
  • ein Dokument, das die Rechtsgrundlage des Unternehmens enthält:
    • eine Kopie oder ein Ausdruck aus dem nationalen Gerichtsregister - nicht älter als 6 Monate,
    • eine Kopie oder ein Ausdruck des CEiDG (Wirtschafts- und Sozialregister) oder eine Bescheinigung über die zugewiesene REGON-Identifikationsnummer, die die Angaben des Unternehmens bestätigt.

Öffentliche Einrichtung

  • Vollmacht, gemäß den Vertretungsregeln
  • eine Kopie des Dokuments mit den Vertretungsregeln,
  • ein Beschluss oder eine andere Entscheidung zur Ernennung oder Nominierung für ein Amt,
  • Bestätigung der Mehrwertsteuernummer
  • Bescheinigung über die zugewiesene REGON-Identifikationsnummer

Personen, die eine Position im Vorstand oder Aufsichtsrat eines Unternehmens innehaben, wie z. B. der Vorstandsvorsitzende, ein Vorstandsmitglied oder ein Bevollmächtigter, können anhand eines Auszugs aus dem nationalen Gerichtsregister oder eines anderen Dokuments, in dem die Grundsätze der Vertretung festgelegt sind, identifiziert werden.

Unternehmen - enterprise

  • eine Kopie oder ein Ausdruck aus dem nationalen Gerichtsregister - nicht älter als 6 Monate,
  • einen Beschluss oder eine andere Entscheidung über die Ernennung oder die Besetzung der betreffenden Stelle,
  • Bestätigung der Zuteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Bescheinigung der zugeteilten REGON-Identifikationsnummer

Öffentliche Einrichtung

  • ein Exemplar des Dokuments, in dem die Grundsätze der Vertretung festgelegt sind,
  • Beschluss oder Akt der Ernennung oder Einsetzung auf den betreffenden Posten,
  • Bestätigung der Zuteilung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • eine Bescheinigung über die REGON-Identifikationsnummer des vertretenen Unternehmens.

Personen, die wichtige Positionen in der öffentlichen Verwaltung und in der Kommunalverwaltung innehaben, wie z. B. Bürgermeister, sind in der entsprechenden Vertretungsurkunde zu finden.

  • ein Exemplar des Dokuments, in dem die Grundsätze der Vertretung festgelegt sind,
  • ein Ernennungsbeschluss, eine Ernennungsurkunde oder ein anderes Dokument, auf dessen Grundlage die Person, die ein Qualifiziertes Elektronisches Siegel beantragt, als Behörde tätig ist,
  • Bestätigung der Zuweisung der TIN-Nummer des vertretenen Unternehmens,
  • Bescheinigung über die REGON-Identifikationsnummer des vertretenen Unternehmens

Alle oben genannten Dokumente sind für eines der folgenden Qualifiziertes Elektronisches Siegel erforderlich. Wählen Sie das für Ihre Bedürfnisse geeignete aus.

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Siehe auch:

  • Bestätigung der Identität

Ein Ausländer, der ein Unternehmen in Polen führt – von der Identitätsbestätigung mit IDnow bis KSeF

  • e-Delivery

Elektronische Zustellungen und qualifizierte Signatur für Stiftungen und Vereine – Verpflichtungen im Jahr 2026

  • Qualifizierte Elektronische Siegel

e-CMR und digitale Frachtpapiere – die Rolle der Unterschrift und des Stempels

  • Qualifizierte Unterschriften

Qualifizierte Signatur für Notare – elektronische Auszüge aus Urkunden und CREWAN

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